PANklare blogs over accountancy

2. dec, 2019

Accountancy heeft een bestaansprobleem. De regels voor verslaggeving, fiscaliteiten en compliance worden steeds complexer en tegelijk worden veel werkzaamheden  geautomatiseerd. Voor de stakeholders zaken die allemaal buiten hun gezichtsveld afspelen. Declaratiedruk ontstaat omdat accountants niet instaat zijn om dit hen goed uit te leggen. Bovendien als accountants denken dat stakeholders de jaarrekeningen gebruiken om beslissingen te nemen zijn ze van lotje getikt. Het is allemaal achterhaald en historisch, er zijn genoeg andere (goedkopere) alternatieven. Bent u niet overtuigd? Dan raad ik u aan het boek  ‘The End of Accounting’ by Baruch Lev and Feng Gu te lezen. Dit legt een bom onder het bestaan van accountancy.

Het accountantsberoep zit vast in een 100 jaar oud bedrijfsmodel van ‘we verkopen tijd’. De advocatuur is in 1919 met uurtje factuurtje begonnen en sedertdien is er gedurende 100 jaar weinig veranderd. Dat geldt overigens voor elke branche die tijd verkoopt en dus niet alleen voor accountancy. Klanten geven niet om de tijd die u besteedt aan de dienst, zij zijn alleen geïnteresseerd in de resultaten. Maar uurtje factuurtje kijkt alleen naar invoer, niet naar resultaten en houdt geen rekening met de geleverde waarde.

Economen hebben getracht waarde te kwantificeren als het maximale bedrag dat een klant bereid is te betalen voor een dienst. Maar waarde is geen getal, het is een gevoel. En dat brengt accountants in een lastig parket, zij hebben een probleem als het om niet-kwantificeerbare zaken gaat. Prijsbepaling is niet langer een rekenkundige exercitie maar vraagt om commerciële en psychologische vaardigheden. Daarom zijn de top 10 meest succesvolle kantoren in de VS overgestapt van uurtje factuurtje naar Value Pricing: Een vooraf gefactureerd en geïncasseerde vaste prijs voor een gebundelde maatwerk dienstenpakket.

Maar commerciële prijsstrategieën veranderen continue. En de laatste trend is verkoop van abonnementen en die kan het accountantsberoep ook niet negeren. Value Pricing 2.0 is niet langer gericht op het prijzen van een product of dienst, maar een klantrelatie en vraagt om een transformatie naar verkoop van gemak en gemoedsrust. Alle producten en diensten kunnen worden omgezet in een abonnementenmodel. Denk aan Spotify, Amazon, Netflix maar ook accountancy. Zelfs Porsche experimenteert hiermee met zijn Porsche Passport. De voordelen zijn legio. Abonnementen zorgen naast voorspelbare omzet ook voor grotere klantentrouw. Want bedenk goed wat Amazon (en Facebook) van u weten. Dat is vergelijkbaar met uw financiële kennis van uw klanten. Dat levert u levert een concurrentievoordeel dat niet makkelijk kan worden gedupliceerd en biedt een concurrentievoordeel op als u dat goed benut met extra diensten en beter service niveau.

De Amerikaanse gezondheidszorg kan als voorbeeld dienen. Deze zorg is duur, inefficiënt en levert vaak geen optimale resultaten op. Artsen introduceerde daarom ter geruststelling ‘conciërge medicine’. Dit is een relatie tussen een patiënt en de huisarts waarbij de patiënt een maandelijkse vergoeding betaalt voor een gekozen  dienstenpakket. Clienten kunnen kiezen uit verschillende services niveaus die zich onderscheiden op bereikbaar en persoonlijke zorg. De arts belooft een snelle reactietijd en toegang tot zijn spreekuur en start de diagnose. Maar dat betekent niet altijd automatisch genezing door de arts. Ter verduidelijking dat diagnose niet gelijk is aan het geneesmiddel, de volgende casus. Stel u gaat naar uw huisarts voor een consult met drie potentiële diagnoses:

1. U heeft een pijnlijke keel omdat u uw kroost hebt lopen aanmoedigen langs de lijn.  De arts adviseert u uw keel te behandelen door met warm zout water te gorgelen. Dit is een gratis advies.

2. De arts kijkt in uw keel en constateert een keelinfectie. Hij schrijft een antibioticakuur voor van € 100

3. De arts vertrouwt het niet en vermoedt keelkanker en verwijst u door naar een specialist voor een biopsie. De onderzoek en de behandelkosten van het ziekenhuis volgen nog.

Een zelfde zorgmodel kunnen accountants hanteren. Een basis dienstenpakket in abonnementsvorm die in de eerste administratieve nood voorziet en indien noodzakelijk aangevuld kan worden met aanvullende diensten. De hedendaagse klanten zijn net als patiënten veeleisender en verwachten van hun accountants dat zij helpen bij het nemen van financiële beslissingen. Ze willen meer inzichten, diepere analyses en een nauwere werkrelatie met hun accountant. Abonnementen in accountancy is dus niet simpelweg het jaarbedrag delen door 12 maand termijnen. U biedt keuzes op service niveau, toegankelijkheid en snelheid. Dat alles wordt geleverd door het conciërge-model.

www.spoelstra.ac

Tel. 020-4820610

24. nov, 2019

De NBA is bezig met een ambitieus plan om het vertrouwen in accountancy te verbeteren. Een nobel streven. Naast een reclame offensief, Nederland rekent op zijn accountants, hebben zij voorgeschreven dat accountants naar een verplichte cursus over fraude moeten gaan. Deze maatregelen moet er toe leiden dat de kwaliteit van de dienstverlening nog beter zal worden en wat automatisch zou moeten resulteren in het herstel van vertrouwen in het beroep.

Tijdens deze cursus werd ons geleerd dat wij nog meer als speurhond moeten optreden. Diverse voorbeelden passeerden de sheets op het scherm. Allerlei onderhoudende discussies werden gevoerd. Het object van controle is steeds meer de client. En deze controle is door vergaande regelgeving, denk aan NOCLAR, WWFT en HT, ook meer van toepassing bij samenstelopdrachten.

Een week later ben ik weer op studiereis ditmaal in Australië. Ik bezocht een seminar georganiseerd door een denktank van innovatieve accountants en advocaten. En het opvallende is dat zij hetzelfde doel hebben: Hoe kunnen wij het vertrouwen in de beroepsgroep herstellen en tegelijk de dienstverlening toekomstbestendig maken als antwoord op digitale ontwikkelingen? 

Maar anders dan in Nederland houden zij de beroepsgroep zelf een spiegel voor. Zij zijn van mening dat het herstel van vertrouwen, de vermindering van de werkdruk en wijziging van de partnerbeloning begint bij het afschaffen van uurtje factuurtje. Tijdschrijven als basis voor facturatie is namelijk zelf een fraude risico! Zoals alle accountants weten bestaat de fraude driehoek uit drie elementen; motief, gelegenheid en instelling. Door het huidige verdienmodel en de grote werkdruk bestaat de verleiding (te) veel tijd te schrijven op of te verschuiven tussen clienten. Men weet niet beter en bovendien deelt men de gedachte dat iedereen het altijd al zo doet. Het verschaffen van een urenspecificatie bij een factuur geeft een vals gevoel van vertrouwen en is zelfs een vorm van misleiding. Want iedereen, accountants en ook clienten, weten dat tijdregistratie niet betrouwbaar is. Dat maakt tijdschrijven tot een tumor in accountancy die het vertrouwen in de dienstverlening vanaf de start ondermijnt ongeacht de kwalitatief geleverde dienst.

Hoe dit nu op te lossen? Wachten we tot een kantoor omvalt wanneer deze fraude publiekelijk aan het licht komt? Denk aan de film met Tom Cruise in Jerry Maquire. In de lijn van extra toezicht en activiteiten door het NBA en brancheorganisaties (SRA, Fiscount, NOVAA, Fullfinance, Auxilium zijn er meer?) stel ik daarom voor een nieuwe verplichte richtlijn uit te vaardigen voor kantoren. Namelijk dat alle uurstaten moeten worden gecontroleerd. Deze audit moet tijdens de jaarlijkse verplichte kantoorreview en vierjaarlijkse collegiale toetsingen worden meegenomen. De uitkomsten kunnen worden gepresenteerd in een jaarlijks rapport met “naming en shaming”. Dat zal absoluut het vertrouwen van het maatschappelijk verkeer doen herstellen. Bovendien levert het extra declarabel auditwerk op voor de eerder genoemde organisaties. De aan controle onderworpen kantoren verdienen immers genoeg om dit te kunnen bekostigen en omdat alle uurstaten rekenkundig juist zijn, zullen er geen significatie aangelegenheden worden geconstateerd. Met andere woorden iedereen happy! Hopelijk ziet u de ironie in mijn betoog. 

Maar over een ding ben ik wel serieus. Het medicijn voor herstel aan vertrouwen in accountancy is Value Pricing. Hier heb ik al tientallen blogs over geschreven en deze gebundeld in twee boeken. Gelukkig zie ik een beweging in Nederland dat hier voorzichtig over gesproken wordt. Maar helaas vanuit een verkeerd financieel motief: meer winstmaken. De ontwikkeling van Value Pricing 2.0 is gericht op het bouwen van relatie met de client waarbij hij de gewenste dienstverlening krijgt tegen een prijs die hij het waard vindt. Tijdens de Australische seminar is gezamenlijk een blauwdruk getekend (letterlijk!). De kern is: verbondenheid, snelheid en keuzemogelijkheid. Hoe dat eruit ziet zal ik in de komende blogs uitleggen.

Stay tuned! 

www.spoelstra.ac 

 

20. sep, 2019

Beste accountants,

Ik zie dat jullie beroepsorganisatie een nieuwe mediacampagne is gestart: “Nederland rekent op zijn accountants”. Leuk hoor maar ik weet al jaren dat jullie goed kunnen rekenen. Ook voor de verplichte fraude bewustzijn cursus koop ik niets. Daarom schrijf ik nu deze openbrief.

Geduldig heb ik gewacht dat accountants zelf actie zouden ondernemen. Maar die hoop is tevergeefs. In plaats daarvan vervallen jullie in de klassieke accountancy diensten. Maar het ondernemen wordt elke dag complexer en heb ik jullie hulp nodig.

Ieder jaar heb ik jullie ontmoet en gesproken over mijn jaarrekeningen en belastingaangiften. Ik weet dat het tegen jullie zeer been is, maar ik zeg jullie eerlijk, de jaarcijfers en belastingen boeien mij niet. Trots vertellen jullie welke fouten in de jaarcijfers zijn aangetroffen en wat gecorrigeerd is en met een beetje geluk vertellen jullie hoeveel belasting is bespaard. Maar het laat mij koud. Want ik weet dat ik zoveel van jullie kan leren over ondernemen. Maar het is alsof jullie alleen met een belasting en controle bril naar de cijfers zitten te kijken. Maar dat is niet wat ik het belangrijkste vind. Help mij succesvol ondernemen!

Omdat ik druk ben met mijn bedrijf, mis ik wat een jullie als deskundige oog wel kunnen zien. Ik verlang niet dat jullie overal direct antwoorden hebben ... maar toon gewoon interesse en stel me goede vragen. Ik ben ook eenzaam. Ik kan mijn werknemers, vrienden niet in vertrouwen nemen hoe het met het bedrijf gaat. Ik wil mijn echtgenote ook niet lastig vallen met zakelijke problemen. Jullie zijn de perfecte vertrouweling. Jullie kennen mijn bedrijf en mijn geschiedenis. Bovendien respecteer ik jullie professionaliteit en hou ik ervan dat jullie ook ondernemer zijn. Ontmoet mij minimaal elk kwartaal en bespreek over zaken die wij 12 maanden van tevoren hebben afgesproken. Hier kijk ik naar uit en ben geïnteresseerd wat jullie te zeggen hebben.

Gebruik een standaardagenda, met tijd voor extra agendapunten. Confronteer me met de zaken wat ik sinds de laatste ontmoeting heb gedaan. Onderbouw het met financiële rapportages. Vertel mij waar het verdiende geld aan uitgegeven is. Presenteer mij inzichtelijke vergelijkingen met begroting en en voorgaande periodes. Nog mooier zou zijn als jullie benchmarkgegevens hebben. Hier kan ik kan veel van leren. Geef geen rapporten van 20 pagina’s omdat het kan. Maar geef een samenvatting van twee pagina’s met de belangrijkste cijfers en presenteer deze bijvoorkeur grafisch.

En alsjeblieft, ga niet meteen naar de uitgaven in jullie commentaar. Bespreek mijn omzet en brutomarges. Help mij de onderliggende problemen te ontdekken die mijn toekomst zullen bepalen. Informeer mij over het aantal klanten, leads, conversie en retentieratio. Jullie weten zoveel van administraties en automatisering dat jullie deze gegevens met gemak door middel van data-analyse via dashboards kunnen presenteren. Geef mij advies om mijn bedrijf verkoop gereed te maken. Help mij de financiële middelen te vergaren voor mijn pensioenopbouw. Verbreed mijn horizon - bouw systemen om mijn bedrijf beter te runnen. Leg uit waarom ik mijn klanten zou moeten classificeren. Kom met ideeën over marketing en verkoopcampagnes. Help mij ook met het jaarlijks budgetteringsproces. Ik heb een reeks scenario's nodig met bijbehorende verwachte winst en cashflow. Help mij met mijn debiteurenbewaking en financierings aanvragen. 

Weet dat wat jullie doen ongelooflijk waardevol is, dus vertel mij wat jullie diensten pakketten zijn en wat jullie aanbevelen. Laat mij jullie in maandelijkse vaste termijnen betalen. Schaf het uurtje en factuurtje af. Dat is wat ik verlang en zo blijf ik ook van jullie diensten gebruikmaken als de boekhouding volledig geautomatiseerd is.

Beste accountants dit is toch niet te veel gevraagd?

www.spoelstra.ac

Tel. 020-4820610 

 

7. sep, 2019

Als u morgen weer een accountantskantoor zou beginnen, wat zou u dan anders doen? 

Deze kans deed zich voor toen ik met Spoelstra Accountancy Services startte. Mijn klanten hebben het afgelopen jaar de nodige veranderingen gemerkt als logisch vervolg op mijn koersverandering sinds 2014 na mijn Australische Inspiratie studie reis. Hier volgen mijn aanbevelingen voor een Bran Nue Dae accountantspraktijk:

1. Bouw volledig papierloos en digitale webbased kantoor omgeving

Een volledige webbased kantooromgeving is een must in de hedendaagse mobiele informatie maatschappij. Het stroomlijnt processen en maakt alles zoveel makkelijker voor zowel u als uw klanten. Alle applicaties draaien in de cloud. Niet alleen fiscaal, salaris, boekhoud software maar ook uw rapportage en CRM omgeving. 

2. Automatiseer werkzaamheden 

Maak gebruik van koppelingen om data uit te wisselen. Denk aan bankkoppelingen, UBL gebruik en robotic accounting oplossingen. Door minder menselijke handelingen is deze aanpak cruciaal zijn voor een succesvolle accountantskantoor, omdat ze de basis vormen voor groei en schaalbaarheid. Investeer in automatisering en het loont zich in de toekomst. 

3. Implementeer Value Pricing

Startende accountants beginnen hun praktijk maar al te vaak met goedkopere uurtarieven omdat ze klanten naar hun bedrijf willen trekken. Maar zodra klanten met lage tarieven beginnen, is het moeilijk zijn om prijsverhogingen door te voeren zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken dat deze klanten vertrekken. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin een ander prijsbeleid te hanteren namelijk: Value Pricing. Een vaste abonnementsprijs gebaseerd op een maatwerk dienstenpakket. Hier heb ik eerder uitgebreid over geschreven. 

4. Betaling middels automatische incasso

Er is niets erger dan klanten achterna te jagen voor late betalingen. Automatische incasso kan veel tijd en energie besparen. Abonnementen in combinatie met incasso zorgt ervoor dat betalingen regelmatig planmatig binnenkomen en niet te laat zijn of over het hoofd worden gezien. Wat op zijn beurt leidt tot een meer consistente en positieve cashflow die zal helpen in de richting van groei en winstgevendheid.

5. Voorkom “All you can eat” concept

Communiceer duidelijk welke werkzaamheden bij het afgesproken dienstenpakket hoort. En maar duidelijk dat aan extra werk een prijskaartje hangt.  Schroom niet om dit in rekening te brengen voor alles wat u voor hen extra doet, hoe klein of schijnbaar onbelangrijk ook. Doet u dat, dan geeft u werk (en tijd!) gratis weg. 

6. Selectief clienten aanname beleid

Sommige klanten kosten meer dan ze opbrengen. Zij belemmeren uw groei en ontwikkeling van uw praktijk. Ze kosten uw  tijd en energie en leveren geen bijdrage aan uw winst. Daarom is het belangrijk om niet met potentiële probleemcliënten te werken.

7. Gebruik marketing en verkooptechniek

Veel starters kopen een clienten portefeuille door overname van een accountantskantoor. Maar stel dat u hiervan in de plaats uw geld investeert in een gedegen marketing campagne. Behalve dat het rendement veel hoger is verkrijgt u de gewenste klanten met de juiste prijs. Mijn advies koop geen kantoor over!

8. Delegeer en manage

Komt u tijd te kort om alles voor elkaar te krijgen? Door taken te delegeren, kunt u werk overdragen zodat u meer tijd kunt besteden aan de belangrijkste onderdelen van uw bedrijf. Denk aan kantoormanagement en acquisitie en relatiebeheer. Dat betekent dat u moet kunnen vertrouwen op uw team en leiding. Wilt uw kantoor blijven groeien dan vereist dat u de prestaties van het kantoor en teamleden monitort. Een andere eenvoudige en effectieve manier om tijd te besparen is het gebruik van een standaard werkindeling. Blokkeer standaar tijd voor mail, afspraken, overleg, klanten bezoek in uw agenda. Zo krijgt u grip op uw tijdbesteding.

8. Outsourcing

Besteed een aantal taken uit buiten uw kantoor. U vergroot daarmee uw capaciteit en verlaagt uw werklast.  Er zijn veel dingen die kunnen worden uitbesteed: denk aan declarabel werk die specialistische kennis vereisten zoals fiscale, juridische en HR weekzaamheden. Maar denk ook aan niet declarabel werk als ICT, marketing, secretariaat en nog veel meer.

10. Gebruik een coach of mentor

Een coach of mentor kan het verschil maken van een goede en geweldige accountantskantoor. Een bewezen succes coach of mentor houdt u verantwoordelijk en zorgt dat u bepaalde dingen implementeert zodat u de gewenste resultaten bereikt.

Tel. 020-4820610

www.spoelstra.ac

 

31. okt, 2018

Vorige maand vierde ik, door omstandigheden vertraagd, mijn 12,5 jarige  huwelijk. Een relatie met ups en downs. Maar de hoogtepunten overtreffen  gelukkig meervoudig de dieptepunten. Dat is de reden dat we nog steeds bij elkaar zijn. Hopelijk halen we net als onze ouders een 50 jarig jubileum. 

Dit jubileum bracht mij bij de gedachte hoe accountants hun zakelijke partner selecteren. Een zakelijke relatie is net als een huwelijk. Het is een interessant selectieproces wat iemand doorloopt al vorens hij vennoot wordt. Vaak is de nieuwe vennoot een bestaand personeelslid die doorgroeit tot partner. Dit is een gebruikelijk wijze van toetreding. Niet zelden gehinderd door een inhoudelijke selectie op grond van ondernemersvaardigheden maar louter alleen op vaktechnische gronden en toezeggingen uit het verleden gebaseerd op dienstverband jaren. Alle kenmerken van een gedwongen zakelijk huwelijk! Als gevolg van deze gebrekkige selectiemethode is de gehele branche overladen met partners wat feitelijk overbetaalde accountants zijn! 

En niet zelden zijn fusies ook een bron van toetreding. Het lijkt op papier een goed idee maar vaak levert het meer partners op dan gerechtvaardigd is. De verhouding tussen partners en medewerkers raakt dan nog meer verstoord. Naast dat de kantoorwinst door meer personen verdeeld moet worden, betekent het ook meer kapiteins op een schip, met als gevolg stuurloze besluitvorming. Te veel partners is een van de hindernissen om de groeiambities van een kantoor te realiseren.

Bedenk goed of een nieuwe nieuwe partner voldoet. Hier volgt een checklist van 21 voor de ideale zakelijke partner. Of beoordeel de score van uw huidige partners:

  1. Brengt belangrijke zaken op tafel - vult bestaande partners aan. 
  2. Past goed in bedrijfscultuur van het kantoor
  3. Is een goed gesprekspartner op partner niveau 
  4. Communiceert goed met personeel
  5. Spreekt de taal van de clienten
  6. Is emotioneel en financieel stabiele factor
  7. Is gericht op groei en winstgevendheid van het kantoor
  8. Heeft een goede werk instelling (geen 9 tot 5)
  9. Hij is fit en verkeert in goede gezondheid
  10. Bevind zich in dezelfde levensfase 
  11. Deelt dezelfde waarde en (ethische) normen
  12. Respecteert de kwaliteiten van andere partners
  13. Weet wat hij wil - doel georiënteerd
  14. Steunt nieuwe ideeën
  15. Staat open voor nieuwe inzichten en activiteiten 
  16. Toont zakelijk inzicht
  17. Is leuk om mee te werken
  18. Deelt uw visie en zakelijke WHY, HOW en WHAT van het kantoor
  19. Geen praatjesmaker - geen woorden maar daden 
  20. Stelt de belangen van client en kantoor boven persoonlijke belangen
  21. Zorgt voor acquisitie nieuwe clienten of jobs bij bestaande clienten 

En wees eerlijk hoe scoort u of uw collega partner? Als uw partners hier niet aan (kunnen) voldoen moet u echt eens denken aan demotie of in uiterste geval een zakelijke “echtscheiding”! 

In de komende blogs behandel ik nog meer hindernissen voor groei van een accountantskantoor.