Eerder schreef ik over Rob Nixon’s tour de Firm of Now. Hierin kwamen aanbod 11 strategieën om de winstgevendheid van een kantoor te verbeteren. Nu volgen 8 ideeën om de capaciteit te verbeteren.
B 1 Beleid en procesIedere vennoot moet realiseren dat het ZIJN zaak is, niet die van het personeel of client. Het is zijn naam op de gevel, zijn verplichtingen en zorgen. De vennoot draagt de risico’s. Dat betekent dat hij ook de regels mag opstellen. Dus als het beleid is vooraf betalen ga daar dan ook voor. Als gekozen is om pas met het werk te beginnen als alle informatie binnen is doen dat dan ook. U bepaalt de regels in uw eigen huis. Als uw gemiddelde lockup time (=doorlooptijd + debiteurendagen) 120 dagen bedraagt kunt u daar niet tevreden overzijn en dient u het heft in eigen handen te nemen. Dat begint met goed debiteurenbeleid, sneller factureren en produceren.
B 2 Workflow managementSommige accountants vinden het lekker om de gehele dag achter een scherm een spreadsheets te maken. Maar vraagt u zich wel eens af wat ze werkelijk doen? Het is eenvoudig om u achter 2 of 3 schermen te verstoppen. Maar het is niet eenvoudig om achter een scherm of whiteboard te verschuilen waarop de bestede tijd en open jobs staan. Een visueel management systeem bevordert de motivatie, verantwoordelijkheid en transparantie. Een goed whiteboard omvat 3 zelf opgestelde deadlines; opleverdatum, maximum uren en 10 dagen doorloop belofte. Iedere dag dat het werk vordert, worden de uren vermeld op het bord met hoeveel tijd nog te gaan. U kunt zien hoeveel werk open staat en of het volgens planning verloopt. Het doel is al het werk binnen 10 dagen af te werken en dan nog tijd te besparen. Als het werk is afgerond dan in het dossier registeren binnen hoeveel uur het verricht is. Op die manier stelt u al de uitdaging voor volgend jaar!

B 3 Efficiency modelMeeste accountants zijn te technisch bezig. Is het echt nodig om een 20 pagina’s omvattende checklist of werkprogramma in te vullen? Als een accountant gericht is op tijdschrijven, dan is het logisch om zoveel tijd hieraan te besteden. Maar dat is niet in belang van de client. Zij draaien hiervoor op. Nogmaals prijs de job vooraf en probeer tijdverlies te voorkomen door geen onnodige dingen te doen. Hanteer het 18 staps workflow waar ik eerder over schreef in mijn blog.

B 4/5 Cloud Toepassingen voor kantoor en clientAlles moet digitaal, niets meer op papier. Alle softwaresystemen moeten in de cloud. Hedendaagse technologie maakt het mogelijk om alles met een mobiele device te benaderen. Hoe goed functioneert uw systeem? Goed gereedschap is het halve werk. Toch zijn er nog kantoren die DOS programma’s gebruiken. Ja echt die bestaan. Penny wise pound foolish. En dat geldt niet alleen voor uw kantoor. Maar stimuleer ook dat de administraties can uw cliënten voor uw toegankelijk zijn via de cloud. Dat stelt u instaat om met hen samen te werken uw systemen bijvoorbeeld een dashboard te koppelen zodat u vanaf afstand hun performance kunt monitoren en te adviseren of te coachen naar betere prestaties.

B 6 Team prestatieHet is simpel te zien hoe een goed team binnen een kantoor presteert. Kijk naar de opbrengst per full time medewerker (FTE). Dat is een maatstaf voor het gehele team inclusief de administratieve medewerkers en vennoten. Meeste kantoren halen een opbrengst per uur tussen 50 en 75 euro. per uur. En dat is erg laag. Een gemiddeld werkplaats tarief bij uw autodealer is hoger! Met de juiste leiding, personeel samenstelling, methode, prijsbeleid, diensten, efficiency en cliënten kan dit veel hoger zijn, bijvoorbeeld 150 of 200 euro per uur. Ik daag u uit uit te rekenen wat uw gemiddelde opbrengst per uur (GOPU) is. Zit u onder het gemiddelde dan is er nog veel winst te behalen!

B 7 Administration teamBij de meeste kantoren bedraagt de administratie c.q. overhead zo’n 10-15% van het personeelsbestand. De meeste vennoten zijn van mening dat zolang personeel niet declarabel zijn zij alleen en kostenpost zijn en niet waardevol zijn. Maar onderzoek door Proactive Accountants Network toont aan dat accountants zelf ongeveer 20% aan administratieve taken besteden. Stel meer administrateurs of beter gezegd Client Service Coördinators (CSC), aan en delegeer die taken aan hen, zodat accountants zelf meer tijd krijgen. Op deze wijze kunt u meer doen tegen lagere kosten. De meest winstgevende kantoren hebben een administratieve staf van 30-40% van het personeelsbestand. Onderzoek door Proactive Accountants toont aan dat optimaal 1 CSC maximaal 5 accountants of teams bedient

B 8 People mix Een bekende uitspraak is “de juiste man op de juiste plaats”. En niet is minder waar. Er zijn honderden goed geschoolde mensen die u kunt gebruiken, alleen die werken momenteel niet voor u. Des te beter het personeel des te beter het voor het onderneming is. Accepteer niet jan en alleman, bouw een “A team”. Verwijder de storende factoren binnen uw team. Zij werken als magneet voor andere slechte individuen. Geef iedereen een kans zich te beteren door middel van coaching. Afscheidnemen kan altijd nog als zij zich aanpassen of ontwikkelen. “Hire slowly but fire quickly”.

De meeste accountantskantoren worden gerund door eenpitters, en doen te veel dingen zelf. Bedenk goed “If you ain’t have a personal assistent (PA), you are a PA”. Maar ook vennoten kunnen het niet laten te veel uitvoerend werk op zich te nemen, zij moeten juist acquireren, personeel inspireren en leiden. Ervaring uit Australië toont aan dat een vennoot maximaal 13 personen kan aansturen.