PANklare blogs over accountancy

4. sep, 2017
28. aug, 2017

Accountancy adviesdiensten hoeven niet complex te zijn. Voor clienten en accountants heeft het een andere betekenis. Accountants denken al snel aan financiële of taxplanning, bedrijfsherstructurering. Maar denk eerder aan eenvoudige en laagdrempelige diensten waar een MKB client sneller mee geholpen is. Dit betreft het tweede service niveau: prestatie advisering.

Australisch onderzoek toont aan dat 65% van de MKB ondernemers failliet gaan door financieel mismanagement en gebrek aan inzicht in kasstromen. Wat voor accountants gesneden koek is, is voor meeste ondernemers een “eye-opener”. Vaak ontbreekt het ondernemers aan cijfermatige en analytische vaardigheden. Juist hierin schuilt de kracht van accountants. U kunt uw clienten helpen door ze een dashboard te bieden waardoor u ze inzage geeft in hun cijfers en verrichtingen.

Wellicht geeft u uw cliënten adviezen. Denk aan de adhoc telefoontjes en mailtjes. Vaak factureert u ze niet omdat het te versnipperd is. Maar door de introductie van een simpel dashboard kunt u deze diensten betaald uitbreiden. Grafische presentatie van de behaalde resultaten geven meer inzichten. Trends in omzet, uitgaven ontwikkelingen worden sneller zichtbaar waardoor clienten betere beslissingen kunnen worden.

Met een dashboard bedoel ik niet alleen een balans en resultatenrekening. Deze zijn namelijk geen prestatie indicatoren of rapportcijfers van de onderneming. Een dashboard moet aangekleed worden met relevante KPI’s (Kritische Succes Factoren). Deze worden gepresenteerd in vergelijking met voorgaande periodes en gewenste uitkomsten.  

“If you don’t measure it, you can’t manage it. And if you can’t manage it you can’t improve it”. Is een bekende uitdrukking in management accounting. Daarom heeft Panalitix de groeiformule en een dashboard Panalytics bedacht, met daarin niet alleen KPIs maar ook 320 samenhangende acties om de resultaten te verbeteren. Voor accountants zelfs 15 KPIs in een dashboard Proactive Succes System met 360 activiteiten!

Dashboard prestatie advisering is een logische aanvulling op uw werk dat u al voor uw clienten doet, namelijk rapporteren. Door tijdige rapportage hebben ondernemers inzicht in hun cijfers en kunnen financieel onderbouwde beslissingen nemen. Dat verschaft ze zekerheid en vertrouwen. En door vroegtijdig, lees proactief, patronen te ontdekken, kansen zien, problemen voorkomen en hier tijdig met uw clienten over spreken, kunt uw adviesdiensten aanbieden. 

Het inrichtingen van een dashboard is simpel met de juiste software. Er zijn diverse online dashboards op de markt die zonder programmeerkennis geïmplementeerd kunnen worden. Het vereist wel dat u gebruikt maakt van online boekhoudpakketten waardoor data uit de administratie wordt ontsloten. 

Start met een standaard sjabloon in uw dashboard die bruikbaar is voor veel clienten. Hiermee maakt uw advies schaalbaar. Bovendien zorgt het voor voor uniformiteit in uw rapportages ongeacht het boekhoudpakket dat u gebruikt. En afhankelijk van de vraag en het budget van uw client kunt u aansluitend een maatwerk dashboard ontwikkelen. Mocht u veel eisende clienten hebben en uw technische kennis is toereikend kunt u een complexere toepassing als Microsoft Power BI overwegen. Deze apps ontsluiten meer variabelen uit de administraties en bieden de mogelijkheid meer gedetailleerde dashboards te bouwen.

Een voorzichtige start met deze instap prestatie adviesdiensten werkt zowel voor u als uw client. Het kan stilletjes en informeel geïntroduceerd en uitgebreid worden. Wees niet opdringerig en begin met een instap service dat later kan worden uitgebreid. Zodra de client de meerwaarde ziet is hij hier meer ontvankelijk voor. 

Mocht een client geen interesse tonen in zijn dashboard moet u niet weerhouden om zijn KPI’s toch te monitoren. Het is en blijft ook voor u een analyse en verkoop-tool voor projectieve adviezen. Het is een kleine moeite om uw zorgen of kansen omtrent de bedrijfsvoering te delen met uw client. Het tonen van interesse is een eerste stap naar adviesrelatie. Het is eenvoudiger een client te overtuigen om voor deze extra adviesdiensten te betalen zodra ze de voordelen hiervan zien en ervaren.

Hier volgen 4 stappen hoe u ze kunt overtuigen.

1. Richt een dashboard in

Investeer tijd in de inrichting van een dashboard sjabloon. Koppel vervolgens alle clienten aan dit dashboard voor die clienten waarvoor u periodiek de administratie verzorgd. Het is relatief eenvoudig maar van groot toegevoegde waarde voor uw client. Zij zullen u dankbaar zijn.

2. Bepaal een prijsstructuur 

Uw client kan de functionaliteit van een dashboard zelf beoordelen. Zorg voor een “teaser” zodat ze om meer (duurdere) functionaliteit en ondersteuning zullen vragen. Dat betekent wel dat u een uitgebreidere dashboard met aanvullende diensten moet ontwikkelen. Ook vraagt dit  om discipline en routine omdat u de administratie periodiek moet bijwerken en de prestaties monitoren.

3. Lever de prestatie advisering

Als u eenmaal het dashboard heeft ingericht en u het tipje van de sluier hebt gelicht door de tussentijdse rapportages, gaat de client de waarde van uw prestatie advisering zien. Blijf communiceren, attendeer op opvallende cijfers en trends, ontdek problemen en maak een afspraak met de client als het nog niet onderkend is. Het houdt ze scherp.

4. Extra accountancy adviesdiensten

Als deze instap prestatie adviesdiensten gaan leiden tot verdere adviesopdrachten zoals strategische advisering moet u bedenken hoe dit gaat opvolgen. Blijft u het zelf doen of roept u de hulp in van externen? Doet u hetzelf dan vraagt dit wederom om uitbreiding van uw dienstenpakket en mogelijk extra scholing. In het volgende blog ga ik verder in op dit laatste en derde niveau van accountancy dienstverlening.

Adviesdiensten komen in alle vormen en maten. U hoeft niet in een keer in diepe te springen. U kan eenvoudig starten, en beetje bij beetje die extra diensten aanbieden die de doorsnee MKBers nodig hebben. Dit vraagt niet om een radicale herstructurering van uw kantoor. U beschikt over een onuitputtelijke bron waar u uit kunt putten voor deze prestatie advisering. Dat is namelijk uw ervaring en kennis. Clienten zitten hierom verlegen en kunnen niet zonder. Deze instap adviesdiensten leiden tot betere samenwerking en relatie. Het succes van uw kantoor begint bij het succes van client!

www.panalitix.nl

Tel 020-4820612

20. aug, 2017

Eenmaal overtuigd van uw rol als vertrouwde adviseur kunt uw diensten gaan promoten. Maar wees niet teleurgesteld als u ervaart dat lang niet al uw clienten hier gebruik van zullen maken. Het is een kwestie van tijd en geduld. Volg een viertal stappen en u beweegt u zelf van de technische expert naar vertrouwde adviseur. Hier plukt u als accountant en uw client de vruchten van. 

Stap 1: bepaal uw advieskansen

De eerste stap is essentieel in uw transitie naar een advieskantoor. U moet namelijk in gesprek gaan met uw clienten en proberen te achterhalen wat ze werkelijk nodig hebben. Dit betekent fat u de juiste vragen stelt en goed luistert. Zo leert u meer over hun bedrijfsvoering. Maar wat nog belangrijker is dat u hun pijnpunten komt te weten. Vraag naar hun lange termijn doelen, hoe hun dag verloopt en hoeveel vakantie ze (willen) vieren. Zo kunt u bepalen of en hoe u ze kan helpen. Van Rob Nixon CEO van Panlitix heb ik de 12 staps interviewtechniek geleerd. Dat helpt om snel en doelgericht te werken. 

Dit is ook de fase waar u de clienten identificeert die wel en niet passen bij uw adviesdiensten. Sommige clienten zijn vastgeroest in hun routines, andere staan niet open voor hulp van buitenaf. Andere zijn geïnteresseerd maar de aangeboden hulp komt nog niet op het juiste moment.

Stap 2: Transformeer uw relatie

Als u eenmaal de problemen en uitdagingen van uw client hebt geïdentificeerd, laat u u hem weten dat u kan helpen.  En benadruk de voordelen van de samenwerking als gevolg van uw adviesdiensten. Hier komt een mindshift bij kijken. Accountants vertellen hun clienten te vaak over “wat het is” en “hoe het te doen” maar vaak vergeten ze veel eerder te vraag naar “waarom het belangrijk is”.  Wat en hoe zijn vragen die horen bij een technisch expert. De waarom vragen bij een adviseur. Bovendien is het waarom of “why” het begin om uw toegevoegde waarde uit te leggen. Dit soort gesprekken helpt u uw adviesdiensten te verfijnen en af te stemmen op de client. Aldoende leert u welke aanpak en diensten werken en welke niet. Ook helpt het uw meerwaarde uit te benadrukken. U dient de toegevoegde waarde van uw adviesdiensten met behulp van internet boekhouden, dashboards, portals en andere toepassingen uit te leggen. Sommige clienten willen het live ervaren en alle ins en outs kennen. Maar de meeste clienten willen alleen de geruststelling dat u erin gelooft. Zorg dat u uw toepassingen snapt en dat u vertrouwen uitstraalt dat het uw clienten helpt in een betere bedrijfsvoering.

Nu u een nieuwe relatie en overeenkomst aan gaat me uw client  moet u direct duidelijk zijn over uw dienstenpakket (omvang en inhoud), prijzen (hoogte en betalingscondities) en samenwerking (verwerking snelheid en rapportage interval) eigendom (data eigendom en toegankelijkheid). Ook moet u direct afspraken maken over de verantwoordelijkheden van u en uw client. Als de client zijn afspraken niet nakomt of veeleisender wordt, wees dan niet bang om een noodzakelijk gesprek aan te gaan om uw samenwerking weer in het gareel te krijgen.

Een goede manier om dit soort discussies te voorkomen is een prijsmatrix of een visuele menukaart bij de start te hanteren. De client krijgt dan een goed overzicht van uw dienstenpakket en kan zelf een keuze maken van wat zij willen uitgeven binnen hun budget. Mocht het niet geheel passen dan helpt het uw client prioriteiten te stellen in uw diensten voordat u een overeenkomst aangaat.

Stap 3: Introduceer de adviseur

Eenmaal een nieuwe relatie gestart kunt u beginnen met het aanbieden van uw adviesdiensten. Het is wel belangrijk dat u behalve uw client blijft wijzen op zijn verantwoordelijkheden ook diens verwachtingen blijft volgen. Een belangrijk aspect om clienten tevreden te houden is proactief zijn. Wat dat betekent heeft u kunnen lezen in mijn eerdere blog. Maar blijf vooral contact onderhouden zodat u kunt voorkomen dat kleine issues tot iets groots kunnen leiden. Bepaal wie binnen uw kantoor het contactpersoon is. Normaliter is de vennoot van een klein kantoor de aangewezen persoon.

Grotere kantoren kunnen wellicht account managers aanstellen. Zij zijn dan de verantwoordelijken die regelmatig contact onderhouden en zich specialiseren in hun type (bedrijfs)tak. Zij kunnen mogelijk nieuwe diensten aanbieden die gericht zijn op die client maar niet specifiek voor clientenbestand. Een ander voordeel van accountmanagers is dat zij vaardigheden beschikken die accountants ontbreken. Zij spreken geen vakjargon en gewoon Nederlands wat een client snapt. Zij reageren ook op een manier die zowel voor de client als het kantoor voordelen oplevert. Een accountant heeft doorgaans de dwang om direct de oplossing te presenteren zodra een client een probleem heeft. Dat is heel nobel en past bij zijn rol als technisch expert. Een accountmanagers ervaart die druk niet. Enerzijds omdat hij vaak de kennis voor de oplossing niet heeft maar ook anderzijds omdat hij getraind is afstand te bewaren. “Zipp it” is een uitdrukking die ik van Rob Nixon CEO van Panalitix geleerd heb. Vertel niet direct alles wat je weet. 

Stap 4: Vergroot uw adviesdiensten 

Na de eerste stappen bent u klaar om prestatie en strategische adviezen te gaan aanbieden. In de volgende blogs zal ik deze diensten uitdiepen.

Maar de echte sleutel van winstgevend adviseren zit in schaalbare adviezen maken. Identificeer met behulp van uw CRM clienten kenmerken waar u met een advies meerdere clienten mee van dienst kan zijn. Hierdoor kunt u uw omzet vergroten zonder personeelsuitbreiding.

U kan ook uw clientenbestand uitbreiden door u te onder scheiden van de concurrentie door uw adviesdiensten. Biedt bijvoorbeeld een 30 dagen gratis proefperiode aan. Dit helpt om vertrouwen op te bouwen en stelt mensen op hun gemak. Het is aannemelijk dat ondernemers die het geprobeerd hebben, later betalende clienten zullen worden. Zij die dat niet worden, paste gewoon niet bij uw dienstenpakket. 

“The sky is the limit” als u eenmaal de transitie naar vertrouwde adviseur hebt ingezet. U helpt met uw adviezen ondernemers beter te ondernemen. En door uw kennis en ervaring heeft u direct een grote impact op hun succes. De mogelijke bijbehorende potentiële omzet stijging is te groot om te negeren.

Tel. 020-4820612

www.panalitix.nl