Tijdens de roadshow Firm of Now van Rob Nixon legde hij uit hoe de prestaties van een accountantskantoor kan worden verbeterd.
De focus ligt op drie aandachtsgebieden:A Verbeter de winstgevendheidB Benut de huidige capaciteit beterC Realiseer groei
Voor veel kantoren is nog veel winst te behalen door een andere aanpak en niet direct door meer cliënten te scoren. Maar een ding is duidelijk: “If you always do what have done, you always get what you get.”. Het begint dus met de ambitie iets te willen bereiken. In dit blog richt ik mij op het eerste aspect, de verbetering van de winstgevendheid.

A 1 Prijs voorafOp basis van ervaring weet u wat een job waard is. Prijs daarom het werk vooraf en communiceer dit naar de klant. Dat heet FATSOEN. Stuur de klant een email of brief waarin u vertelt wat te gaan doen en wat het kost. En laat de klant hier voor tekenen. Als de aard van de werkzaamheden verandert koppel dit dan direct terug. Als u het werk vooraf prijst en op tijd levert associeert de client dit dat u super efficiënt bent. Ieder project, ongeacht de grootte moet vooraf geprijsd worden.

A2 Onderhanden werk en debiteurenOnderhandenwerk (OHW) is de voorraad van een accountantskantoor. Iedere accountant adviseert klanten om zijn voorraad zo laag mogelijk te houden ter verbetering van de liquiditeiten. Waarom adviseert u dit wel uw klanten maar besteedt u daar zelf zo weinig aandacht aan? Er is geen verschil met uw kantoor. Uw voorraad moet minimaal iedere maand gefactureerd worden. Als u VOORAF factureert, vraag dan ook een (deel)betaling vooraf. Dat helpt u uw OHW te verlagen!

Waarom starten kantoren met het jaarwerk, en gedurende de job steeds om ontbrekende informatie vragen. Geen wonder dat de doorlooptijd dan 60 dagen of meer bedraagt. Aan het eind van de maand zenden zij een factuur die 30 of 60 dagen later betaald wordt. Dat betekent een proces van begin tot eind van 120 dagen (lock-up days)! Dat is niet normaal. U moet wel de salarissen, huur en verzekeringen etc. betalen gedurende die periode. Door uw slechte management verschaft u uw cliënten wel GRATIS KREDIET net als een bank!

A 3 Bij en afschrijvingenEen gemiddeld kantoor schrijft alleen uren af. Dat wil zeggen u factureert niet alle uren uit. Dit is feitelijk een korting voor de facturatie. Stel dat u dit in de administratie van uw client aantreft. Wat adviseert u dan? DOE ER IETS AAN dit is verspilling. Prijs de opdracht vooraf, budgeteer de uren en werkt zo efficiënt mogelijk. Op deze manier worden bijschrijvingen gerealiseerd. Dat is dus iets anders dan met een vork schrijven!

A4 Service mixVrijwel alle kantoren hanteren werkprogramma’s voor het samenstellen. Maar waarom niet bij advieswerkzaamheden? Als de diensten als producten zijn verpakt gaat de verkoop makkelijker. En verkopen is geen vies woord mits die diensten worden verkocht die een client nodig heeft. Het mes snijdt aan twee kanten. De cliënten krijgen proactief diensten aangemeten en het kantoor verbetert zijn omzet. Maar omdat te realiseren moet u wel al uw diensten in kaart brengen en wie wat afneemt. Doet u dat in een MATRIX , dan valt direct op welke cliënten onderbediend worden. Bied u wel de dienst aan maar nemen ze af, is dat geen schande. Wel cliënten de nodige zorg en aandacht onthouden.

A 5 Value PricingEen vaste prijsopgaaf vooraf geven is geen VALUE PRICING. Value pricing is prijsbepaling op basis van de toegevoegde waarde als gevolg van de dienst. Als een accountant 100.000 euro belasting kan besparen en dat is vooraf bekend, wat is er dan fout om een honorarium van 10.000 euro te vragen? Een verhouding 10:1 is voor iedereen acceptabel. En als er geen er besparing te realiseren is zet het af tegen de kosten. Bijvoorbeeld de boete voor het niet doen van aangifte VPB. Of anders hoe lang zou een klant er zelf over doen. Van declaratie per uur wordt een accountant niet beter van. Zie mijn eerdere serie over value pricing.

A 6 Productiviteit / gemiddelde omzet per uur GOPUTraditionele kantoren zijn teveel gericht op gedeclareerde uren als maatstaf voor productiviteit. En dit is FOUT als hier de nadruk op ligt. Dit betekent dat hoe hoger de productiviteit des te langzamer het werk gaat. Gemiddelde omzet per uur zou juist moeten toenemen. Het is de uitkomst van hoeveel er gefactureerd wordt en hoe efficiënt een kantoor is. Een kantoor dat productiviteit van 75% realiseert presteert goed en de doelstelling moet zijn een GOPU van minimaal 200 euro per uur. Let wel dat is dus niet het commerciële uurtarief. Want met Value Pricing wordt dat niet gehanteerd,

A 8 Training en ontwikkelingDe beroepsorganisatie vereist 40 studie uren per jaar voor vaktechniek maar niets voor persoonlijke ontwikkeling. Dat is vreemd. Hiermee creëer u alleen vaktechnische idioten zonder verbetering van de persoonlijke of ondernemers vaardigheden. Investeer sterk in EDUCATIE en opleiding van niet alleen vaktechniek. Het kantoor en client worden hier beter van.

A 9 Classificatie / SelectieEr zijn genoeg klanten waar een kantoor uit kan kiezen. Waarom alle klanten accepteren die zich aandienen? Een kantoor is geen charitatieve instelling maar een op commerciële onderneming. Weet wat voor kantoor u wilt en wees meedogenloos. Met die instelling dat u selecteert wijzigt de samenstelling van de cliëntenportefeuille. Als u cliënten in deelt in A tot en met E weet u wie aandacht verdient. Doorgaans zijn D en E cliënten die als vampiers de tijd vragen van de rest. Neem daarom afscheid van E (exit) en D (delete) cliënten.

A 10 KlantenserviceService is bij veel kantoren vaak ver te zoeken. Hoe is het bij uw kantoor? Reageert u snel op belletjes, email. Geeft u toelichting op uw werk, organiseert u events, onderwijst u uw klanten, faciliteert u het gebruik van moderne technologie of biedt u aanvullende diensten etc. Geef uw medewerkers voorbeelden van klantenservice. Neem grote succesvolle bedrijven uit andere branches als voorbeeld en onderscheid u met afwijkende aanpak van andere kantoren. Helaas kenmerkt de accountantsbranche zich door uniforme saaiheid.

A 11 Communicatie procesDoorgaans gaat een kantoor aan de slag voor het jaar of periode werk wanneer de client op stoep staat met zijn administratie. Het is hollen of stilstaan. Hoeveel kantoren maken een planning en bericht client wanneer het werk voor client gepland staat en zit ze achterna om alles op tijd binnen te krijgen. En als alles binnen is wat het jaarwerk gaat kosten en bevestigt dit middels een opdrachtbevestiging en geeft direct aan wanneer het uiterlijk opgeleverd en besproken gaat worden? Een gestructureerd communicatie proces daar heeft zowel de organisatie als de client belang bij.