PANklare blogs over accountancy

22. jun, 2017

In mijn vorige blog behandelde ik vooral de veranderingen in accountancy maar dat is slechts een gedeelte van de digitale disruptie. Nieuwe technologie raakt iedere aspect van het bedrijfsleven variërend van productie tot dienstverlening. Geen enkele organisatie zal geen gevolgen merken. Ondernemers en medewerkers zullen nieuwe technologie zowel op het werk als ook thuis inzetten. Zij verwachten hetzelfde niveau van automatisering en gemak zoals in hun prive ook in hun zakelijke leven. Bijvoorbeeld in het voeren van administraties. De druk tot verandering komt dus niet alleen vanuit accountancy. Het heeft invloed op iedereen, ook op uw clienten. Negeren en stilstaan is geen optie.

Verschillende kantoren hebben verschillende eisen afhankelijk van hun omgeving en clienten. Maar gelukkig zijn dezelfde regels op alle kantoren van toepassing als ze willen blijven concurreren in accountancy. Ik noem een paar voorwaarden:

1. Volledig cloud-based systemen

Het is verstandig om alle systemen te verhuizen naar de cloud. Dat omvat gegevensopslag, software en communicatie. Er zijn zoveel voordelen om dit te doen. Alles veilig online betekent dat de IT kosten dalen, geen zorgen over backups en upgrades. Maar het allerbelangrijkste het gehele kantoor heeft overal en altijd toegang tot uw systemen.

2. Sterke samenwerking met clienten en intern in kantoor.

Communicatie is de basis voor succesvol ondernemen. Des te meer u communiceert met uw clienten des te beter u instaat bent om hun behoeften en wensen in kaart te brengen. Dit helpt u om te bepalen met welke diensten u hen kunt helpen. Goede interne communicatie helpt u nieuwe kansen te vinden om te groeien.

3. Up to date client relatie management (CRM)

In tegenstelling tot traditionele kantoren, leggen moderne accountantskantoren systematisch alle communicatie en de behoeften, wensen van hun clienten vast. Ze spelen hierop in door diensten en adviezen te ontwikkelen die op doelgroepen van toepassing is. Dit vergroot hun toegevoegde waarde en maakt het mogelijk om hun honorarium te vergroten door een advies meerdere malen te verkopen.

4. Een adviesmodel

Moderne kantoren kenmerken zich door het jaarwerk en aangiften te verkopen als bijproducten van hun adviesdiensten. Nieuwe software automatiseert de boekhouding. De nadruk ligt op de  verkoop van kennis in plaats van tijd voor een commodity als jaarwerk.

5. Actieve marketing

In plaats van contacten leggen tijdens lokale netwerk bijeenkomsten promoten moderne kantoren hun diensten actief door middel van marketing met behulp van social media. Ook hebben ze een dynamische en content rijke websites. U moet daar zijn waar uw (toekomstige) clienten zijn. En die vind u steeds meer op het internet. 

Eenmaal de transitie te hebben gemaakt naar een modern kantoor zijn de voordelen legio. Ik noem drie grote voordelen:

1. Verhoogde productiviteit

Web based kantoren verrichten meer werk dan traditionele kantoren. Door meer geautomatiseerd werk kan werk dat voorheen dagen of weken duurde nu in een paar uur gedaan worden.

2. Meer clienten

Door tijdbesparing op het basis werk voor uw bestaande werken heeft u meer tijd over voor nieuwe clienten. Ook heeft u nu de beschikking over nieuwe marketing tools om eenvoudiger nieuwe clienten binnen te halen dan voorheen.

3. Meer waardevolle diensten

In plaats de basis administratieve diensten te leveren kunt u nu meer waardevolle (advies) diensten leveren. Dit genereert doorlopende omzetstromen. Het is bovendien uitdagend en gevarieerd werk.

In het kort, moderne accountancy verbetert de efficiency van uw kantoor en maakt u meer attent op nieuwe omzet kansen. Het verschaft u betere communicatie en samenwerking met uw clienten. Het haalt het maximum uit uw kantoor. Eerder beschreef ik de verschillende fasen en doelen om een innovatief kantoor te worden. Maar hoe bereikt u die doelen? Niemand hoeft u natuurlijk te vertellen hoe u uw kantoor als onderneming moet drijven. Maar hier volgen een paar praktische ideeën.

1. Doe onderzoek

Onderzoek de ontwikkelingen in accountancy. Bezoek websites en lees publicaties zoals accountancyvanmorgen.nl , accountantweek.nl , accountant.nl . Kijk ook een over de grens en kijk hoe het daar gaat b.v. accountingweb.com en panalitix.com . Bezoek conferenties, webinars en leer alles over innovatie in accountancy.

2. Betrek uw personeel en clienten

Verandering is makkelijk als u medewerking heeft van uw personeel en clienten. Benader eerst uw clienten die geïnteresseerd zijn in technologische ontwikkelingen en nieuwe diensten. Stel een “technologie team” samen uit diverse geledingen uit uw organisatie en zorg dat een iemand de leiding heeft. Identificeer inefficiënties in uw workflow en betrek uw clienten hierin in. Schroom niet om een extern advies in te roepen.

3. Implementeer cloud software

Veel accountancy werk kan worden geautomatiseerd, een mooie kans. Het is geen tovenarij denk aan bijvoorbeeld internet-boekhouden. Het houdt enkel in dat gegevens in de cloud worden opgeslagen. Het vereenvoudigd de workflow en betekent dat data veilig in de cloud toegankelijk is. Bekijk cloud toepassingen (boekhouding, fiscaal en jaarrekening software) en kies datgene wat het beste bij u past. 

4. Kies selectief de eerste clienten voor uw veranderende aanpak

Start met die clienten die de voordelen van uw nieuwe technologie snappen. Dat zijn doorgaans de jongere generatie en meestal met minder dan 10 personeelsleden. Ook zakelijke dienstverlening, creatieve beroepen en online bedrijven staan open voor verandering. Begin niet direct met clienten met een grote voorraadadministraties, hoge transactie volumes of complexe software koppelingen. Benader die op een later tijdstip. 

5. Neem indien noodzakelijk afscheid van niet winstgevende clienten

Die clienten die niet mee willen in het nieuwe online werken, dient u mogelijk af van te nemen. Deze clienten vragen meer tijd en zijn daarom minder winstgevend. Voordat u afscheid neemt dient u ze duidelijk te informeren over de moderne aanpak. Vaak zien ze na een goed uitleg wel de voordelen.

6. Benader nieuwe innovatieve clienten

Wanneer u eenmaal voor innovatie aanpak gekozen hebt wilt u ook innovatieve clienten. U kunt deze verkrijgen door gebruik te maken van goede social media communicatie en uw website. Het helpt ook om u te richten op bepaalde branches waarin u gespecialiseerd bent. Maar vergeet vooral niet om bestaande netwerk en clienten te gebruiken voor referenties. De simpelste weg is gewoon om ze te vragen. Ook een mogelijkheid is om uw leveranciers en relaties hierin te betrekken.

Niemand zegt dat verandering eenvoudig is. Maar voor de accountancy branche is het  onvermijdelijk. De markt verandert zo snel dat het aanpassen en overleven is of u doet het  niet en eindigt als V&D. Maar gaat niet alleen om stilstand is achteruitgang. Als u eenmaal het veranderingsproces heeft ingezet dan realiseert u:

  • meer clienten
  • verkrijgt u interessanter werk
  • hogere efficiency
  • Declareert u hoger
  • Verdient u meer

En bovendien overleeft u de digitale disruptie. De keus is aan u.

Tel. 020-4820612

www.panalitix.nl

15. jun, 2017

In alles wat we doen, geloven wij dat wij de financiële positie van onze clienten kunnen verbeteren

12. jun, 2017

Afgelopen weken was ik op "inspiratie" tour in Nederland. Opvallend is dat je bij verschillende bijeenkomsten van NBA en SRA steeds dezelfde narcistische sprekers tegenkomt. Ze prediken een (doem-) scenario van technologische ontwikkelingen maar komen niet met een toekomst visie. Niet gehinderd door enige schroom zijn ze niet beroerd om de genodigden naar hun mening te vragen wat te doen. En dan zijn er altijd alpha mannetjes in een zaal die dan bereid zijn hun "visie" te geven die hun welgezind is. De "flying monkeys" van The Wizard of Oz is er niets bij. Zoveel deskundigen en zoveel meningen maar bijna allemaal visieloos. Een spreker refereerde zelfs naar een blauwdruk 2010 voor inspiratie. Een 7 jaar oud rapport! Maar het kan nog bonter getuige de volgende opmerkelijke uitspraken: De MKB accountant bestaat niet, het werk komt vanzelf naar u toe, je moet de advieskosten niet op accountantskosten boeken, wij adviseren nu meer sinds we ons personeel beter geinstrueerd hebben om de juiste advies uurcode te gebruiken etc. Slechts een sympathieke spreker kwam met een eigenzinnige visie: "We zijn toegewijd aan maar één doel: het bijstaan van de MKB­ondernemer!". Wellicht vraagt het om enige nuance maar ik sta hier niet on-afwijzend tegenover, wat u niet zou verbazen gezien mijn eerdere blogs. Een ding is duidelijk de beroepsgroep worstelt met een visie. En dat is opvallend want in het buitenland is er voldoende literaire inspiratie te vinden. Ik noem slechts drie boeken: 

  • The firm of the future, Paul Dunn & Ron Baker
  • The end of accounting, Baruch Lev & Feng Gu
  • The perfect firm, Rob Nixon

Deze boeken zijn unaniem van mening dat het accountantsberoep snel verandert en dat niet alle kantoren het kunnen bijhouden. Kantoren van groot tot klein zullen allemaal de gevolgen van internet en ICT ervaren. Routinematige handelingen door accountants zullen allemaal geautomatiseerd worden en is data ontsloten via de cloud. Helaas betekent dit dat tijdbesparing leidt tot omzetdaling bij voorzetting van uurtje-factuurtje.  Maar wat blijkt veel kantoren realiseren zich dit nog niet. Tijdens mijn presentatie op 1 juni op de relatiedag van Unidis was 80% niet doordrongen van deze stelling! Maar gelukkig nieuwe technologie betekent ook dat nieuwe diensten kunnen worden aangeboden en dit genereert weer werk en dus omzet. De verandering betekent zowel een kans als een risico. Kantoren die zich niet weten aan te passen zullen een dalende omzet op het gebied van traditionele dienstverlening ervaren. Maar zij die zich weten aan te passen kenmerken zich door:

  • efficiënter werken
  • meer clienten te bedienen
  • duurdere en meer toegevoegde waarde diensten te leveren

Dit alles resulteert vanzelf in meer omzet. Maar dit klinkt eenvoudiger dan het is. Want de veranderingsgezinde kantoren zijn zoekende hoe dit realiseren. Ik twee blogs beschrijf ik de transitie van een traditioneel naar een modern kantoor. Hopelijk helpt het u met de bepaling waar u nu staat en waar u naartoe moet. 

Nog niet zo lang geleden, was het accountancy werk simpel: boekhouden en jaarlijks rapporteren. Clienten vertrouwden op accountants dat zij dit konden doen. Accountants ware de stereo- type boekhouder en rekenmeester. Alle diensten ware gebaseerd op uurtje-factuurtje. Maar vandaag de dag is alles in de cloud mogelijk. Dit betekent dat rapportage en zelfs administraties geautomatiseerd kunnen worden. Het goede nieuws is dat dit kansen biedt voor hoger geprijsde adviesdiensten. Simpel weg omdat dit meer toegevoegde waarde levert. Als uw kantoor zich nog niet hier op aangepast heeft, geen paniek. U dient slechts drie fasen te doorlopen en met goede wil en inzet kunt u de verandering starten.

 Fase 1: statisch en traditioneel

Kantoren met een lange historie zijn niet zo veranderingsgezind. Hoe komt dat?:

  • ingesleten werkwijze en workflow
  • desktop computers waar oudere software op draait
  • een verdienmodel gebaseerd op uurtje-factuurtje
  • culturele weerstand

Dit soort kantoren hechten te lang aan oude offline software en werkwijze. Dat geeft problemen wanneer een update onvermijdelijk is. Dit kan leiden tot een serieuze disruptie in de branche. Als dit uw kantoor is kan u de volgende actie ondernemen:

  • bespreek met de leiding van het kantoor de voordelen van de nieuwe technologie
  • verspreid artikelen, boeken of attendeer ze op blogs over de veranderingen in accountancy ( bijvoorbeeld mijn blogs en boek)
  • becijfer de besparingen of winst bij toepassing nieuwe toepassingen

Het grootste gedeelte van de kantoren vallen nog in deze categorie. Op de vraag hoeveel kantoren hanteren uurtje factuurtje regaeerde weer 80% op de relatiedag. Ondanks mijn presentatie en publicaties zal dit bij de vergrijsde kantoorleiding niet leiden tot een nieuwe aanpak tot ze uiteindelijk met pensioen gaan. Zij zijn de gedachte aangegaan dat het hun tijd wel uitzingt. Maar de meeste kantoren weten dat een verandering onvermijdelijk is als zij willen overleven.

Fase 2 : Verandering ingezet

Gelukkig zijn er enkele kantoren die de volgende stap hebben gezet. Zij hebben onderzoek gedaan en ontdekt dat er zon schijnt achter de internet cloud. Zij kenmerken zich door:

  • Implementatie cloud-based software, doch behouden sommige server based toepassingen
  • acceptatie nieuwe technologie toepassingen en ook hun clienten vragen er naar
  • veranderingen worden door gevoerd maar nog niet overal
  • verschillende verdienmodellen worden gevoerd afhankelijk van het dienstenpakket

Als uw kantoor in deze fase zit, bent u op de juiste weg. U kunt een bijdrage leveren door:

  • stimuleer cloud software gebruik, maakt data toegankelijker
  • bevorder productiviteit en ideeën te verbetering van efficiency
  • benut office tools als office 360, icloud, google docs etc.
  • experimenteert met vaste prijzen

Dit is een belangrijke fase maar er is nog een stap te gaan.

Fase 3 : Ontwikkelde accountantskantoren

Kantoren in deze fase hebben internet boekhouden en andere cloud toepassingen volledig omarmt. Zij weten als een modern kantoor hier iedere dag de voordelen van te benutten. Zij kenmerken zich door:

  • een vennoot die verantwoordelijk is voor ICT en toegewijd personeel
  • volledig cloud client en kantoor administratie
  • toegankelijk van applicaties ongeacht welke device: PC, Mac, tablet of smartphones
  • toepassing alleen value based pricing 
  • nieuwe KPI's die kantoor performance monitort

Dit is een proactief kantoor die samenwerkt en betrokken is met het reilen en zeilen van een client. In het komende blog vertel ik waarom dit zo belangrijk is.

Tel. 020-4820612

www.panalitix.nl

7. jun, 2017

Rob Nixon, accountancy visionair, heeft een nieuw boek geschreven The Perfect Firm. Hierin beschrijft hij hoe het accountantskantoor zich kan ontwikkelen in een sterk veranderende maatschappij. Hij geeft aan hoe u een concurrentie voordeel kunt behalen op de 'old school' kantoren die niet innoveren en nieuwe technologie toepassen. 

Het boek behandelt 5 onderwerpen:

  1. Helpt u een disruptieve speler te worden
  2. Helpt u een onderneming te runnen in plaats van alleen beroepsuitoefening
  3. Toont hoe u winstgevende adviesdiensten kunt aanbieden
  4. Bouwt aan een evenwichtige tijdbesteding tussen werk en vrije tijd
  5. Vertelt u hoe uw kantoor groeit

De inspiratie voor boek komt door een ontmoeting die Rob had met een succesvolle Australische accountant die hem vertelde dat hij zijn kantoor ging verlaten door onenigheid met mede partners. In een onderonsje met Rob vroeg hij zijn mentor "Hoe ziet het perfect kantoor eruit?". Op dat moment realiseerde Rob zich, dat in de 23 jaar dat hij accountants adviseert, dat niemand dit ooit gevraagd heeft. Dat leidde ertoe dat Rob hier een artikel over zou schrijven. Dit artikel kunt u hier lezen. klik hier voorde link Zoals u kunt lezen is dit een uitgebreid epistel geworden. Het motiveerde hem om hier verder mee te gaan en een baanbrekend dik boek te schrijven die de komende 10 jaar als inspiratie zou dienen voor kantoren. Vandaar de titel van het boek The perfect accounting firm. 

Nu hebben accountants een voorliefde om alles in cijfers uit te drukken. En vraagt u zich af hoe ziet het perfect kantoor uitgedrukt in cijfers? Maar het mag duidelijk zijn dat dit niet harde getallen zijn. Vandaar dat Rob met een 5 stappenplan komt. Hier een korte samenvatting tot het perfecte kantoor die zowel aandacht vragen voor tactische en "mindset" strategie:

1. Stuur uw kantoor als een onderneming en niet alleen als beroepspraktijk:

  • U werkt om te leven maar leeft niet om te werken.
  • Stel u de volgende vragen: 
  1. Hoe wilt u dat uw onderneming eruit ziet?
  2. Wat voor type klanten wil ik bedienen?
  3. Met wat voor type klanten kan ik samenwerken? 

2. U moet weten wat uw financiële parameters zijn:

  • Welke omzet, winst, inkomen etc. wilt u bereiken?
  • Heeft u een beeld van het gewenste partnersalaris, beschrijf uw visie.

3. Welke diensten wilt u aanbieden? 

  • De overheid, beroepsorganisatie vertelt niet dat u uw diensten dient te beperken tot belasting aangiften, jaarrekeningen en administraties. 
  • Rob ontmoette een kantoor die diensten van een kantoor wilde uitbreiden met juridische die diensten in de vorm van een advocatenkantoor. 
  • Andere kantoren stellen nieuwe technische medewerkers aan voor data analyse.
  • Een kantoor biedt een minimum diensten pakket aan dat iedere klant moet afnemen. Bij aanvang hadden zij 256 clienten. Na de invoering verloren zij 130 klanten. Maar de uitkomsten waren ongelofelijk. De resterende 126 klanten realiseerden wel € 26.000 winst per client. Nu hebben ze 2x zoveel tijd zonder omzetverlies.  

4. Bouw uw cultuur die bijdraagt aan uw groeidoelstellingen:

  • Met welke mensen wilt u uw toekomst aspiraties realiseren?
  • Onthoud dat u eigenaar en leiding bent van uw kantoor, met andere woorden uw dictatuur. U bepaalt uw regels en definieert de cultuur die u wenst.
  • Rob heeft ook een periode door gemaakt dat medewerkers zijn organisatie verlieten. De schuld gaf hij niet aan andere. Het lag bij hem zelf en was de aanleiding om te bouwen aan een uitdagende bedrijfscultuur die zowel zijn personeel en clienten aanspreekt. 

5. Onthoud een ding: Clienten komen altijd als ...... LAATSTE! 

  • De behoeften van uw client komen niet voorop. U vindt de client die aan uw behoeften voldoet!
  • Vind de clienten die geloven in waarin u gelooft. Dat geldt ook voor medewerkers. U bepaalt uw regels.

Met andere woorden u bouwt uw onderneming geheel volgens uw blauwdruk en niet op goed geluk of op basis van een verouderde visie. Veel kantoren besturen een kantoor vanachter het bureau op goed geluk. Ze doen maar wat zonder enige visie. Maar vaak weten ze dat ze clienten hebben waar ze afscheid van zouden moeten nemen. Maar ze hebben niet het lef om maar afscheid van te nemen. Ze werken op de autopilot en dat is gevaarlijk. Dat weet de luchtvaart al jaren. Helaas de autoindustrie nog niet. Het probleem is dat kantoren niet actief op zoek zijn naar nieuwe clienten. Het accountantsberoep verkrijgt doorgaans leads vanuit de samenstel en aangifte praktijk. Vergelijk dat eens met consultants en advocatuur die veel meer project georiënteerd zijn. Veel kantoren zijn nog steeds van mening dat zolang ze goed kwalitatief werk verrichten dat clienten dan vanzelf klant blijven. Maar dat is allang niet meer vanzelfsprekend!

De financiële intimiteit tussen accountant en client vormt eerder een hindernis om over te stappen dan de mate van ontevredenheid over de huidige dienstverlening. Een client wilt namelijk niet steeds een ander accountant uit leggen wat bij ze speelt. Vandaar dat ze vaak blijven. Dit is een groot voordeel voor een kantoor maar ook een risico voor zelfgenoegzaamheid. 

U dient nu te starten met veranderingen omdat in de komende 5 jaar accountancy ingrijpend zal veranderen. De gemiddelde vennoot is 52,5 jaar. Het beroep vergrijst. Dat betekent dat deze accountants vanzelf "uitsterven" en een nieuwe generatie zich aandient. Het is dus tijd om aandacht te besteden aan de toekomstige strategie van uw kantoor. 

Waar begint u? Weet u de financiële doelen van uw clienten? En als u de doelstellingen kent, bent u instaat om toegevoegde waarde te leveren. Wees proactief en wacht niet tot u overbodig bent.  Bedenk goed dat het perfecte kantoor staat en valt met de toegevoegde waarde die het voor de clienten realiseert. Des te meer waarde u creëert des te meer kans u hebt dat de komende veranderingen te overleven. 

Het boek The Perfect Firm is verkrijgbaar in mijn webshop. 

Tel. 020-4820612

www.panalitix.nl