PANklare blogs over accountancy

2. jun, 2020

Aan alle accountants.

De afgelopen maanden waren niet gemakkelijk: lange intensieve dagen omdat naast het reguliere werk, een beroep op advieswerk werd gedaan. Veelvuldig fungeerde u als klankbord omdat veel ondernemers in onzekerheid en soms in paniek verkeerde door plotseling wegvallen van hun omzet door de Corona crisis. Ook intern werd de nodige aandacht gevraagd. Het kantoor werd deels gesloten. Dat betekende dat u plotsklaps uw team moest instrueren en organiseren hoe (deels thuis) digitaal te werken.

U was het baken in de branding die leiding gaf en vertelde wat gedaan moest worden. Dat gaf vertrouwen en bracht rust bij uw personeel en clienten. Temidden van de crisis hield u uw kantoordeur (virtueel) open.

Ondertussen moest u zich op de hoogte stellen van nieuwe Corona wetgeving (NOW, Tozo, MKB-C etc.). Alles moest gelezen worden, vertaald in begrijpelijke taal en worden uitgelegd. U was druk met het opstellen van de periode cijfers en het becijferen van de omzetdalingen. Ondanks de inzet van dashboard waarin de cijfers gepresenteerd werd, betekende dit extra werk. Op basis van deze cijfers werden noodsteun aanvragen ingediend. Door middel van e-mails, telefoontjes, nieuwsbrieven en webinars werden klanten geïnformeerd en begeleid door een doolhof van complexe maatregelen. Onderschat en bagatelliseer nimmer de betekenis van deze prestatie van uw kantoor!

Laten we niet vergeten dat het regulier aangifte werk ook doorging. Een periode die al druk is door de  BTW,  IB en VPB aangiften. Indien noodzakelijk kregen de ondernemers uitstel van betaling van de overheid. Maar de aangiften moesten wel op tijd ingediend worden. 

Natuurlijk verdient de zorg alle lof voor hun onmisbare inzet voor Corona patiënten. Zij vormde de medische frontlinie. Maar op economisch vlak verdienen de accountants ook erkenning. U gaf administratieve rugdekking. Zonder u zou er geen stimulans door de overheid zijn, zou er geen financiële verlichting zijn voor bedrijven en zou er geen hoop zijn voor al die cliënten die u hebt begeleid en bijgestaan.

Ik weet dat een accountant niet graag in de schijnwerpers staat. U wil geen applaus. Liever word u beoordeeld op de kwaliteit van uw werk dan door publieke erkenning. Zo bent u opgeleid en dat draagt ​​bij aan de uitstraling van betrouwbaarheid die u uitstraalt. Het mooie is echter dat uw klanten weten dat ze altijd op u kunnen rekenen. Ook de belastingdienst is gewend dat u tijdig en correct de aangiften indient. Ook de regering gaat er automatisch vanuit dat u de steunaanvragen indient en controleert als onderdeel van de bestrijding van de Corona crisis. Het is deze ingebakken betrouwbaarheid die er voor zorgt dat u niet de dank en waardering krijgt die u absoluut verdient.

Voor alle accountants die de bovenstaande zaken de afgelopen maanden gedaan hebben, dank voor uw inzet!

 Tel. 020-4820610

www.spoelstra.ac

 

16. mrt, 2020

Op dit moment is de wereld in de ban van het Coronavirus. Of u nu gelooft dat het overdreven of echt is, het feit blijft dat u hier direct of indirect mee te maken heeft.

Om de gezondheid van onze medewerkers en daarmee de continuïteit in de dienstverlening naar u te zorgen bezoeken en ontvangen wij geen klanten tot het einde van de maand. Doordat onze kantoor omgeving 100% cloudbased is kunnen wij onze werkzaamheden indien noodzakelijk vanaf thuis voortzetten. De periodieke werkzaam zoals het verzorgen van (salaris-)administraties en bijbehorende belastingaangiftes (LB en BTW) komen daardoor niet in gevaar.  Wij proberen de eerder gecommuniceerde planning voor het verzorgen van het jaarwerk (IB en VPB aangiftes en jaarrekening 2019) te volgen. Wij vragen om begrip als elders onze aandacht wordt gevraagd voor fiscale noodhulp te verlenen bij ondernemers in financiële nood.

Hieronder volgen een aantal aanbevelingen die wij hebben genomen en met u delen of waarbij kunnen assisteren:

1. ZORG VOOR VEILIGE WERKPLEK

  • Maak duidelijke regels over hygiëne die de gezondheid en veiligheid bevorderen. Zorg voor voldoende zeep en andere desinfecterende middelen. Maak de werkplek vaker schoon dan gebruikelijk.
  • Beperk uw afspraken met persoonlijk contact. Maak gebruik van technologische hulpmiddelen. Bevorder virtueel vergaderen (Skype, Zoom), telefonisch- en emailverkeer (Office 365).
  • Indien klanten niet meer kunnen of willen komen overweeg een oplossing om leveringen te laten bezorgen.

2. BEWAAK UW CASHPOSITIE

  • Inventariseer uw liquiditeitspositie (zakelijk en privé). Heeft u voldoende reserves om de komende 4 en 12 weken rond te komen? Let niet alleen op de kosten maar ook op aflossingsverplichtingen en belastingen.
  • Met de beschikbare liquiditeiten bedoelen wij niet alleen de kasreserves. Over welke vlottende activa (voorraden en debiteuren) beschikt u om deze tengelde te maken zodat u over voldoende liquiditeiten kunt beschikken.
  • Bekijk uw voorraadniveaus, bepaal hoeveel voorraad heeft u nodig? Indien ontoereikend, moet u rekening houden met alternatieve leveranciers of producten. Houd rekening met vertraagde leveringen tussen de 4 tot 12 weken.
  • Ondernemers die te maken krijgen met liquiditeitsproblemen door het coronavirus kunnen voor de betaling van hun belastingschulden een beroep doen op bijzonder uitstel bij de Belastingdienst. Dit kunt u aanvragen voor de inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, BTW en de loonheffingen. Hiervoor moet u een schriftelijke motivatie, dat uw onderneming in de problemen is geraakt door de coronacrisis, sturen naar de Belastingdienst.
    • Het bijzondere uitstel van betaling vraagt uiteindelijk wel een serieuze onderbouwing. Een bedrijf moet bestaande betalingsproblemen hebben die van tijdelijke aard zijn om in aanmerking te komen voor uitstel. Een ’derde deskundige’, zoals een accountant moet daar een verklaring over geven.
    • Als het verzoek tot bijzonder uitstel van betaling bij de Belastingdienst is geregistreerd wordt de invordering meteen stopgezet. Een check van deze verzoeken vindt later plaats.
    • Ondernemers met een voorlopige aanslag (VPB en IB), maar door de corona-uitbraak nu een lagere winst verwachten, kunnen een verlaging van de aanslag aanvragen zodat ze meteen minder belasting betalen. Die verzoeken worden door de fiscus meteen goedgekeurd.

3. VOLG DUIDELIJK PERSONEELSBELEID

  • Bespreek uw ziekte- en verlofbeleid zodat dit voor het personeel duidelijk is.
  • Kom met een duidelijke Virus beleid. Communiceer met uw personeel wat te doen als ze worden gediagnosticeerd met Coronavirus.
  • Indien personeel besluit om internationaal te reizen voor vakantie doeleinden, is het verstandig om bij terugkeer 14 dagen in zelfisolatie te gaan en indien mogelijk thuis te werken of verlof op te nemen.
  • Maak een plan als door het werkaanbod of beperkte personele bezetting het werk stil komt te liggen.  Vraag voor uw personeel werktijdverkorting en WW-uitkering aan. Dit is de oplossing bij tijdelijke omzetdaling wegens het coronavirus. Ondernemers doen er verstandig aan daar niet te lang mee te wachten en dit nu te regelen.
    • De werktijdverkorting is aan te vragen bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).  https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ww-uitkering/vraag-en-antwoord/aanvragen-werktijdverkorting-en-ww-uitkering-personeel
    • Dit geldt voor minimaal 2 tot maximaal 24 weken voor minstens 20% minder werk(uren). Verbetert de situatie binnen 6 weken dan kunnen uw werknemers weer gewoon aan het werk, maar als er nog geen verbetering is dan kan verlenging worden aangevraagd. Als de werkgever de vergunning voor werktijdverkorting van het ministerie van SZW heeft ontvangen, moet dit aan het UWV worden gemeld via het formulier Melding werktijdverkorting. https://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/melden-werktijdverkorting.aspx
    •  Een verlenging van zo’n vergunning hoeft niet opnieuw aan het UWV te worden gemeld. Pas na afloop van de vergunningsperiode kan een werkgever voor zijn werknemers een tijdelijke WW-uitkering wegens werktijdverkorting aanvragen mits de werknemers voldoen aan de eisen van de Werkloosheidswet. Een tijdelijke WW-uitkering wegens werktijdverkorting moet binnen een week na afloop van de vergunningsperiode worden aangevraagd. Dit is dus in de zevende week nadat de werkgever de vergunning kreeg.

Het belangrijkste is dat u kalm blijft en niet in paniek raakt.  Blijf communiceren naar uw medewerkers en klanten. Blijf op de hoogte van de snel veranderde omstandigheden maar beperk de informatie tot feiten. Neem actie bij gewijzigde omstandigheden. Maar houd contact met ons. Wij kunnen assisteren bij het opstellen van een accountantsverklaring voor het verzoek tot bijzonder uitstel van belasting betalingen of het verlagen van de voorlopige belastingaanslagen.

Vertrouwende u hiermee van dienst te zijn geweest

Met vriendelijke groet,

Spoelstra Accountancy Services BV

Tel 020-4820610

www.spoelstra.ac

20. feb, 2020

Economie is een gedragswetenschap. Gepoogd wordt het economische gedrag van mensen te verklaren. Onderzoek toont aan dat mensen geen rationele beslissingen nemen, maar dat ze worden beïnvloed door vooroordelen, vuistregels en weloverwogen gissingen bij het maken van hun keuzes.

Gedragseconomie leert ons dat voor de meeste klanten de prijs een ondergeschikte rol speelt bij de selectie om van kantoor te wisselen. Het is alleen een belangrijke factor wanneer hiermee andere opties worden vergeleken. Als accountants namelijk alternatieven bieden (3 opties) vergemakkelijkt de keuze. Daarmee vergroten zij de kans dat de keuze op hun kantoor zal vallen boven andere concurrenten. De prijs is namelijk geen issue. Ik zal het verduidelijk met 3 hardnekkige misverstanden:

1.      Clienten willen altijd de laagste prijs

De meeste mensen zijn risicomijdend. Door de keuze voor een tussenliggende optie te kiezen vermijdt men de risico's die gepaard gaan met extremen. Zie hier de uitdrukking kiezen voor de gulden middenweg. Dat betekent het juiste midden, een handelwijze die de beide uitersten vermijdt naar de ethische filosofie van Aristoteles. Nederlanders staan bekend voor dit compromiseffect. Het is de neiging om uitersten uit de weg te gaan en een middelste optie te kiezen.

2.      Het referentiepunt van een client is de laatste prijs die zij in het verleden betaald hebben

Doorgaans kan men zelfs de laatst betaalde prijs niet onthouden en daarom is dat niet een referentiepunt. Onderzoek toont aan dat mensen onbewust worden beïnvloed door een willekeurig getal die hen gepresenteerd wordt.  Dit getal fungeert als referentiepunt en zal hun latere oordeel beïnvloeden. Ook al is dit getal misschien helemaal niet relevant voor de prijsbepaling.

In 1994 haalde een rechtszaak tegen McDonald’s wereldwijd de krantenkoppen toen een jury Stella Leibeck $ 2,9 miljoen schadevergoeding toekende nadat ze een warme kop koffie op zichzelf had gemorst, die ze had gekocht bij een Macdrive. De eiser vroeg oorspronkelijk om $ 20.000, maar hoe is het mogelijk dat ze een schadevergoeding van 145 keer hoger kreeg? Dat verschijnsel heet “Anchoring”: De menselijke neiging om beslissingen sterk te laten afhangen van een beperkte hoeveelheid informatie die men op dat moment heeft, zonder eigenlijk te weten of die informatie wel relevant, betrouwbaar of volledig is.

In zijn pleidooi tot de jury vroeg de advocaat van mevrouw Liebeck aan de juryleden een schadevergoeding voor het bedrag van één of twee dagen van de wereldwijde koffieverkoop van het bedrijf, door hen te vertellen dat dat $ 1,35 miljoen per dag bedroeg. Deze irrelevante informatie werd vervolgens als referentie gebruikt om de schade in te schatten. De jury becijferde vervolgens zelf de schadevergoeding

3.      Clienten verwerken informatie volledig en nauwkeurig

Men wordt beïnvloed door hoe informatie wordt gepresenteerd. Dat is een techniek dat "framing" heet. Dat is een overtuigingstechniek in communicatie. Deze techniek bestaat eruit woorden en beelden zo te kiezen, dat daarbij impliciet een aantal aspecten worden belicht. Het klassieke voorbeeld van framing is de hypothetische situatie waarbij deelnemers werd gevraagd om te kiezen tussen twee medicatie voor een dodelijke ziekte.

In eerste instantie kregen de deelnemers de volgende informatie over medicatie. Medicatie A - "Redt 200 levens". Medicatie B - "Een kans van 33% op overleven van 600 mensen, 66% mogelijkheid dat het niet redt."72% deelnemers kozen voor Medicatie A.

In tweede instantie kregen de deelnemers de volgende informatie over elke behandeling. Medicatie A - "400 mensen zullen sterven". Medicatie B - "33% kans dat er geen mensen zullen sterven, 66% waarschijnlijkheid van overlijden op 600 personen." 78% deelnemers kozen voor medicatie B.

Verliezen worden anders ervaren dan winsten. Verliezen doen meer pijn dan winst. Onderzoek toont aan dat mensen ongeveer twee keer zoveel pijn ervaren met verlies dan dat zij plezier ervaren met winst. Verliesbeperking beïnvloedt dus de besluitvorming om pijn te voorkomen en beperkt de keuze van plezier. Beslissingen worden dus genomen op basis van de potentiële winst en verlies-waarde in plaats van het uiteindelijke resultaat. Dus wat belangrijk wordt, is hoe de beslissing wordt geformuleerd, als een verlies of een winst? Wij hebben de neiging om risico's te vermijden wanneer een positief beeld wordt gepresenteerd en zien een risico wanneer een negatief beeld wordt gepresenteerd.

Met deze achtergrond weet u nu hoe u moet prijzen. Wanneer uw potentiele klant vraagt "hoeveel" uw dienst kost, dan kan u vertellen dat u NIET de goedkoopste bent. Maar dat de prijs afhankelijk is van het service niveau die u levert en dat elke client die service ontvangt die zij verdient. Daarmee is geen enkele prijs vergelijkbaar met de concurrentie. Maar mocht men aandringen om een prijsindicatie te ontvangen voordat u later de gelegenheid krijgt uw prijsopgaaf persoonlijk te presenteren, geef dan nooit vooraf een prijsrange dat het zal liggen tussen €6.000 en €10.000. Wat denkt de mogelijke client dan? Ergens onder de € 8.000. Als u zegt "Ik weet het niet exact maar iets boven €10.000". Wat denk hij nu? Rond €10.000. Presenteer hem dan later een drietal opties: €6.000, €10.000 en €12.000. Drie keer raden welke hij dan zal kiezen.

www.spoelstra.ac

tel. 020-4820610

13. jan, 2020
10. jan, 2020

Prijs wordt niet bepaald door de kostprijs. De prijs wordt bepaald door de waarde die een klant aan de dienst of product toekent. En een van de waarde drivers in accountancy is snelheid.

 

Niet overtuigd? Ik zal het u verduidelijken middels een voorbeeld. Stel u bent op zoek naar een nieuwe printer. U bezoekt een grote elektronica zaak en u ziet drie modellen van dezelfde fabrikant. Ze zien allemaal hetzelfde uit maar hebben verschillende functionaliteiten. Laten we ze model P10, P30 en P50 noemen. Alle functies worden gespecificeerd op een prijskaartje. Zo staat ook vermeld  het aantal pagina's dat elke printer per minuut kan produceren. Het goedkoopste model, de P10, kan 8 pagina's per minuut printen, de redelijk geprijsde P30 zal 12 per minuut uitspugen en de duurste P50 zal maar liefst 16 pagina's per minuut produceren. Stel u nu voor dat u in het ontwikkelteam zit van de fabrikant dat deze printers ontwerpt. Zou u:

  1. de P10 ontwerpen en uitzoeken hoe u deze sneller kunt laten werken?
  2. de P50 ontwerpen en hem vertragen?

Het is duidelijk dat de laatste optie de voorkeur verdient, en ik hoop dat u niet verbaasd bent dat dit in de praktijk precies is wat veel van de bedrijven doen. Ze ontwerpen de P50 en schrijven vervolgens een code die op het moederbord wordt geprogrammeerd met de instructie dat de P10 niet zo snel moet afdrukken of zelfs langer tussen pagina's moet pauzeren. Hier is een cruciaal punt, vanuit het oogpunt van kostenberekening: wat kost het de fabrikant meer? Als u de P10 hebt geantwoord, heeft u gelijk! De fabrikant moest immers meer code schrijven om de werking van de goedkopere printer te vertragen. Dit illustreert een belangrijk punt: de prijs wordt niet bepaald door de kosten. Prijs wordt bepaald door de waargenomen waarde van de klant.

Dit geldt ook voor accountancy. Vanuit het perspectief van de klant is de "functie" snelheid erg waardevol. Hoe snel belt de accountant terug, wanneer is de rapportage klaar? Met andere woorden, niet de service zelf, maar eerder de snelheid en toegankelijkheid van dienst of dienstverlener bepaalt de waarde en de prijs die hij wenst te betalen.

Door de automatisering boeken en rapporteren accountants steeds sneller. Bovendien krijgt de klant meer kwaliteit en ook nog tegen een lagere prijs. Deflatie in accountancy is een feit. Immers met uurtje factuurtje leidt tijdbesparing tot prijsdaling. De kantoren zijn hier zelf debet aan. Weinig accountants vragen aan hun klant hoe snel zij de boekhouding verwerkt willen hebben en wat de rapportage data zijn. Ze bieden meestal geen keuze. In de drang de concurrentie de loef af te steken bieden accountants 24/7 de boekhouding bij te werken, de jaarcijfers in januari op te leveren. Zonder prijsverschil kiest iedere klant voor de snelste verwerking en beste toegankelijkheid.

Daarom is het verstandig om uw service niveau in snelheid te differentiëren. Denk daarbij aan mijn vorige blog. Biedt de klant drie keuzes (kwartaal, maand of wekelijks) van administreren, rapporteren en bespreken. Verwen u klanten niet met extra snelheid of service zonder dat ze bereid zijn extra te betalen. Want een klant raakt gewend (lees verwend) aan een snelle response zodat een langzamere verwerking snel als minder waardevol wordt als ervaren. 

Tel. 020-4820610

www.spoelstra.ac