PANklare blogs over accountancy

16. jul, 2018

Nu enkele dappere accountants abonnementen als het ei van Columbus hebben gevonden gaat het helaas mis bij de implementatie. Dat komt door een aantal factoren.

Ten eerst komt het door het misverstanden dat abonnementen hetzelfde betekent als het hanteren van vaste prijzen. Maar hoe komt die prijs tot stand? Vaak is het gebaseerd op het verwachte aantal benodigde uren x uurtarief / 12 en dat maakt het maandelijkse abonnementsbedrag. Maar  menig kantoor schroomt niet om de meer of minder uren gewerkte uren te verrekenen. Met andere woorden deze 'vaste prijs' is nog steeds gebaseerd op uurtje-factuurtje.

Dan zijn er kantoren die vaste prijzen gaan koppelen aan hun diensten. Niet zelden hanteren ze fancy namen als start, zeker of compleet. Een andere manier is een koppeling aan hun doelgroep ZZP, DGA of BV klein / groot. Bovendien vermelden ze de maandprijs op hun website bij de verschillende abonnementen. Vaak is de prijs gebaseerd op het aantal mutaties of handelingen. Denk aan het aantal facturen, banktransactie en werknemers etc. Sommige kantoren plaatsen heel modern een rekentool waar potentiële clienten hun aantallen kunnen invoeren waarna een prijs volgt. Maar bij overschrijding van het vooraf becijferde aantal volgt wederom weer een afrekening. Hoezo vaste prijs?

Probleem is dat men de prijs koppelt aan standaard accountancy diensten. Het is een vorm van productpricing. Concurreert u op prijs dan creëert u een commodity en word u vanzelf op termijn mee getrokken in neerwaartse spiraal. Men varieert doorgaans de prijs op omvang en niet op extra dienstverlening met meer toegevoegde waarde. Bedenk goed clienten die u selecteren op prijs zijn doorgaans niet ontvankelijk voor adviesdiensten. De oplossing hiervoor is value pricing: waardering en prijsbepaling op basis van maatwerk dienstverlening met facturatie vooraf. En daar zit de crux.

De tweede fout is het gebruik van de kantoorsoftware die de abonnementen facturatie mogelijk moet maken. De software leveranciers putten dan uit bestaande oplossingen en denken dat daarmee de kous af is. Fout! Wederom is het veelal gebaseerd op productprijzen in plaats van een  prijs die varieert per client. Nu is dat niet overkomelijk maar wel de registratie van het onderhanden werk. Dat wordt absoluut onderschat. Wat is nu het geval, bij toepassing van abonnementen verkoop in accountancy ontstaat negatieve onderhanden werk. Ik leg het cijfermatig uit.

Stel u verkrijgt een opdracht voor het verzorgen van een compleet jaarwerk: 4 kwartalen administratie en 1 jaarrekening met aangifte. De vooraf overeen gekomen bedraagt € 5.000. Uitgaande dat u het administratieve werk met behulp van alle ICT (scan en herken, bankkoppelingen etc.) gedurende het kwartaal doet factureert u steeds bij aanvang van ieder kwartaal. Dus vier termijnen van €1.250. Feitelijk zijn er dus 5 prestatie momenten dat matcht dus niet met de de 4 facturatie termijnen. Maar clienten vinden dit lekker overzichtelijk en het voorkomt een reservering van accountantskosten in de jaarrekening. 

Het heeft wel administratieve gevolgen voor de kantooradministratie. De jaarrekening en winstaangifte van de client doet u na afloop van het boekjaar terwijl u wel alles gefactureerd hebt en hopelijk ook geïncasseerd. Met andere woorden er sprake is van negatieve onderhanden werk. En nu de hamvraag hoe gaat u dat waarderen? Nu zijn software leveranciers en de meeste accountants geneigd terug te vallen op de waardering van de nog uit te voeren werkzaamheden uitgedrukt in tijd maal een uurtarief. En dat is oude wijn in nieuwe zakken. Maar wat is nu een geldig tarief en hoeveel tijd heeft u gepland? Maar is dit werkelijk relevant? Waardeert u het administratieve werk meer of minder dan het aansluitende jaarwerk?  De client zal het een worst zijn als het werk maar uitgevoerd gaat worden.

Een pragmatische oplossing is dat u uw vergoeding € 5.000 deelt door de 5 prestatie momenten. De periodieke prestatie bedraagt dus € 1.000. Met andere woorden per factuur neemt het negatieve onderhanden werk steeds toe met € 250. Dat maakt betekent dat u het nog uit te voeren jaarwerk op balansdatum waardeert op € 1.000. Bij oplevering van het jaarwerk dient deze reservering vrij te vallen als opbrengst in het resultaat. 

Met andere woorden kantoren die abonnementen en met name value pricing goed toepassen herkent men aan significante omvang van negatieve onderhanden werk. Dit vraagt om goede monitoring van het onderhanden werk, een nieuwe manier van denken, facturatie en software gebruik. Maar is de branche hier wel klaar voor?

Tel. 020-4820610

www.spoelstra-scherer.nl 

2. jul, 2018

De wereld verandert, niet langer koopt men iets, maar men huurt steeds meer. Begon het met de sportschool abonnementen maar later volgde mobiele telefoons, online tv-zenders, autohuur etc. Maar in accountancy vindt het ook zijn ingang via de software leveranciers. Volgens hen dienen kantoren dit voorbeeld te volgen en gloren gouden bergen. De voordelen zijn legio; gegarandeerde en regelmatige inkomens-stroom en betere liquiditeitsplanning en snellere facturatiewijze. Maar hoe dit te realiseren in uw kantoor?

Cloud software wordt niet meer verkocht, facturatie geschiedt door middel van verkoop van abonnementen. Dat vormt het hart of DNA van het verdienmodel van SaaS bedrijven: maak diensten schaalbaar, verhoog de omzet door up-selling. 

Dit spreekt de meeste accountants ook aan. Met zo min mogelijke inspanningen en kosten aan ideale klanten extra diensten (up en cross selling) verkopen.

Maar de intrede van het internet (boekhouden) bracht niet alleen een andere manier van verkopen en marketing maar ook vraagt ook andere kantoor KPI’s. Eerder schreef ik over de basis 12 KPI’s van een modern accountants kantoor. Daar wil ik graag nog een aan toevoegen.  

 MTO (Maandelijks Terugkerende Omzet)

Kantoren die overstappen van uurtje-factuurtje naar abonnementen moeten aandacht besteden en meten van aan Maandelijks Terugkerende Omzet(MTO). Dit becijfert men als volgt: 

MTO = (Nieuwe MTO + Expansie MTO) - (Opzeg MTO + Krip MTO)

Nieuwe MTO = nieuwe omzet van nieuwe klanten omzet

Expansie MTO = extra omzet van bestaande klanten door cross-sells and upsells 

Opzeg MTO = omzet daling door clienten verlies

Krip MTO = omzet daling door beperking servicepakket door downgrading

Het is algemeen bekend dat het eenvoudiger is om iets aan bestaande clienten te verkopen dan nieuwe klanten te werven. Maar toch richten de meeste kantoren zich op acquisitie van nieuwe klanten.

Maar zij missen de kansen die liggen bij Expansie MTO. Daarnaast is er ook het gevaar van opzeggingen door bestaande clienten als zij onwetend zijn van uw extra diensten waar zij echt naar op zoek zijn. Dat komt voornamelijk omdat kantoren te veel focussen op samenstel en aangifte werk in plaats van beter clienten te bedienen. Dit kan tot gevolgen hebben voor opzeg MTO wat een kantoor goed moet begrijpen.

De eerder genoemde formule is een goede indicator voor groei of krimp. Het toont een bestendige en gelijkmatige groei. Groei is lastig realiseren als nieuwe clienten steeds het verlies van bestaande moet compenseren. Of als u een loyale clienten-portefeuille heeft maar deze niet weet te upgraden met extra diensten.

Stel uw jaarlijkse MTO bedraagt € 240.000 (12 x €20.000). Uw totale jaar omzet bedraagt € 400.000. Dat bedraagt uw MTO ratio 60%.

Nu wil de software branche de accountancy sector geloven dat alle omzet uit abonnementen verkoop moet komen. Dat is een utopie. Wellicht kunnen administratiekantoren met hun full service pakket (administratie en jaarrekening en aangifte werk) een score boven de 50% realiseren maar niet accountants. Clienten zien administratie en jaarwerk als een diensten en zijn daarom eerder genegen deze diensten door middel van gespreide betaling gedurende het jaar te voldoen. Doet de client de administratie zelf en schakelt hij de accountant achteraf voor het jaarwerk in dan is hij veel minder welwillend om vooraf in termijnen te betalen. Daarom is de MTO ratio van accountantskantoren lager dan die van administratiekantoren.

De accountancy sector kan de voortschrijdende ontwikkeling van abonnementenverkoop niet negeren. Dappere innovatieve accountantskantoren hebben reeds aangetoond dat dit succesvol geïmplementeerd kan worden in accountancy en name als voorbeeld de software industrie. Die laatste zijn reeds een decennium eerder overgestapt. Nu de accountancy sector nog! 

www.spoelstra-scherer.nl

Tel.020-4820610

11. jun, 2018

Na de nominatie voor de Exact Cloud Award heb ik veel leuke reacties ontvangen uit binnen en buitenland. De meeste weten dat we innovatief bezig zijn en dachten dat we deze prijs al een keer gewonnen hadden. Maar deze award hadden wij helaas nog niet. Waarom dan voor de derde maal deelnemen? 

Een van de felicitaties kwam van business coach Heather Townsend van The Accountants Millionaire Club https://accountantsmillionaire.club Samen geef ik uitleg waarom u het ook zou moeten doen.

Er zijn veel redenen om uw accountantskantoor op te geven voor een business award. u kunt kiezen uit veel verkiezingen waar u aan kunt deelnemen. Het kan een regionale verkiezing zijn of een branche award.

De drempel voor deelname aan regionale bedrijfsverkiezingen zijn het laagst. Het aantal aanmeldingen is daar beperkt. De jury kan alleen de aangemelde bedrijven jureren. Maar dat betekent niet automatisch kans op succes. Bovendien is het appels en peren met elkaar vergelijken. De genomineerden komen doorgaans niet uit uw branche. Meestal hangt de verkiezing af van de populariteit. Het kan uw kantoor helpen aan regionale naamsbekendheid. Als zo’n award alleen afhangt van het aantal behaalde stemmen en niet van een jury oordeel is het behoudens van publiciteit van beperkte waarde. Bovendien weten potentiële clienten niet hoe makkelijk of moeilijk het is om de voorronde te halen of te zelfs te winnen. Maar een nominatie of verkiezing blijft heel lang hangen.

Dan zijn er ook branche verkiezingen met een jury oordeel. Die geven een vakkundig oordeel over uw prestaties. Helaas zijn die verkiezingen in Nederland beperkt. Momenteel slechts een, namelijk de Exact Cloud Award.Tot een aantal jaren terug was er nog de Smart Small Award van Accountancy Nieuws en De Nationale Accountancy Award georganiseerd door Accountantweek. In Engeland zijn er meer te verdienen. Denk aan de British Accountancy Awards en Accounting Excellence awards.

Doorgaans worden deze branche verkiezingen georganiseerd door uitgevers of software bedrijven. Maar opvallend nooit door beroeps of branche organisaties. Dat is vreemd want onze beroepsgroep kan wel wat positieve publiciteit gebruiken. En wat is er niet mooier om goed presterende kantoren op de ledenvergadering of op de accountantsdag te presenteren en te belonen met een award.

Wat is het belang van de organistor?

Organisatoren van verkiezingen doen dat om meerdere redenen. De eerst is namelijk dat zij een database opbouwen. Zo krijgen ze een lijst met innovatieve accountantskantoren. Maar als een organisator vraagt om te stemmen op de lijst van deelnemers verkrijgen ze ook op deze wijze weer adressen van uw contacten die als digitale referenties fungeren. Het betekent niet dat uw kantoor niet moet deelnemen. De AVR stelt gelukkig wel eisen aan het gebruik van deze data. Vooraf moet duidelijk zijn voor welke doeleinden die gebruikt gaan worden. 

Waarom organiseert een software bedrijf dan een verkiezing? Het levert ze namelijk de volgende voordelen op:

  • Een verhoogde naamsbekendheid en zichtbaarheid in de markt
  • Verkrijgen een lijst van potentiële gebruikers en bedrijven die geïnteresseerd zijn in hun diensten. 
  • Markt onderzoek en verkrijgen zo kennis van markt ontwikkelingen

Bijvoorbeeld Exact als organisatie van de Exact Cloud Award gebruikt de opgedane kennis bij de kantoren voor product ontwikkelingen. In de jury zitten ook andere leden die relationeel verbonden zijn met accountancy, het zij als redacteur, bestuurslid of medewerker van een branche organisatie. Hoewel niet alle verkregen kennis op grond van vertrouwelijkheid kan worden gedeeld met het publiek, hebben deze juryleden hier wel kennis van genomen. En op deze wijze is er hoop dat innovatieve ideeën door sijpelen in accountancy. 

Een ander motief voor organisatie is een financieel motief. Soms koppelen de organisatoren aan de verkiezing een event met toegangskaarten. Vaak is deelname aan verkiezingen gratis. Maar de presentatie of verkiezing vindt vaak plaats tijdens een event of seminar. Behoudens de genomineerden moeten andere wel betalen voor aanwezigheid. De verkiezing is een bijproduct en u een attractie van zo’n event.

Wanneer zou u zich moeten opgeven voor een award? 

Als u geen bezwaren heeft tegen eerder genoemde motieven van organisatoren is deelname of zelfs winnen van een award goed voor uw naamsbekendheid en het verkrijgen van leads. Bovendien maakt het uw kantoor aantrekkelijker voor het verkrijgen nieuw personeel. Ook geeft het een extra stimulans en motivatie voor uw bestaande personeel. 

Maar voor u zich enthousiast opgeeft moet u absoluut zeker zijn dat het uw bekendheid bevordert en dat de nominatie zowel bij uw personeel als uw clienten aannemelijk overkomt. Deelname moet oprecht zijn. U dient zich niet anders te presenteren dan u werkelijk bent. U nomineren als innovatief kantoor terwijl de feiten anders zijn doet afbreuk aan uw betrouwbaarheid en geloofwaardigheid. Bovendien moet u de nodige tijd en inspanningen investeringen doen om u te nomineren. Doet u het alleen voor de poen dan moet u het vooral niet doen. Het gaat om de eer en beloning van uw innovatieve inspanningen die u met trots presenteert en deelt met uw collega’s. Eerdere winnaars als RS Finance, Vandelanotte Accountants (België), De Jong Accountants zijn voor inspiratie op ons kantoor geweest of vergezelde mij op studiereis naar The Proactive Accountants Congres op Bali. 

Als de vele andere accountants die mijn blog en boeken lezen nu als blijk van waardering op ons kantoor stemmen dan moet ik deze verkiezing toch zeker een keer kunnen winnen! Iedere stem telt.

Stemmen kan via de volgende sites: 

http://www.award-accountant.nl

https://www.exact.com/nl/exact-online/cloud-award/

https://www.spoelstra-scherer.nl

30. mei, 2018

Voor de derde keer is accountantskantoor Spoelstra & Scherer genomineerd voor de Exact Cloud Award! De Cloud Award is niet zomaar een onderscheiding. Het is een award voor de verkiezing van het meest innovatieve accountantskantoor. De nominatie is een beloning voor onze voortrekkersrol in het veranderende accountancy vak. Onze opvallende benadering staat voor: 

- Vaste Prijs (geen uurtje-factuurje, zekerheid vooraf) 

- Gratis Software (boekhoudpakket en dashboard) 

- Proactieve adviezen (onbeperkt overleg)

Daarom vragen wij uw steun bij deze verkiezing. Breng uw stem uit op ons kantoor. Surf naar https://www.exact.com/nl/exact-online/cloud-award/

www.award-accountant.nl

www.spoelstra-scherer.nl

 

12. mrt, 2018

Onderzoek toont aan dat 50% van de MKB ondernemingen over 5 jaar niet meer bestaat. Dat is een onthutsende uitkomst. Er zijn veel redenen hiervoor te bedenken, maar de belangrijkste is dat dit komt door slechte financiële beslissingen – en daar kan een accountant een rol spelen.

Helaas kunnen de meeste cliënten zich geen interne controller veroorloven of ze zijn zich niet bewust van het nut hiervan. Ze zijn namelijk druk bezig met zakendoen, klantencontacten en verkopen. Maar ze hebben een financieel professional op het gebied van accountancy wel degelijk nodig. Juist nu meer dan ooit. Opvallend is de meerderheid van de MKB’ers niet bekend is met de diensten die een accountant kan bieden naast het samenstellen en aangiftewerk. En daar ligt een grote kans voor elk kantoor dat het dienstenaanbod wil uitbreiden.

De ondersteuning door een ervaren, deskundige financieel professional was een luxe die veel MKB’ers zich niet konden veroorloven. Maar nu is het wel mogelijk en betaalbaar. Door een combinatie van praktijkkennis en -ervaring, internetboekhouden, mobiele communicatietechnologie en moderne data-analyse kan de moderne accountant zijn rol uitbreiden als ‘Online Management Accountant (OMA)’. Het idee is dat accountants vanaf afstand – oftewel online – hun cliënten helpen, en de tijd en middelen verdelen over meerdere cliënten, waardoor kosten gespreid kunnen worden.

OMA

Een online management accountant (OMA):

  • is een parttime controller die slechts een fractie kost van een fulltime equivalent
  • is begaan met het wel en wee van de onderneming;
  • functioneert als een klankbord en financieel geweten;
  • is de noodzakelijke bedrijfsadviseur.

Trends

Waarom ontwikkelt die accountantsrol van financial accountant naar management accountant? Dit komt door de volgende trends:

  • samenstelwerk wordt een commodity;
  • toename van de concurrentie binnen accountancy;
  • prijsdruk;
  • technologische ontwikkeling van de administratiepakketten

Door deze trends is het belangrijk dat een accountantskantoor zich onderscheidt me de aangeboden dienstverlening. Het aanbieden van samenstelwerk en het verzorgen van aangiftes is nu een basisdienst, die steeds meer als commodity wordt gezien. Het hedendaagse kantoor biedt meer financieel inzicht en analyses en gaat dus verder dan het klassieke boekhouden en samenstel- en aangiftewerk.

Dienstverlening

De accountancybranche kent een grote verscheidenheid, variërend van de eenpits administrateur tot de detacheringsafdeling van de grote kantoren. De dienstverlening is onderteverdelen in 4 segmenten:

  • boekhouden
  • boekhouden+
  • financial accountancy
  • management accountancy

Dit zijn de basisdiensten die van toepassing zijn op alle kantoren, van groot tot klein. Deze diensten vormen de ‘value chain’ in accountancy. Naarmate een kantoor meer diensten aanbiedt, neemt de toegevoegde waarde toe. De oorspronkelijke diensten zullen steeds meer worden geautomatiseerd en verworden tot een commodity. Die procesmatige diensten dienen niet meer de focus te zijn, meer persoonlijke advisering wel.

Value added service

Vooruitstrevende en innovatieve kantoren spelen hierop in door aanvullende diensten met een hogere toegevoegde waarde aan hun cliënten aan te bieden. Maar wat betekent ‘value-added service’ – of in het Nederlands ‘toegevoegdewaardediensten’? We spreken dan over dienstverlening die verder gaat dan het basisboekhouden en samenstelwerk, en meer diepgaand analysewerk, zoals controllers dit verrichten bij grotere ondernemingen. Dit betekent een grote verschuiving voor veel accountantskantoren die MKB-ondernemers bedienen. Het betekent ook een verandering in zowel het verdienmodel als de denkwijze binnen accountancy.

Alles online

Als alle administraties ontsloten zijn via het internet, wordt het boekhouden eenvoudiger. Het werk dat eerder tijdrovend en arbeidsintensief was, wordt meer gestroomlijnd, efficiënter en vooral sneller. Neem als voorbeeld de bankkoppeling; deze koppeling scheelt een kantoor zeeën van tijd. De focus moet slimmer – en niet harder – werken zijn. Hoe efficiënter een accountant zijn proces inricht, des te minder tijd besteedt een kantoor aan foutherstel. Dit maakt tijd vrij voor aanvullende adviesdiensten en levert meer toegevoegde waarde.

Mindshift

De OMA-rol is de logische vervolgstap. Echter, om die rol te verkrijgen moeten accountants die rol wel eerst zien en willen hebben. Dit vraagt om een mindshift, maar zeker geen grote. De meeste accountants beschikken namelijk over de benodigde kennis, vaardigheden. Belangrijk is dat ze deze diensten daadwerkelijk gaan aanbieden, daarbij geholpen door internetboekhouden, bankkoppelingen en de inzet van dashboards. Maar wat nog belangrijker is, is de verandering van de kantoorideologie en -benadering. Een OMA vraagt om een aantal fundamentele veranderingen in de bedrijfsfilosofie. Het vraagt onder meer om een andere samenwerking en relatie met de cliënt. De rol van OMA verlangt van de accountant dat hij:

  • minder focust op het traditionele boekhoudproces;
  • bouwt aan een persoonlijke relatie met zijn cliënten;
  • zich richt op de cliëntcontactmomenten, zowel persoonlijk als online;
  • luistert en leert wat de doelen van de cliënten zijn;
  • bij de cliënten benadrukt dat hij hen wilt helpen om hun doelen te realiseren;
  • de ‘trusted advisor’ of vertrouwenspersoon wordt.

Heeft de accountant eenmaal deze filosofie omarmd, dan helpt technologie hem op weg. Zo wordt het mogelijk om overal via een mobiel device de cliënten van dienst te zijn. Hij kan de OMA zijn voor een aantal cliënten tegelijk. Door de toegankelijkheid van de data kan hij waardevolle adviezen verstrekken die verder rijken dan de traditionele diensten.

Deze aanpak heeft drie belangrijke voordelen:

  • assistentie op afstand levert efficiencyvoordelen op;
  • de traditionele dienstverdeling is de start van nieuwe dienstverlening;
  • het maakt een accountantskantoor aantrekkelijker dan andere kantoren.

Is deze rol van OMA iets voor ieder kantoor? Dat hangt ervan af of een kantoor wil groeien in een digitale omgeving. Accountancy staat op een omslagpunt ten aanzien van hoe diensten worden aangeboden, en biedt kansen voor kantoren die ze zien.

 Maar daar zijn voorwaarden aan verbonden:

  • Is een kantoor bereid om het dienstenpakket te verbreden?
  • Is een kantoor in staat om te bewegen van een procesgerichte administratiepraktijk naar een persoonlijke of online adviespraktijk?
  • Heeft een kantoor in technische en financiële zin de middelen om te investeren in een cloud-omgeving met online verslaggeving en data-analyse?
  • Is er voldoende capaciteit aanwezig om het groeiende aantal cliënten per accountant te gaan bedienen?
  • heeft het kantoor de juiste cliënten die de voordelen van deze uitgebreide vorm van dienstverlening zullen ervaren?

In essentie kan iedere accountant datgene gaan doen wat hij altijd wilde: ondernemers helpen om betere beslissingen te nemen. En dat is precies waar een kantoor zich kan onderscheiden van de rest: door adviezen te verstrekken die ondernemers helpen om succesvol te ondernemen.

www.spoelstra-scherer.nl

020-2820610