PANklare blogs over accountancy

20. sep, 2019

Beste accountants,

Ik zie dat jullie beroepsorganisatie een nieuwe mediacampagne is gestart: “Nederland rekent op zijn accountants”. Leuk hoor maar ik weet al jaren dat jullie goed kunnen rekenen. Ook voor de verplichte fraude bewustzijn cursus koop ik niets. Daarom schrijf ik nu deze openbrief.

Geduldig heb ik gewacht dat accountants zelf actie zouden ondernemen. Maar die hoop is tevergeefs. In plaats daarvan vervallen jullie in de klassieke accountancy diensten. Maar het ondernemen wordt elke dag complexer en heb ik jullie hulp nodig.

Ieder jaar heb ik jullie ontmoet en gesproken over mijn jaarrekeningen en belastingaangiften. Ik weet dat het tegen jullie zeer been is, maar ik zeg jullie eerlijk, de jaarcijfers en belastingen boeien mij niet. Trots vertellen jullie welke fouten in de jaarcijfers zijn aangetroffen en wat gecorrigeerd is en met een beetje geluk vertellen jullie hoeveel belasting is bespaard. Maar het laat mij koud. Want ik weet dat ik zoveel van jullie kan leren over ondernemen. Maar het is alsof jullie alleen met een belasting en controle bril naar de cijfers zitten te kijken. Maar dat is niet wat ik het belangrijkste vind. Help mij succesvol ondernemen!

Omdat ik druk ben met mijn bedrijf, mis ik wat een jullie als deskundige oog wel kunnen zien. Ik verlang niet dat jullie overal direct antwoorden hebben ... maar toon gewoon interesse en stel me goede vragen. Ik ben ook eenzaam. Ik kan mijn werknemers, vrienden niet in vertrouwen nemen hoe het met het bedrijf gaat. Ik wil mijn echtgenote ook niet lastig vallen met zakelijke problemen. Jullie zijn de perfecte vertrouweling. Jullie kennen mijn bedrijf en mijn geschiedenis. Bovendien respecteer ik jullie professionaliteit en hou ik ervan dat jullie ook ondernemer zijn. Ontmoet mij minimaal elk kwartaal en bespreek over zaken die wij 12 maanden van tevoren hebben afgesproken. Hier kijk ik naar uit en ben geïnteresseerd wat jullie te zeggen hebben.

Gebruik een standaardagenda, met tijd voor extra agendapunten. Confronteer me met de zaken wat ik sinds de laatste ontmoeting heb gedaan. Onderbouw het met financiële rapportages. Vertel mij waar het verdiende geld aan uitgegeven is. Presenteer mij inzichtelijke vergelijkingen met begroting en en voorgaande periodes. Nog mooier zou zijn als jullie benchmarkgegevens hebben. Hier kan ik kan veel van leren. Geef geen rapporten van 20 pagina’s omdat het kan. Maar geef een samenvatting van twee pagina’s met de belangrijkste cijfers en presenteer deze bijvoorkeur grafisch.

En alsjeblieft, ga niet meteen naar de uitgaven in jullie commentaar. Bespreek mijn omzet en brutomarges. Help mij de onderliggende problemen te ontdekken die mijn toekomst zullen bepalen. Informeer mij over het aantal klanten, leads, conversie en retentieratio. Jullie weten zoveel van administraties en automatisering dat jullie deze gegevens met gemak door middel van data-analyse via dashboards kunnen presenteren. Geef mij advies om mijn bedrijf verkoop gereed te maken. Help mij de financiële middelen te vergaren voor mijn pensioenopbouw. Verbreed mijn horizon - bouw systemen om mijn bedrijf beter te runnen. Leg uit waarom ik mijn klanten zou moeten classificeren. Kom met ideeën over marketing en verkoopcampagnes. Help mij ook met het jaarlijks budgetteringsproces. Ik heb een reeks scenario's nodig met bijbehorende verwachte winst en cashflow. Help mij met mijn debiteurenbewaking en financierings aanvragen. 

Weet dat wat jullie doen ongelooflijk waardevol is, dus vertel mij wat jullie diensten pakketten zijn en wat jullie aanbevelen. Laat mij jullie in maandelijkse vaste termijnen betalen. Schaf het uurtje en factuurtje af. Dat is wat ik verlang en zo blijf ik ook van jullie diensten gebruikmaken als de boekhouding volledig geautomatiseerd is.

Beste accountants dit is toch niet te veel gevraagd?

www.spoelstra.ac

Tel. 020-4820610 

 

7. sep, 2019

Als u morgen weer een accountantskantoor zou beginnen, wat zou u dan anders doen? 

Deze kans deed zich voor toen ik met Spoelstra Accountancy Services startte. Mijn klanten hebben het afgelopen jaar de nodige veranderingen gemerkt als logisch vervolg op mijn koersverandering sinds 2014 na mijn Australische Inspiratie studie reis. Hier volgen mijn aanbevelingen voor een Bran Nue Dae accountantspraktijk:

1. Bouw volledig papierloos en digitale webbased kantoor omgeving

Een volledige webbased kantooromgeving is een must in de hedendaagse mobiele informatie maatschappij. Het stroomlijnt processen en maakt alles zoveel makkelijker voor zowel u als uw klanten. Alle applicaties draaien in de cloud. Niet alleen fiscaal, salaris, boekhoud software maar ook uw rapportage en CRM omgeving. 

2. Automatiseer werkzaamheden 

Maak gebruik van koppelingen om data uit te wisselen. Denk aan bankkoppelingen, UBL gebruik en robotic accounting oplossingen. Door minder menselijke handelingen is deze aanpak cruciaal zijn voor een succesvolle accountantskantoor, omdat ze de basis vormen voor groei en schaalbaarheid. Investeer in automatisering en het loont zich in de toekomst. 

3. Implementeer Value Pricing

Startende accountants beginnen hun praktijk maar al te vaak met goedkopere uurtarieven omdat ze klanten naar hun bedrijf willen trekken. Maar zodra klanten met lage tarieven beginnen, is het moeilijk zijn om prijsverhogingen door te voeren zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken dat deze klanten vertrekken. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin een ander prijsbeleid te hanteren namelijk: Value Pricing. Een vaste abonnementsprijs gebaseerd op een maatwerk dienstenpakket. Hier heb ik eerder uitgebreid over geschreven. 

4. Betaling middels automatische incasso

Er is niets erger dan klanten achterna te jagen voor late betalingen. Automatische incasso kan veel tijd en energie besparen. Abonnementen in combinatie met incasso zorgt ervoor dat betalingen regelmatig planmatig binnenkomen en niet te laat zijn of over het hoofd worden gezien. Wat op zijn beurt leidt tot een meer consistente en positieve cashflow die zal helpen in de richting van groei en winstgevendheid.

5. Voorkom “All you can eat” concept

Communiceer duidelijk welke werkzaamheden bij het afgesproken dienstenpakket hoort. En maar duidelijk dat aan extra werk een prijskaartje hangt.  Schroom niet om dit in rekening te brengen voor alles wat u voor hen extra doet, hoe klein of schijnbaar onbelangrijk ook. Doet u dat, dan geeft u werk (en tijd!) gratis weg. 

6. Selectief clienten aanname beleid

Sommige klanten kosten meer dan ze opbrengen. Zij belemmeren uw groei en ontwikkeling van uw praktijk. Ze kosten uw  tijd en energie en leveren geen bijdrage aan uw winst. Daarom is het belangrijk om niet met potentiële probleemcliënten te werken.

7. Gebruik marketing en verkooptechniek

Veel starters kopen een clienten portefeuille door overname van een accountantskantoor. Maar stel dat u hiervan in de plaats uw geld investeert in een gedegen marketing campagne. Behalve dat het rendement veel hoger is verkrijgt u de gewenste klanten met de juiste prijs. Mijn advies koop geen kantoor over!

8. Delegeer en manage

Komt u tijd te kort om alles voor elkaar te krijgen? Door taken te delegeren, kunt u werk overdragen zodat u meer tijd kunt besteden aan de belangrijkste onderdelen van uw bedrijf. Denk aan kantoormanagement en acquisitie en relatiebeheer. Dat betekent dat u moet kunnen vertrouwen op uw team en leiding. Wilt uw kantoor blijven groeien dan vereist dat u de prestaties van het kantoor en teamleden monitort. Een andere eenvoudige en effectieve manier om tijd te besparen is het gebruik van een standaard werkindeling. Blokkeer standaar tijd voor mail, afspraken, overleg, klanten bezoek in uw agenda. Zo krijgt u grip op uw tijdbesteding.

8. Outsourcing

Besteed een aantal taken uit buiten uw kantoor. U vergroot daarmee uw capaciteit en verlaagt uw werklast.  Er zijn veel dingen die kunnen worden uitbesteed: denk aan declarabel werk die specialistische kennis vereisten zoals fiscale, juridische en HR weekzaamheden. Maar denk ook aan niet declarabel werk als ICT, marketing, secretariaat en nog veel meer.

10. Gebruik een coach of mentor

Een coach of mentor kan het verschil maken van een goede en geweldige accountantskantoor. Een bewezen succes coach of mentor houdt u verantwoordelijk en zorgt dat u bepaalde dingen implementeert zodat u de gewenste resultaten bereikt.

Tel. 020-4820610

www.spoelstra.ac

 

31. okt, 2018

Vorige maand vierde ik, door omstandigheden vertraagd, mijn 12,5 jarige  huwelijk. Een relatie met ups en downs. Maar de hoogtepunten overtreffen  gelukkig meervoudig de dieptepunten. Dat is de reden dat we nog steeds bij elkaar zijn. Hopelijk halen we net als onze ouders een 50 jarig jubileum. 

Dit jubileum bracht mij bij de gedachte hoe accountants hun zakelijke partner selecteren. Een zakelijke relatie is net als een huwelijk. Het is een interessant selectieproces wat iemand doorloopt al vorens hij vennoot wordt. Vaak is de nieuwe vennoot een bestaand personeelslid die doorgroeit tot partner. Dit is een gebruikelijk wijze van toetreding. Niet zelden gehinderd door een inhoudelijke selectie op grond van ondernemersvaardigheden maar louter alleen op vaktechnische gronden en toezeggingen uit het verleden gebaseerd op dienstverband jaren. Alle kenmerken van een gedwongen zakelijk huwelijk! Als gevolg van deze gebrekkige selectiemethode is de gehele branche overladen met partners wat feitelijk overbetaalde accountants zijn! 

En niet zelden zijn fusies ook een bron van toetreding. Het lijkt op papier een goed idee maar vaak levert het meer partners op dan gerechtvaardigd is. De verhouding tussen partners en medewerkers raakt dan nog meer verstoord. Naast dat de kantoorwinst door meer personen verdeeld moet worden, betekent het ook meer kapiteins op een schip, met als gevolg stuurloze besluitvorming. Te veel partners is een van de hindernissen om de groeiambities van een kantoor te realiseren.

Bedenk goed of een nieuwe nieuwe partner voldoet. Hier volgt een checklist van 21 voor de ideale zakelijke partner. Of beoordeel de score van uw huidige partners:

  1. Brengt belangrijke zaken op tafel - vult bestaande partners aan. 
  2. Past goed in bedrijfscultuur van het kantoor
  3. Is een goed gesprekspartner op partner niveau 
  4. Communiceert goed met personeel
  5. Spreekt de taal van de clienten
  6. Is emotioneel en financieel stabiele factor
  7. Is gericht op groei en winstgevendheid van het kantoor
  8. Heeft een goede werk instelling (geen 9 tot 5)
  9. Hij is fit en verkeert in goede gezondheid
  10. Bevind zich in dezelfde levensfase 
  11. Deelt dezelfde waarde en (ethische) normen
  12. Respecteert de kwaliteiten van andere partners
  13. Weet wat hij wil - doel georiënteerd
  14. Steunt nieuwe ideeën
  15. Staat open voor nieuwe inzichten en activiteiten 
  16. Toont zakelijk inzicht
  17. Is leuk om mee te werken
  18. Deelt uw visie en zakelijke WHY, HOW en WHAT van het kantoor
  19. Geen praatjesmaker - geen woorden maar daden 
  20. Stelt de belangen van client en kantoor boven persoonlijke belangen
  21. Zorgt voor acquisitie nieuwe clienten of jobs bij bestaande clienten 

En wees eerlijk hoe scoort u of uw collega partner? Als uw partners hier niet aan (kunnen) voldoen moet u echt eens denken aan demotie of in uiterste geval een zakelijke “echtscheiding”! 

In de komende blogs behandel ik nog meer hindernissen voor groei van een accountantskantoor. 

30. sep, 2018

Seminars in accountancy worden vaak “gesponsord” door software leveranciers. Niet zelden komen de sprekers ook van die bedrijven of gebruiken ze een welgezind kantoor als stand-in. De boodschap is hetzelfde namelijk dat ze hun innovatieve software gebruiken en dat dit de kern van het succes is. Maar accountancy is een bedrijfstak waar productie concurrentie voordelen maar beperkt te behalen zijn. Immers alle kantoren gebruiken dezelfde software. Alleen de early adopters hebben een echt voordeel ten opzichte van de rest. Het misverstand in de presentaties is dat innovatieve software automatisch leidt tot betere (financiële) resultaten. Ontegenzeggelijk leidt de nieuwste software tot tijdbesparing. Maar met uurtje-factuurtje leidt tijdbesparing tot omzetdaling. Behalve een nieuw efficiency model is ook ander prijsmodel gewenst.

Voor een optimaal resultaat zijn er drie aandachtsgebieden:

  1. Wees moedig verkoop kennis in plaats van tijd 
  2. Geef een vaste prijsopgaaf vooraf
  3. Werk zo efficiënt mogelijk

Met andere woorden u moet de eigenschappen verkrijgen van de lefgozer, prijsvechter en snelheidsduivel. Maar waar staat u?

#1 LEFGOZER

Of u blijft volharden in uurtje-factuurtje tegen alle ontwikkelingen in. Of u realiseert zich dat u geen tijd verkoopt en heeft de moed te experimenteren met een ander prijsmodel. Aantal transacties, facturen etc. in beide gevallen verschuilt u zich achter rekenkundige formules met u prijzen of hanteert toch een vorm van naverrekening. De prijs is nog steeds niet vast en uw efficiency kan beter. Gevolg uw winstmarge is niet top.

#2 PRIJSVECHTER

Voor alle werkzaamheden hanteert u vaste prijzen. Deze staan prominent als productprijzen op uw website zodat al uw (potentiële) klanten het weten. Maar u bent niet moedig in uw prijsbeleid en werk nog niet efficiënt. Het duurt maanden voor het werk gereed is, de client betaalt een lage prijs. U snapt het al, uw winst is niet optimaal.

#3  SNELHEIDSDUIVEL

U hebt de beste software, gebruikte alle functionaliteit (bankkoppeling, OCR etc.) en werkt super snel en efficiënt maar u toont niet de moed om vooraf vaste prijzen te geven. Wel biedt u een hoge mate van kwaliteit maar de winstgevendheid is niet maximaal verzilverd. 

Een mix is ook mogelijk.

#A. U bent moedig en prijst alles vooraf. Helaas bedient u zich nog niet van de beste software, systemen sluiten niet optimaal op elkaar aan. Het is rommelig en vertaalt zich in een sup-optimale winstrealisatie.

#B. U prijst alles vooraf en u bent redelijk efficiënt maar het ontbreekt u aan moed om te onderhandelen over de prijs. De workflow loopt als een klok toch krijgt u niet de volledige financiële winst die u verdient. 

#C. U bent moedig, zeer efficiënt maar u prijst nog steeds achteraf. U schrijft met een vork om uw prijs te “rechtvaardigen”. U doet dit omdat de client vooraf toch niet wist wat het ging kosten. Behalve dat het niet zo ethisch is, is de winst hier ook beperkt.

Het optimum ligt natuurlijk in het midden. Dat is de Magische Zone. Daar werkt u als kantoor zo efficiënt mogelijk, prijst alles vooraf en u bent moedig in uw prijsbeleid door toepassing van value based pricing.

Efficiency verkrijgt u door met de juiste (online) software te werken. Na bezoek van een event weet u inmiddels welke pakketten werken en welke niet. Maar een nieuw prijsbeleid moet u leren. En dat begint met moed verzamelen en af te stappen van uurtje-factuurtje. Hoe verkrijgt u dat?

Straal succes uit, succesvolle mensen willen alleen met andere succesvolle mensen werken

Durf nee te zeggen. Wees bereid om afscheid te nemen van clienten of werkzaamheden

Wees zelfverzekerd u hebt jarenlang ervaring en een gedegen vakopleiding

Kijk naar de omvang van clienten-portefeuille en realiseer dat u niet overal ja op hoeft te zeggen

Ontbundel uw werkzaamheden en ken de waarde van uw werkzaamheden

Leer uw kantoor de waarde van alle werkzaamheden

Voor u prijst, brainstorm intern over de toegevoegde waarde

Benadruk de toegevoegde waarde naar u client

Toon zelfvertrouwen dat u het waard bent

Prijs niet alleen, laat iemand (collega of partner) mee kijken voor u een prijsopgaaf doet

Haal de emotie uit de prijs, toon keuze mogelijkheden

Wees gedisciplineerd en focus op hogere marges

Bouw ervaring op met uw prijzen en leg dit vast in een menukaart

Oefen en doe aan rollenspellen, experimenteer niet met uw clienten

Durf uw prijs eens significant te verhogen en kijk naar het resultaat. U zult verbaasd zijn dat u wellicht te aardig bent....

Tot slot weet dat Innovatie zorgt voor groei maar de prijs bepaalt uw winst. Wilt u beide dan moet u moedig zijn! 

www.spoelstra-scherer.nl 

Tel.020-4820610 

28. aug, 2018

Accountancy is een mooi beroep, het biedt de mogelijkheid om een bijdrage te leveren in het financiële succes van anderen. Helaas moeten we constateren dat de passie en moraliteit in onze beroepsgroep de laatste decennia tanende is. Ik ben van mening dat dit veroorzaakt wordt door de achterhaalde opvatting dat succes in accountancy wordt gemeten aan de hand van gerealiseerde declarabiliteit van de gewerkte uren. Maar niemand gaat dit beroep in om de meeste uren te verkopen. Uurtje-factuurtje is de oorzaak de methode die onze roeping ondermijnt. Clienten kopen namelijk geen tijd maar willen resultaten of dat u hun problemen oplost. Door middel van uw kennis kunt u helpen uw clienten hun doelstellingen te realiseren.

De meeste accountantskantoor registreren tijd door middel van uurstaten. Dit heeft drie doelen: De uurstaat vindt zijn oorsprong in de kostprijsberekening maar was als omgevormd tot een instrument om de productiviteit te meten en uit eindelijk als prijsinstrument voor dienstverlening. Maar er is gerede twijfel dat de uurstaat een effectief gereedschap is voor al deze doelen. De relatie tussen tijd en prijs is reeds lang verbroken en ver te zoeken.

Ik zal het u demonstreren met behulp van een voorbeeld. Stel het is begin van het boekjaar. U hebt een statische portefeuille. U gaat dezelfde clienten bedienen, verricht dezelfde diensten tegen ongewijzigde prijs en niet geheel onbelangrijk uw kosten zijn hetzelfde gebleven. Als u zou overstappen op vaste prijzen dan zou uw financiële situatie niet wijzigen. Immers u verkoopt geen extra diensten. Wel is uw facturatie proces vergemakkelijkt als u met behulp van abonnementen periodiek factureert.  Heeft u dan nog u überhaupt uurstaten nodig? Nee.

Stel dat u bij iedere nieuwe client of wijziging van een bestaande opdracht het uurtje-factuurtje principe overboord zet. In plaats daarvan hanteert u value pricing (vaste prijs vooraf afhankelijk van de maatwerk dienst en omstandigheid). U vergroot hiermee uw waarde propositie, verbreedt het dienstenpakket, biedt betere betalingscondities, geeft een prijsgarantie, vermindert de facturatie-inspanning en verhoogt de klantenservice enz. Twijfelt u dan nog dat deze aanpak niet zal resulteren in betere winstgevendheid? Nu moet u niet blind varen op uw netto winst als indicatie van winstgevendheid. Beter is te vertrouwen op andere KPI’s zie mijn blog over de anatomie van het moderne accountantskantoor.

Moet u nu afscheid nemen van tijdregistratie en de uurstaten? Nee dat is een slecht advies voor de meeste accountants. Ongestructureerd afschaffen van uurstaten kan namelijk meer problemen dan voordelen opleveren. Het beste is om dit proces gefaseerd door te voeren. Zie mijn blog hoe dit in 6 stappen te realiseren. Hoewel het eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het voor de meeste kantoren een utopie is de laatste stap te implementeren. Maar begin eens met het afschaffen van uurtarieven!

Stel u bent de eigenaar van een Formule 1 team. Uw registreert alleen de rondetijden. U beschikt niet over ander data behoudens dat u op de finish weet dat u gewonnen of verloren heeft. Oké u heeft verloren. Waarom? U weet het niet. U was niet snel genoeg. Maar waarom was u niet snel genoeg? U weet het helaas niet. Stel dat u nu een team hebt die over alle meters en alle variabelen, grafieken beschikt. Dan is de vraag waarom u verloren hebt wel te beantwoorden. Er was te veel brandstof over, we hebben de verkeerde banden gebruikt, de aërodynamica was niet goed.  Oke laten we daar wat aan doen de volgende keer. Bovendien toont het dashboard in wagen de coureur continue kritische informatie over het brandstofniveau, snelheid, toerental, temperatuur, oliedruk etc. En in de moderne race auto kan hij zelf tijdens de race de afstelling van de auto op zijn stuur wijzigen! 

En dat geldt ook voor uw accountantskantoor. Stel u hanteert geen uurstaten meer. En uw winst voor partnerbeloning bedraagt slechts 30%. Hoe komt dat? Wellicht teveel personeel en ze werken inefficiënt maar zeker weet u het niet. Met tijdregistratie kunt u doorlooptijd, efficiency, bezetting, onderhandenwerk en gemiddelde uur opbrengst (GUO) meten. Let wel die laatst is niet uw  commerciële tarief. Met deze uitkomsten kunt u aan het werk. Zonder dit heeft u alleen een rapportcijfer: geslaagd of gezakt.

Het gebruik van zowel de interne als externe uurtarieven moet verdwijnen. Het principe van uurtje-factuurtje is een achterhaalde methode om de waarde van uw dienst uit te drukken. Beter is het om vooraf de prijs te bepalen en overeen te komen gebaseerd op uw toegevoegde waarde. U bepaalt uw budget op tijd en niet in geld. Om dit kracht bij te zetten hanteert u een intern uurtarief van € 1 per uur. Zo  wordt u gestimuleerd om uw werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Bovendien is voor de bepaling van uw (negatieve) onderhanden werk een tarief ook meer noodzakelijk. Zie mijn eerdere blog.

Het probleem van zit dus in de verslaving in accountancy in het gebruik van uurtarieven als basis voor prijsbepaling. Tijdregistratie zelf is dus niet bezwaarlijk. Wel belangrijk is het dat u let op uw prijsniveau en andere belangrijke KPI’s. Doet u dit dan komt het vanzelf goed met uw winstgevendheid. 

www.spoelstra-scherer.nl 

www.f1-accountants.nl 

Tel. 020-4820610