PANklare blogs over accountancy

28. nov, 2016

"There is a new kid in town", dat is de titel van een liedje van de Amerikaanse popgroep The Eagles. Dat gaat absoluut op voor Formule 1. Heeft u afgelopen seizoen ook zo genoten van de prestaties van Max Verstappen? Voor diegene die hem nog niet kennen. Dat is het Nederlandse talent die in twee seizoenen het gehele Formule 1 circus op stelten zette door zijn fenomenale inhaal-acties en aparte aanvallende rijstijl. Regelmatig is hij bekritiseerd door de kenners, maar zijn prestaties maken korte metten ermee.

Tijdens Exactlive gaf ik een presentatie en nam hem als passend voorbeeld voor accountancy. Ik vertelde dat het team van Max mede debet is aan zijn prestaties. Samen bepalen zij de banden en race strategie. En gedurende race houdt zijn team hem op hoogte van de ontwikkelingen. Zo kan hij gedurende de race via zijn stuurwiel de complete setting van zijn auto aanpassen. Dat is wel iets anders dan in de tijd van zijn vader. Die kon ook goed racen maar had die mogelijkheden niet. Die moest gewoon superhard rijden en de auto op de baan houden en uit de grindbak blijven. Dat is echter achterhaald want snel rijden maakt van een coureur nog geen winnaar. Pitstops duren nu slechts 2 seconden tegen 10 seconden tegen twee decennia geleden. Daar kan een race gewonnen en verloren worden. Een goede strategie, snel reageren en anticiperen is nu cruciaal. Mijn vraag is nu hoe is uw stuur geëvolueerd?

Ook in de accountancy zie je een ontwikkeling dat alles sneller gaat. Maar ondanks de voortgaande technologie hanteren zij nog steeds een verouderd verdienmodel van uurtje-factuurtje van de vorige eeuw. Zij hebben nog steeds niet in de gaten dat tijdbesparing met uurtje-factuurtje leidt tot omzetdaling. Bovendien zullen door technologische ontwikkelingen het jaarwerk grotendeels geautomatiseerd vervaardigd worden zonder interventie van een accountant. Daarbij komt ook omdat accountants een product verkopen wat een client feitelijk niet wil kopen, en datzelfde client ieder kostendaling verwelkomt. Nu roept iedereen in accountancy dat er meer geadviseerd moet worden om deze omzetdaling te compenseren maar zonder te vertellen hoe. De omzetdaling is blijkbaar de trigger om te gaan adviseren. Het is vechten tegen de bierkaai, de digitale disruptie vraagt om groot onderhoud.

En wat doet accountancy Nederland? Geen enkele drang naar product-innovatie of uitleg van een nieuw verdienmodel. Dat er weinig ontwikkeling in de accountancy branche is te onderkennen, is niet alleen accountants aan te rekenen. Een beroepsorganisatie die reageert met meer en meer wetgeving, zonder zich te verdiepen in andere oplossingen. IFAC publicaties tonen o.a. aan dat er wel degelijk alternatieven zijn voor het bekende uurtje-factuurtje model. Maar ook branche organisaties zijn er debet aan. Beide verkopen liever cursussen hoe te voldoen aan wet en regeling in plaats van een oplossing te prediken. Sprekers op seminars zijn doorgaans bekende gezichten met hun negatieve niet inspirerende oplossingen. Het is een vorm van censuur uit eigen belang, want zolang het probleem bestaat kunnen zij klagen en cursussen aanbieden om de symptomen te bestrijden. Ook Sofware-leveranciers valt ondanks hun inzet voor SBR en UBL iets te verwijten. SBR en UBL is niet de haarlemmerolie die accountancy uit het slop gaat halen. Tuurlijk bevordert het de efficiency maar het vraagt ook een andere sturing van een kantoor. Alleen vergeten ze die te ontwikkelen.

Een accountant dient niet meer gericht te zijn op het verkopen van (meer) tijd. Hij moet bewust zijn dat dat hij kennis en oplossingen verkoopt die ondernemers in staat stellen succesvol te ondernemen. Bovendien verpakt en prijst hij zijn advies als producten. Het jaarwerk wordt daarmee een bijproduct van het broodnodige advieswerk. Dat vraagt om andere stuurinformatie die uit een client of kantoor administratie kan worden gecompileerd en gepresenteerd.

Gelukkig rust op kennis en visie geen embargo. Internet, social media ontsluit alles. Ook een blik over de grens stelt u in staat om kennis te nemen van andere bewezen visies. Daarmee heeft u als accountant zelf het heft in handen om te veranderen. Neem een voorbeeld aan Formule 1. Daar is sprake van voortdurende technische ontwikkeling maar ook het verdienmodel is compleet herzien. Uitzending achter decoders, betaal-apps, merchandise etc. Maar belangrijker zij omarmen nieuwe helden zoals Max. Saaie wedstrijden en dalende inkomsten zijn passe. Wie kent de saai wedstrijden nog toen Schumacher of Hamilton alles domineerde? Met Max is er een nieuwe generatie opgestaan. Die kan u als accountant ook zijn.Vandaar mijn spontane positieve publiciteitscampagne www.mijnaccountantmijnheld.nl

Leuke initiatieven zijn er ook. Chapeau voor een twintigtal Belgische accountants die afgelopen week op studiereis waren in Nederland. Zij ervaren bekende problemen maar laten zich niet ringeloren en zoeken oplossingen en inspiratie. Ik nodigde ze uit om in april 2017 mee te gaan  naar het jaarlijkse congres van Proactive Accountants Network www.thepac2017.com. Deze uitnodiging staat natuurlijk ook open voor Nederlandse accountants. Dan hoort u eens een ander positief geluid die mij al jaren succesvol inspireert.

Tel. 020-4820612
www.proactiveaccountants.nl
www.panalitix.nl

23. nov, 2016

Als accountants het nieuws halen is dat doorgaans door boekhoudschandalen. Ook doen de beroeps- of brancheorganisatie een duit in het zakje. Zij rapporteren jaarlijks over hoeveel kantoren gezakt zijn voor de kwaliteitstoetsingen, over klacht en tuchtrecht uitspraken en last but not least beloningsonderzoek van accountants. Allemaal zaken die negatieve emotie bij de buitenwacht oproepen. Dit is een vorm van zelfkastijding die niet bijdraagt aan een positieve imago van de accountant in een maatschappij waar alles draait om beeldvorming.

De transport sector doet het daarentegen beter. Die rapporteren ook niet steeds over het aantal verkeersdoden. Natuurlijk doen zij alles eraan om het aantal dodehoek ongevallen te voorkomen. Maar zij benadrukken hun toegevoegde waarde met slogans als " zonder transport staat alles stil", sponsoren programma als RTL transportwereld. En truckers zelf leveren ook hun bijdrage door met een konvooi met zieke of gehandicapte kinderen uitjes te maken.

Waarom doet accountancy sector niet hetzelfde? Accountants zijn helden en dat mag de maatschappij weten. Helden? Ja iemand die zich dapper gedraagt, andere helpt en ook een rolmodel is. Klinkt als een accountant toch? Het leeuwendeel van accountants verricht dagelijks goed fiscaal en administratief werk. Wellicht is de accountant niet de meest voor de hand liggende held, maar voor veel ondernemingen is hij heel waardevol. Hij verdient het predicaat held als hij de volgende "awesome eight" diensten aanbiedt;

1. Levert belastingbesparing op
De eerste dienst ligt voor de hand. De MKB accountant is een belastingconsulent die een client alles kan vertellen over inkomsten-, vennootschaps- en omzetbelasting. Jaarlijks weet hij belasting te besparen zodat de client zijn levenstandaard kan betalen. Daarnaast voorkomt hij dat een client misstappen onderneemt die door de fiscus bestraft kunnen worden.

2. Geeft inzicht en verbetert de cash flow
Waar is het verdiende geld gebleven? Dat is een veel gehoorde vraag. Daarom brengt hij jaarlijks de kasstromen (grafisch) in beeld en bespreekt of dit de gewenste uitkomst is. Des gewenst maakt hij een liquiditeitsprognose voor het komende jaar. Assisteert bij debiteuren- en voorraadbeheer en verbetert de liquiditeitspositie.

3. Rapporteert over winst of verlies
Een goede accountant analyseert de resultaten en geeft inzicht in de omvang en samenstelling van de bedrijfsactiviteiten. Dit vraagt niet alleen aandacht voor kostenbesparing maar ook aandacht voor verbetering van de omzet. Goed inzicht in de samenstelling van de client- en product samenstelling helpt de winstgevendheid te verbeteren. De groeiformule van Panalitix is de eerste stap om dit te inventariseren. De uitkomsten worden online in beeld gebracht door Key Performance Indicators (KPIs) middels dashboards.

4. Helpt groei te realiseren
Diezelfde groeiformule helpt ambitieuze ondernemers hun doelstellingen te bepalen en dit vertalen in KPI's. Per KPI worden de nodige activiteiten geselecteerd in de Business Strategy Plan. Panalitix heeft een strategiekaart met 360 activiteiten waar de MKB ondernemer uit kan putten. De accountant fungeert als bedrijfscoach.

5. Doet aan risicobeperking
De accountant voorkomt niet alleen dat een ondernemer te laat aangifte doet en daarmee risico loopt. Ook komt hij tijdig met adviezen over wijziging rechtsvorm of interne controle ter bescherming van de bezittingen van de ondernemer.

6. Assisteert bij koop en verkoop
Daar waar groei niet zelfstandig te realiseren is, is koop een optie. Dan verricht hij een due-diligence onderzoek. Of in het omgekeerde geval, assisteert hij bij het opstellen van een verkoop memorandum.

7. Hulp bij pensioenopbouw
Tot voor kort was het mogelijk pensioen in eigen beheer op te bouwen. Helaas maakt de overheid daar nu een eind aan. Dat neemt niet weg dat de accountant nog assisteren bij het vaststellen van het juiste afbouw scenario; afkopen met belastingkorting, omzetten in oudedagsverplichting of afstorten in banksparen.

8 Nalatenschap regelen
Overlijden is niet iets waar ondernemers mee bezig zijn. Toch kan successieplanning er voorzorgen dragen dat het familievermogen fiscaal vriendelijk wordt overgedragen. Een accountant maakt dit bespreekbaar helpt o.a. bij het opstellen van een familieconvenant.

Natuurlijk kan de ondernemer er voor kiezen om niet de hulp van accountant in te roepen. Doorgaans doet hij bij de start zelf de administratie en zit hij boven op dezelfde cijfers. Maar als de onderneming groeit ontbreekt hem de kennis, tijd en verslapt zijn aandacht voor de administratie. Dan is de accountant een onvervangbare kracht en van onmisbare waarde en kan hij een bedrijfsheld worden. Hij richt de administratie efficiënt in en ontlast de ondernemer. Een ervaren accountant bespaart de ondernemer daarmee tijd en geld, die de ondernemer nu beter kan besteden aan zijn core business. Dit zijn in mijn ogen de vaardigheden die van een accountant een held maken.

Omdat de accountant nog geen eigen TV-programma heeft of een gastrol in GTST ben ik zelf maar begonnen met een publiciteitscampagne "mijn accountant mijn held". Meer weten? surf naar www.mijnaccountantmijnheld.nl

Tel. 020-4820610

www.panalitix.nl

www.proactiveaccountants.nl

 

16. nov, 2016

"De proactieve accountant. Een echte professional, die al zijn aandacht heeft voor zijn cliënten en zijn vak. Vol inspiratie begeleidt hij zijn cliënt effectief, met adviezen die gericht zijn op de toekomst. Hiervoor maakt hij gebruik van de meest innovatieve tools en oplossingen". Het zou de inleiding van mijn boek "De reiskoffer van de proactieve accountant" kunnen zijn. Maar het is de opening van de uitnodiging voor het Pinkweb festival. Pinkweb is een portal leverancier waar ik al 10 jaar dankbaar gebruik van maak. Maar een portal innovatief? Daar valt over te twisten. Niet dat ze hun best niet doen maar de technologie van nu is verder dan 10 jaar geleden en maakt hun oplossing feitelijk overbodig.

Een decennium geleden was het vooruitstrevend om een portal te hebben. Veel software was standalone en niet web-based. Om de communicatie met de client te bevorderen was een portal een uitkomst. Aangiften, jaarrekeningen, opdrachtbevestigingen konden via een portal worden aangeboden ter accordering. Later volgde de mogelijkheid om publicatiestukken te deponeren bij de KvK met pdf en ook via SBR.

In deze fase was slechts sprake van een eenweg communicatie, namelijk van kantoor naar client. Toch was dit een succes. Het bespaarde tijd, de klant kreeg sneller zijn aangiften, jaarrekeningen en loonstroken in pdf. In 2009 sprak Fouk dat 2010 het jaar van de webportal in accountancy zou worden, veel kantoren volgende. De functionaliteit van de "platte" portal werd uitgebreid. De koppeling met fiscale en CRM pakketten werd gerealiseerd. De accordering door client werd teruggekoppeld in de pakketten. De stamgegevens werden gesynchroniseerd geen dubbele invoer meer.

De client-participatie bleef beperkt tot accorderen. Dat veranderde toen de dossierfunctie en upload mogelijkheid werd geïntroduceerd. Client kon pdf documenten plaatsen in de portal. Dit konden documenten zijn voor het jaarwerk of zelfs compleet gescande administraties. In het laatste geval las scan en herken software deze facturen uit de portal en boekte de journaals in de (standalone) administratie. De documenten van het jaarwerk haalde de accountant zelf uit de portal en archiveerde die in zijn digitale jaarrekening of fiscale dossier.

De eigen pdf kantoorfacturen konden inmiddels, een idee van ons kantoor, ook worden geupload in de portal. De client ontvangt een notificatie dat een factuur was geupload en middels een link met iDeal worden betaald. Ons record tussen uploaden en betalen bedraagt 10 seconden! Tot zover de euforie. De facturen moeten nog steeds handmatig worden geupload en er is geen synchronisatie met onze debiteurenadministratie. Dus als een client niet met iDeal betaalt moet de status met de hand in de portal moet worden gewijzigd in voldaan. Ook gaat de factuur niet direct naar de inkoopmap van de client. Met andere woorden de client dient zelf de facturen te downloaden en daarna te uploaden in zijn administratie map. U snapt de client verzuimt dat te doen, zeker als hij met iDeal betaald heeft.

Mooie ontwikkelingen allemaal, maar helaas de software technologie raast voort. Software gaat steeds meer online. Waren daar eerst de boekhoudpakketten, later volgden de aangifte, salarispakketten en ook de jaarrekening software. Niet alleen de kantoorgebruikers maar ook de clienten kregen toegang tot hun dossier. Daarmee kwam de mogelijkheid om de client direct data te laten invoeren of zelfs dossierstukken toe te voegen direct in de applicatie. Deze cloudsoftware kwam met eigen accorderings portals.

Elsevier kwam met Nextens. Die maakt het mogelijk dat de client zelf dossierstukken upload. De ontvangen documentatie hoeft niet meer handmatig te worden gearchiveerd. Bovendien levert de belastingdienst middels de VIA de gegevens redelijk volledig aan. Via de fiscale portal kan de client zijn aangifte accorderen. Het is zelfs mogelijk de jaarcijfers te deponeren bij de KvK. Ook kan de data uit de aangifte worden gebruikt voor aanlevering aan het bankenportaal voor de kredietrapportage.

Jaarrekening software zoals Visionplanner in de cloud maakt een vergelijkbare dossier uitwisseling, accordering en communicatie met KvK en banken mogelijk. Maar de extra functionaliteit als werkprogramma's, digitaal dossier en geprogrammeerde controles maken het nog completer.

Boekhoudpakketten in de cloud ontsluiten de administratie voor client en accountant. Zodra elektronische factureren een feit is, gaan facturen van de ene client naar de andere client zonder interventie van de accountant. Dus niet uitwisseling met pdf maar door UBL onderling verzenden. Die worden dan automatisch geboekt. Het is echter wachten op een centrale hub. Vergelijk het met de mobiele telefonie. Niemand neemt een abonnement op een provider die alleen belletjes mogelijk maakt naar klanten van die provider. Maar door de koppeling van de verschillende providers kan iedereen, die kan tellen de hele wereld bellen. Wanneer worden de boekhoudpakketten als Snelstart, Exact, Yuki etc. nu met elkaar gekoppeld zonder interventie van een derde commerciële netbeheerder?

In verschillende cloudpakketten krijgt de accountant via een cockpit een totaal beeld over alle administraties. Welke administraties zijn wel en niet geboekt? Waar wijken de cijfers af en is aandacht nodig. Vergelijk het met een intensive care afdeling van een ziekenhuis. Een verpleger monitort vanaf afstand de toestand van meerdere patiënten tegelijk op verschillende locaties.

Tsja als deze laatste ontwikkelingen doorzetten wat is dan nog het nut van een losse portal? Het koppelen van de verschillende applicaties of een single sign-on bieden voor de "luie" client. Welnu het zal de client worst met welke app hij inlogt. Veelal kan hij met een of twee applicaties goed uit de voeten. Zeker als hij verneemt dat dit geen extra kosten met zich meebrengt en extra functionaliteit biedt. En het accountantskantoor gaat ook op termijn voor kostenbesparing als de webportals in zijn online standaardsoftware worden meegeleverd.

De huidige webportals leveren nu onvoldoende toegevoegde waarde. De functionele voordelen verdwijnen als sneeuw voor de zon. Ze hebben een gouden kans laten liggen om als hub te fungeren tussen de administraties. Ze hadden de brug kunnen zijn voor de spreiding van facturen. Immers veel clienten waren al online middels een portal door hun accountant aan elkaar verbonden. En als die kantoren door de portal aan elkaar werden verbonden ontstond er vanzelf de gewenste hub. In een klap was er een groot netwerk van verbonden ondernemingen ontstaan die elkaar factureren hadden kunnen zenden. Maar helaas..

Nee deze proactieve accountant gaat dus niet op reis naar het sponsor-event. Dat doet alleen de puntenshopper die gratis PE punten sprokkelt.

Tel. 020-4820612
www.panalitix.nl 

www.proactiveaccountants.nl