PANklare blogs over accountancy

22. sep, 2020

Beste accountants,

Ondanks de groeiende belangstelling voor een alternatief voor uurtje-factuurtje verandert u niet. Hier volgt een tiental excuses om vooral NIET te veranderen:

1. We zijn niet in Australië of de VS, het werkt hier niet.

2. De NBA staat het niet toe, resultaat afhankelijke beloning is niet toegestaan.

3. Mijn kantoorgenoten doen niet mee.

4. Mijn kantoorboekhouding en praktijk management is hier niet geschikt voor.

5. Mijn klanten accepteren dit niet. Zij willen een sluitende urenverantwoording en een laag uurtarief zien.

6. Zonder tijdschrijven weet ik niet wat mijn accountants doen. Ik kan daarom van tevoren geen prijs geven, omdat ik geen idee heb hoe lang dit gaat duren.

7. Het werkt wellicht in andere sectoren maar niet in accountancy. Want welke kantoren passen het nu toe?

8. Het is een commerciële aanpak die niet past bij het karakter van accountants.

9. Het is een groot risico voor mijn kantoor - we kunnen hier klanten en of omzet mee verliezen.

10. Het is oneerlijk jegens mijn klanten - we verdienen misschien meer geld. 

Herkenbaar beste accountants? Dit zijn drogredenen en excuses. Stop hiermee, de meeste klanten zullen het waarderen om niet langer tijd te factureren. En lieve klanten vraag niet langer naar uurtarieven. Waarom is dit belangrijk? Het gaat om de uitkomsten, niet om de input.

Een van de grootste angsten die accountants hebben om uurtje-factuurtje te verlaten, is niet hun sterke vertrouwen in declarabele uren. Het is de angst hoe hun klanten zullen reageren. Nu we naar het nieuwe normaal gaan, is het tijd om een verandering door te voeren in uw prijsmodel. Hier een voorbeeld hoe dit te communiceren.

Beste klant,

De economie verandert. Dat vraagt om aanpassingen ook voor ons. Men wil vooraf weten wat iets kost en betalen in termijnen. We gaan daarom anders declareren en factureren. We verlaten het oude uurtje-factuurtje. In plaats daarvan bieden wij onze diensten aan tegen vaste prijzen en facturen niet langer achteraf en bieden gespreide betaling. Bovendien kunt u een dienstenpakket kiezen die bij u past. En deze prijzen zijn transparant en vast. Deze nieuwe aanpak geeft u prijszekerheid vooraf en voorkomt verassing achteraf. De komende weken  komen wij met een passend aanbod om u nog beter van dienst te zijn.

Met vriendelijke groet,

Kantoor XYZ

Bel vervolgens uw klanten maak een video afspraak. Presenteer de klanten uw prijzen middels een menustijl met drie service niveaus. Zie mijn eerdere blogs. Dan zult u ontdekken hoeveel ze uw nieuwe aanbod waarderen. Niet langer maandelijks betalen per uur en factureren nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Ze krijgen prijs duidelijkheid vooraf versus de onbekendheid van declarabele uren achteraf. De prijs is afhankelijk van de toegevoegde waarde: value pricing. Dit klinkt een klant als muziek in de oren en gaat geen tijd over facturen verloren.

Hiermee gaat u een tijdperk in met met de nadruk op uw toegevoegde waarde. U richt zich niet meer op uw declarabiliteit maar op de waarde die u levert. Aan het eind van de dag wordt ons succes niet gemeten in tijd. We worden gemeten op basis van wat we leveren, de kwaliteit, nauwkeurigheid, zekerheid maar bovenal de toegevoegde waarde. Geen enkele klant zegt in een kroeg: “U hebt geweldig werk geleverd door mijn belastingaangifte binnen 4,25 uur geweldig te doen. Top! ". Nee in plaats daarvan zeggen ze: “Dank voor de belasting teruggave. Het volgende rondje is voor mij, want die heb jij voor mij verdiend”.

Voor geïnteresseerde accountants organiseer ik een webinar volgende week 29 september 9:00.

Schrijf in:

https://accademy.hubspotpagebuilder.com

Tel. 020-4820610 

6. sep, 2020

We bevinden ons in rare tijden, zoals wij nog nooit eerder hebben meegemaakt. Accountantskantoren die gebruik maken van NOW regeling, waaronder award winnende en bekende kantoren. Dit betekent dat zij getroffen zijn door een omzetdaling van 20% of meer. Dit is een gotspe, want hoe kan een kantoor als ‘trusted advisor’ optreden als het slechter presteert dan zijn clienten? Een waarnemingscontract is verplicht maar een haperend verdienmodel vormt een groter risico voor de kantoor continuïteit. Is hier niet een schone taak van het NBA om hier eens aandacht aan te besteden? En dan bedoel ik niet het halfslachtige onderzoeksrapport dat eerder dit jaar werd gepresenteerd.

De financiële malaise in accountancy wordt echt niet alleen veroorzaakt door de Corona crisis. Het suddert al jaren. Wat duidelijk is dat deze getroffen kantoren lang niet zo winstgevendheid zijn als zij presenteren en dat komt omdat zij hun businessmodel niet op orde hebben. Uurtje factuurtje is passé en te lage vaste prijzen aanbieden is dodelijk. Winst genereren door kantoren is als bloed voor het menselijk lichaam. Zonder winst kan een kantoor niet overleven. Maar het moet nimmer het doel van een kantoor zijn. Een mens leeft ook niet voor bloedproductie. Tenzij iemand een bloeddonor is ;) Maar winst vormt wel de basis van een bestendige kasstroom. Dat begint bij een goed verdien-, prijs- en efficiencymodel. Met duidelijke keuzes van klanten, dienstenpakket, inzet van technologie, verkoop en marketing.

Door de Corona crisis is het misschien niet zo druk als normaal. Theoretisch betekent dit dat dat er mogelijk tijd en ruimte is om te werken aan het verbeteren van het bedrijfsmodel. Maar hoe zullen uw klanten reageren en is dit wel het juiste moment? Door direct "Ja" of "Nee" antwoord op deze vraag te geven gaat u ervan uit dat alle klanten hetzelfde zijn. Maar alle klanten zijn niet hetzelfde. Elke klant waardeert zaken, die verband houden met het accountancy bedrijfsmodel verschillend. Denk bijvoorbeeld aan kwaliteit, zekerheid, toegankelijkheid, rapportage snelheid, doorlooptijden, en ‘last but not least’ het prijsmodel. 

Vastgeroeste klanten zijn waarschijnlijk loyaal vanwege een hele reeks factoren. Sommige touwe klanten zullen negatief reageren op elke belangrijke wijziging in uw bedrijfsmodel. Zo’n wijziging van uw bedrijfsmodel die waarschijnlijk een impact heeft op een klant, zoals een wijziging van het prijsmodel of dienstenpakket, moet niet worden onderschat. Een schone taak dat het kantoor hen eerst voldoende informeert en een deugdelijke toelichting geeft voor de voorgestelde wijziging. Een klant die goed bij uw bedrijf past, reageert waarschijnlijk positief op het nieuws over een wijziging van het bedrijfsmodel, op voorwaarde dat deze klant duidelijk is dat de verandering wordt doorgevoerd om de klantervaring te verbeteren. Klanten die terughoudend zijn met een goede uitleg, passen misschien niet goed meer bij uw kantoor. Een klantenportefeuille is niet statisch. Vertrekkende klanten gaan om verschillende redenen. Maar als de inspanningen voor een koerswijziging slagen, komen er regelmatig nieuwe klanten aan boord. Zolang er meer nieuwe klanten komen dan vertrekken gaat het goede kant uit.

Er is nooit een perfect moment om een ​​bedrijfsmodel te veranderen. Een verandering in het bedrijfsmodel kan sowieso niet van de ene op de andere dag ingevoerd worden. Een belangrijke wijziging van het bedrijfsmodel, zoals een wijziging van het prijsmodel, zal waarschijnlijk vele maanden in beslag nemen. Het ideale moment om het bedrijfsmodel te veranderen, is wanneer er een nieuwe klant zich aanmeldt. Het is onwaarschijnlijk dat een nieuwe klant zich aangetrokken voelt door de kenmerken van het oude bedrijfsmodel. Een nieuwe klant zal de nieuwe condities gemakkelijker omarmen omdat het, vanuit zijn oogpunt, geen 'nieuwe' zijn, maar gewoon 'uw' voorwaarden van zaken doen zijn.

In het huidige economische klimaat en onzekerheid is de verleiding voor accountants te denken dat dit het verkeerde moment is om een ​​bedrijfsmodel verandering door te voeren. Voor geschikte klanten en zeker voor nieuwe is dit echter het moment om die stap wel te zetten. 

www.spoelstra.ac

Tel. 020-4820610

28. aug, 2020


Het zijn bijzondere tijden. De afgelopen tijden hebben we klanten bijgestaan bij het optimaal gebruik maken van de faciliteiten die worden geboden om financieel overeind te blijven. COVID-19 is echter helaas nog lang niet weg en zal de komende tijd deel van ons leven zijn. Om je – gegeven deze situatie – te helpen toch optimaal te ondernemen, hebben we een zogenaamde EHBO-kist voor ondernemers gebouwd.

 Wat zit er in deze EHBO-kist voor survival en groei?

  1. InfoGuide 'Hoe om te gaan met niet of slecht betalende klanten'
  2. Longread artikel met tips & tricks om de COVID-19 storm zo goed mogelijk door te komen
  3. Gratis online webinar: 'Cash als prioriteit in onzekere tijden'

 1. Hoe om te gaan met niet of slecht betalende klanten

Helaas krijgt iedere ondernemer er wel eens mee te maken; klanten die slecht betalen of niet kunnen betalen. Als ondernemer word je daar natuurlijk niet vrolijk van, maar de ervaring leert dat juist goede communicatie voor een optimaal resultaat zorgt. Hierdoor behoud je een goede relatie met deze klant en is de kans op betaling het grootste. 

Precies om deze reden hebben we een InfoGuide opgesteld over hoe je het beste om kunt gaan met slecht betalende klanten en waarin de we dos en don'ts aanstippen. 

>> Klik hier om de InfoGuide te downloaden

 2. Longread met tips & tricks voor ondernemen tijdens de COVID-19 storm

De zomervakantie is voorbij en hoewel het voor sommige ondernemers nooit 'echt vakantie' is heb je wellicht iets meer tijd om te lezen. Dan raad ik je zeker aan om de longread te lezen over ondernemen tijdens de COVID-19 storm. Je leest er over allerlei interessante onderwerpen die ineens relevant voor jou of je bedrijf kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan cashflow-planning, financieringsmogelijkheden en reorganiseren (soms noodzakelijk hoe vervelend het ook is). Maar ondernemen is meer dan dat en daarom biedt de longread ook handvatten over hoe je gezond kunt blijven en stress kunt reduceren. 

>> Klik hier om naar het longread artikel te gaan

 3. Gratis online webinar: 'Cash als prioriteit in onzekere tijden'

Het duurt nog eventjes, maar op donderdag 24 september om 13.00h organiseren we voor relaties van Spoelstra Accountancy Services een webinar. Over een week of twee sturen we je een nieuwsbrief die gericht is op dit webinar en waarin we je vertellen wat er allemaal aan bod komt. Het aantal plaatsen is echter beperkt, daarom willen we geïnteresseerden nu al de kans bieden om hun plaats te bemachtigen. Als sneak preview kan ik je alvast vertellen dat we samen met experts van LoanStreet ingaan op hoe jij als ondernemer succesvol deze periode kunt overleven. In 30 minuten van je tijd praten we je bij over “cash is king”, interne financiering, externe financiering en herstructurering. Alles om jouw bedrijf recessieproof te maken.

>> Registreer voor het gratis webinar 'Cash als prioriteit in onzekere tijden'

2. jun, 2020

Aan alle accountants.

De afgelopen maanden waren niet gemakkelijk: lange intensieve dagen omdat naast het reguliere werk, een beroep op advieswerk werd gedaan. Veelvuldig fungeerde u als klankbord omdat veel ondernemers in onzekerheid en soms in paniek verkeerde door plotseling wegvallen van hun omzet door de Corona crisis. Ook intern werd de nodige aandacht gevraagd. Het kantoor werd deels gesloten. Dat betekende dat u plotsklaps uw team moest instrueren en organiseren hoe (deels thuis) digitaal te werken.

U was het baken in de branding die leiding gaf en vertelde wat gedaan moest worden. Dat gaf vertrouwen en bracht rust bij uw personeel en clienten. Temidden van de crisis hield u uw kantoordeur (virtueel) open.

Ondertussen moest u zich op de hoogte stellen van nieuwe Corona wetgeving (NOW, Tozo, MKB-C etc.). Alles moest gelezen worden, vertaald in begrijpelijke taal en worden uitgelegd. U was druk met het opstellen van de periode cijfers en het becijferen van de omzetdalingen. Ondanks de inzet van dashboard waarin de cijfers gepresenteerd werd, betekende dit extra werk. Op basis van deze cijfers werden noodsteun aanvragen ingediend. Door middel van e-mails, telefoontjes, nieuwsbrieven en webinars werden klanten geïnformeerd en begeleid door een doolhof van complexe maatregelen. Onderschat en bagatelliseer nimmer de betekenis van deze prestatie van uw kantoor!

Laten we niet vergeten dat het regulier aangifte werk ook doorging. Een periode die al druk is door de  BTW,  IB en VPB aangiften. Indien noodzakelijk kregen de ondernemers uitstel van betaling van de overheid. Maar de aangiften moesten wel op tijd ingediend worden. 

Natuurlijk verdient de zorg alle lof voor hun onmisbare inzet voor Corona patiënten. Zij vormde de medische frontlinie. Maar op economisch vlak verdienen de accountants ook erkenning. U gaf administratieve rugdekking. Zonder u zou er geen stimulans door de overheid zijn, zou er geen financiële verlichting zijn voor bedrijven en zou er geen hoop zijn voor al die cliënten die u hebt begeleid en bijgestaan.

Ik weet dat een accountant niet graag in de schijnwerpers staat. U wil geen applaus. Liever word u beoordeeld op de kwaliteit van uw werk dan door publieke erkenning. Zo bent u opgeleid en dat draagt ​​bij aan de uitstraling van betrouwbaarheid die u uitstraalt. Het mooie is echter dat uw klanten weten dat ze altijd op u kunnen rekenen. Ook de belastingdienst is gewend dat u tijdig en correct de aangiften indient. Ook de regering gaat er automatisch vanuit dat u de steunaanvragen indient en controleert als onderdeel van de bestrijding van de Corona crisis. Het is deze ingebakken betrouwbaarheid die er voor zorgt dat u niet de dank en waardering krijgt die u absoluut verdient.

Voor alle accountants die de bovenstaande zaken de afgelopen maanden gedaan hebben, dank voor uw inzet!

 Tel. 020-4820610

www.spoelstra.ac

 

16. mrt, 2020

Op dit moment is de wereld in de ban van het Coronavirus. Of u nu gelooft dat het overdreven of echt is, het feit blijft dat u hier direct of indirect mee te maken heeft.

Om de gezondheid van onze medewerkers en daarmee de continuïteit in de dienstverlening naar u te zorgen bezoeken en ontvangen wij geen klanten tot het einde van de maand. Doordat onze kantoor omgeving 100% cloudbased is kunnen wij onze werkzaamheden indien noodzakelijk vanaf thuis voortzetten. De periodieke werkzaam zoals het verzorgen van (salaris-)administraties en bijbehorende belastingaangiftes (LB en BTW) komen daardoor niet in gevaar.  Wij proberen de eerder gecommuniceerde planning voor het verzorgen van het jaarwerk (IB en VPB aangiftes en jaarrekening 2019) te volgen. Wij vragen om begrip als elders onze aandacht wordt gevraagd voor fiscale noodhulp te verlenen bij ondernemers in financiële nood.

Hieronder volgen een aantal aanbevelingen die wij hebben genomen en met u delen of waarbij kunnen assisteren:

1. ZORG VOOR VEILIGE WERKPLEK

  • Maak duidelijke regels over hygiëne die de gezondheid en veiligheid bevorderen. Zorg voor voldoende zeep en andere desinfecterende middelen. Maak de werkplek vaker schoon dan gebruikelijk.
  • Beperk uw afspraken met persoonlijk contact. Maak gebruik van technologische hulpmiddelen. Bevorder virtueel vergaderen (Skype, Zoom), telefonisch- en emailverkeer (Office 365).
  • Indien klanten niet meer kunnen of willen komen overweeg een oplossing om leveringen te laten bezorgen.

2. BEWAAK UW CASHPOSITIE

  • Inventariseer uw liquiditeitspositie (zakelijk en privé). Heeft u voldoende reserves om de komende 4 en 12 weken rond te komen? Let niet alleen op de kosten maar ook op aflossingsverplichtingen en belastingen.
  • Met de beschikbare liquiditeiten bedoelen wij niet alleen de kasreserves. Over welke vlottende activa (voorraden en debiteuren) beschikt u om deze tengelde te maken zodat u over voldoende liquiditeiten kunt beschikken.
  • Bekijk uw voorraadniveaus, bepaal hoeveel voorraad heeft u nodig? Indien ontoereikend, moet u rekening houden met alternatieve leveranciers of producten. Houd rekening met vertraagde leveringen tussen de 4 tot 12 weken.
  • Ondernemers die te maken krijgen met liquiditeitsproblemen door het coronavirus kunnen voor de betaling van hun belastingschulden een beroep doen op bijzonder uitstel bij de Belastingdienst. Dit kunt u aanvragen voor de inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, BTW en de loonheffingen. Hiervoor moet u een schriftelijke motivatie, dat uw onderneming in de problemen is geraakt door de coronacrisis, sturen naar de Belastingdienst.
    • Het bijzondere uitstel van betaling vraagt uiteindelijk wel een serieuze onderbouwing. Een bedrijf moet bestaande betalingsproblemen hebben die van tijdelijke aard zijn om in aanmerking te komen voor uitstel. Een ’derde deskundige’, zoals een accountant moet daar een verklaring over geven.
    • Als het verzoek tot bijzonder uitstel van betaling bij de Belastingdienst is geregistreerd wordt de invordering meteen stopgezet. Een check van deze verzoeken vindt later plaats.
    • Ondernemers met een voorlopige aanslag (VPB en IB), maar door de corona-uitbraak nu een lagere winst verwachten, kunnen een verlaging van de aanslag aanvragen zodat ze meteen minder belasting betalen. Die verzoeken worden door de fiscus meteen goedgekeurd.

3. VOLG DUIDELIJK PERSONEELSBELEID

  • Bespreek uw ziekte- en verlofbeleid zodat dit voor het personeel duidelijk is.
  • Kom met een duidelijke Virus beleid. Communiceer met uw personeel wat te doen als ze worden gediagnosticeerd met Coronavirus.
  • Indien personeel besluit om internationaal te reizen voor vakantie doeleinden, is het verstandig om bij terugkeer 14 dagen in zelfisolatie te gaan en indien mogelijk thuis te werken of verlof op te nemen.
  • Maak een plan als door het werkaanbod of beperkte personele bezetting het werk stil komt te liggen.  Vraag voor uw personeel werktijdverkorting en WW-uitkering aan. Dit is de oplossing bij tijdelijke omzetdaling wegens het coronavirus. Ondernemers doen er verstandig aan daar niet te lang mee te wachten en dit nu te regelen.
    • De werktijdverkorting is aan te vragen bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).  https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ww-uitkering/vraag-en-antwoord/aanvragen-werktijdverkorting-en-ww-uitkering-personeel
    • Dit geldt voor minimaal 2 tot maximaal 24 weken voor minstens 20% minder werk(uren). Verbetert de situatie binnen 6 weken dan kunnen uw werknemers weer gewoon aan het werk, maar als er nog geen verbetering is dan kan verlenging worden aangevraagd. Als de werkgever de vergunning voor werktijdverkorting van het ministerie van SZW heeft ontvangen, moet dit aan het UWV worden gemeld via het formulier Melding werktijdverkorting. https://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/melden-werktijdverkorting.aspx
    •  Een verlenging van zo’n vergunning hoeft niet opnieuw aan het UWV te worden gemeld. Pas na afloop van de vergunningsperiode kan een werkgever voor zijn werknemers een tijdelijke WW-uitkering wegens werktijdverkorting aanvragen mits de werknemers voldoen aan de eisen van de Werkloosheidswet. Een tijdelijke WW-uitkering wegens werktijdverkorting moet binnen een week na afloop van de vergunningsperiode worden aangevraagd. Dit is dus in de zevende week nadat de werkgever de vergunning kreeg.

Het belangrijkste is dat u kalm blijft en niet in paniek raakt.  Blijf communiceren naar uw medewerkers en klanten. Blijf op de hoogte van de snel veranderde omstandigheden maar beperk de informatie tot feiten. Neem actie bij gewijzigde omstandigheden. Maar houd contact met ons. Wij kunnen assisteren bij het opstellen van een accountantsverklaring voor het verzoek tot bijzonder uitstel van belasting betalingen of het verlagen van de voorlopige belastingaanslagen.

Vertrouwende u hiermee van dienst te zijn geweest

Met vriendelijke groet,

Spoelstra Accountancy Services BV

Tel 020-4820610

www.spoelstra.ac