PANklare blogs over accountancy

20. aug, 2017

Eenmaal overtuigd van uw rol als vertrouwde adviseur kunt uw diensten gaan promoten. Maar wees niet teleurgesteld als u ervaart dat lang niet al uw clienten hier gebruik van zullen maken. Het is een kwestie van tijd en geduld. Volg een viertal stappen en u beweegt u zelf van de technische expert naar vertrouwde adviseur. Hier plukt u als accountant en uw client de vruchten van. 

Stap 1: bepaal uw advieskansen

De eerste stap is essentieel in uw transitie naar een advieskantoor. U moet namelijk in gesprek gaan met uw clienten en proberen te achterhalen wat ze werkelijk nodig hebben. Dit betekent fat u de juiste vragen stelt en goed luistert. Zo leert u meer over hun bedrijfsvoering. Maar wat nog belangrijker is dat u hun pijnpunten komt te weten. Vraag naar hun lange termijn doelen, hoe hun dag verloopt en hoeveel vakantie ze (willen) vieren. Zo kunt u bepalen of en hoe u ze kan helpen. Van Rob Nixon CEO van Panlitix heb ik de 12 staps interviewtechniek geleerd. Dat helpt om snel en doelgericht te werken. 

Dit is ook de fase waar u de clienten identificeert die wel en niet passen bij uw adviesdiensten. Sommige clienten zijn vastgeroest in hun routines, andere staan niet open voor hulp van buitenaf. Andere zijn geïnteresseerd maar de aangeboden hulp komt nog niet op het juiste moment.

Stap 2: Transformeer uw relatie

Als u eenmaal de problemen en uitdagingen van uw client hebt geïdentificeerd, laat u u hem weten dat u kan helpen.  En benadruk de voordelen van de samenwerking als gevolg van uw adviesdiensten. Hier komt een mindshift bij kijken. Accountants vertellen hun clienten te vaak over “wat het is” en “hoe het te doen” maar vaak vergeten ze veel eerder te vraag naar “waarom het belangrijk is”.  Wat en hoe zijn vragen die horen bij een technisch expert. De waarom vragen bij een adviseur. Bovendien is het waarom of “why” het begin om uw toegevoegde waarde uit te leggen. Dit soort gesprekken helpt u uw adviesdiensten te verfijnen en af te stemmen op de client. Aldoende leert u welke aanpak en diensten werken en welke niet. Ook helpt het uw meerwaarde uit te benadrukken. U dient de toegevoegde waarde van uw adviesdiensten met behulp van internet boekhouden, dashboards, portals en andere toepassingen uit te leggen. Sommige clienten willen het live ervaren en alle ins en outs kennen. Maar de meeste clienten willen alleen de geruststelling dat u erin gelooft. Zorg dat u uw toepassingen snapt en dat u vertrouwen uitstraalt dat het uw clienten helpt in een betere bedrijfsvoering.

Nu u een nieuwe relatie en overeenkomst aan gaat me uw client  moet u direct duidelijk zijn over uw dienstenpakket (omvang en inhoud), prijzen (hoogte en betalingscondities) en samenwerking (verwerking snelheid en rapportage interval) eigendom (data eigendom en toegankelijkheid). Ook moet u direct afspraken maken over de verantwoordelijkheden van u en uw client. Als de client zijn afspraken niet nakomt of veeleisender wordt, wees dan niet bang om een noodzakelijk gesprek aan te gaan om uw samenwerking weer in het gareel te krijgen.

Een goede manier om dit soort discussies te voorkomen is een prijsmatrix of een visuele menukaart bij de start te hanteren. De client krijgt dan een goed overzicht van uw dienstenpakket en kan zelf een keuze maken van wat zij willen uitgeven binnen hun budget. Mocht het niet geheel passen dan helpt het uw client prioriteiten te stellen in uw diensten voordat u een overeenkomst aangaat.

Stap 3: Introduceer de adviseur

Eenmaal een nieuwe relatie gestart kunt u beginnen met het aanbieden van uw adviesdiensten. Het is wel belangrijk dat u behalve uw client blijft wijzen op zijn verantwoordelijkheden ook diens verwachtingen blijft volgen. Een belangrijk aspect om clienten tevreden te houden is proactief zijn. Wat dat betekent heeft u kunnen lezen in mijn eerdere blog. Maar blijf vooral contact onderhouden zodat u kunt voorkomen dat kleine issues tot iets groots kunnen leiden. Bepaal wie binnen uw kantoor het contactpersoon is. Normaliter is de vennoot van een klein kantoor de aangewezen persoon.

Grotere kantoren kunnen wellicht account managers aanstellen. Zij zijn dan de verantwoordelijken die regelmatig contact onderhouden en zich specialiseren in hun type (bedrijfs)tak. Zij kunnen mogelijk nieuwe diensten aanbieden die gericht zijn op die client maar niet specifiek voor clientenbestand. Een ander voordeel van accountmanagers is dat zij vaardigheden beschikken die accountants ontbreken. Zij spreken geen vakjargon en gewoon Nederlands wat een client snapt. Zij reageren ook op een manier die zowel voor de client als het kantoor voordelen oplevert. Een accountant heeft doorgaans de dwang om direct de oplossing te presenteren zodra een client een probleem heeft. Dat is heel nobel en past bij zijn rol als technisch expert. Een accountmanagers ervaart die druk niet. Enerzijds omdat hij vaak de kennis voor de oplossing niet heeft maar ook anderzijds omdat hij getraind is afstand te bewaren. “Zipp it” is een uitdrukking die ik van Rob Nixon CEO van Panalitix geleerd heb. Vertel niet direct alles wat je weet. 

Stap 4: Vergroot uw adviesdiensten 

Na de eerste stappen bent u klaar om prestatie en strategische adviezen te gaan aanbieden. In de volgende blogs zal ik deze diensten uitdiepen.

Maar de echte sleutel van winstgevend adviseren zit in schaalbare adviezen maken. Identificeer met behulp van uw CRM clienten kenmerken waar u met een advies meerdere clienten mee van dienst kan zijn. Hierdoor kunt u uw omzet vergroten zonder personeelsuitbreiding.

U kan ook uw clientenbestand uitbreiden door u te onder scheiden van de concurrentie door uw adviesdiensten. Biedt bijvoorbeeld een 30 dagen gratis proefperiode aan. Dit helpt om vertrouwen op te bouwen en stelt mensen op hun gemak. Het is aannemelijk dat ondernemers die het geprobeerd hebben, later betalende clienten zullen worden. Zij die dat niet worden, paste gewoon niet bij uw dienstenpakket. 

“The sky is the limit” als u eenmaal de transitie naar vertrouwde adviseur hebt ingezet. U helpt met uw adviezen ondernemers beter te ondernemen. En door uw kennis en ervaring heeft u direct een grote impact op hun succes. De mogelijke bijbehorende potentiële omzet stijging is te groot om te negeren.

Tel. 020-4820612

www.panalitix.nl

31. jul, 2017

Wanneer een accountant alleen de klassieke accountancy diensten aanbiedt, functioneert hij op niveau 1, het klassieke accountancy. Hij is dan min of meer een technisch adviseur, expert op zijn klassieke vakgebied (boekhouden, belastingen en verslaggeving). Het is een uitvoerende rol met herhalende taken zoals periodieke belastingaangiften en jaarlijks opstellen van de jaarrekening. Dit moet snel en exact gebeuren.

De ‘trusted advisor’ is meer een visionair. Dat is een rol met nadruk op succes in plaats van perfectie. U helpt clienten successen en financiële bestemming te bereiken met uw adviezen. Dat vraagt meer van expertise dan alleen rapportage. Nauwkeurigheid is natuurlijk belangrijk maar adviesdiensten bieden de mogelijkheid om meerdere opties aan te bieden. Sommige zijn optimaal ander niet. Als adviseur biedt u de client keuzemogelijkheden. Hierdoor heeft de client het idee dat hij zelf de beslissing zelf neemt.

De meeste kantoren beperken zich tot niveau 1 omdat ze de tijd ontbreekt voor adviesdiensten te ontwikkelen en ontplooien. Hierdoor zijn hun verdiensten beperkt terwijl veel meer mogelijk is. Ze zoeken het kleingeld op straat terwijl het grote geld voor het op rapen ligt. Bovendien doen ze hun clienten te kort. Is uw kantoor klaar voor een niveau hogere dienstverlening?

Een kantoor dient de klassieke diensten op niveau 1 op de rit te hebben, kwalitatief en kwantitatief, voordat ze zich op een ander niveau kan gaan begeven. Het is een startpunt. Maar vaak blijft het tussen niveau 1 en 2 hangen. Dat komt omdat die kantoren het klassieke jaarwerk nog steeds zien als het hoofdproduct en de adviesdiensten als bijproduct in plaats van andersom. 

Alvorens niveau 2 en 3 advisering te bespreken werk ik eerst de randvoorwaarden uit. Kantoren die het roer weten om te gooien kenmerken zich door:

1. Mentaliteitsverandering

Het allerbelangrijkste en meest over het hoofd gezien is de mentaliteitsverandering in combinatie met de wil tot veranderen. Het accountantsberoep wordt gekenmerkt door individualistisch werk. Maar advieswerk vereist teamwerk, zowel intern als met de client. Als u een andere wending aan uw kantoor en klant-relatie wilt geven moet u openstaan voor een nieuwe manier van werken.

2. Toon uw leiderschap met de juiste medewerkers

Uw medewerkers moeten bepaalde vaardigheden hebben en binnen het kantoor dient de juiste visionaire persoon aanwezig te zijn die hun de weg wijst.

3. Categoriseer uw clienten

Stel een clientenlijst op die u filtert of zij wel of niet in aanmerking komen voor uw nieuwe dienstenpakket.

4. Maak een menukaart van al uw diensten op drie niveaus

Behoud de populaire diensten bij uw bestaande clienten. Maar introduceer ook hoger toegevoegde diensten dat nieuwe clienten en omzet mogelijk maakt. 

5. Verpak en prijs uw diensten gebaseerd op value pricing

Maak bundels van uw diensten gebaseerd op verschillende service niveaus en content. Dit biedt keuzemogelijkheid voor de client.

6. Identificeer product verantwoordelijken

Stel per product of dienst een verantwoordelijke binnen uw organisatie aan. Hij of zij dient zorg te dragen voor de promotie en het succes van implementatie bij clienten van de nieuwe dienstverlening.

7. Bouw een cloud infrastructuur

Samenwerking intern en extern gaat beter door cloud toepassingen. Denk aan boekhoudsoftware, documenten uitwisseling, digitale autorisatie, video meetings en emails . Dit helpt u allemaal om uw praktijk te ontplooien. 

Volgende blog meer, hoe u in 4 stappen de nieuwe adviesdiensten kan aanbieden.

www.panalitix.nl

020-4820612

26. jul, 2017

Zorgt nieuwe technologie voor tijdbesparing en met uurtje factuurtje tot omzetdaling? Of biedt u nieuwe, meer toegevoegde waarde diensten die u helpen om extra omzet te verkrijgen en uw clienten te behouden?

De meeste kantoren richten zich op basis accountancy diensten. Maar de vraag naar die diensten zullen dalen. De voor ingevulde belastingaangiften, banken die boekhouddiensten aanbieden, intelligente boekhoudpakketten zijn hier o.a. debet aan. Nieuwe technologie zorgt voor efficiency en zorgt dat alles geautomatiseerd gaat. Accountants zien dit met lede ogen aan, maar wees gerust technologie biedt ook nieuwe mogelijkheden voor diepgaande financiële analyses ten behoeve van clienten.

De efficiency en analyse voordelen bieden vooruitstrevende accountants de kans om aan hun beroep een andere draai te geven. U kan nu uw tijd en kennis besteden aan het adviseren van uw clienten en een bijdrage te leveren aan hun ondernemings succes.  Door uw adviesdiensten kan u zich  onderscheiden van uw concurrentie en daarmee meer toegevoegde waarde leveren aan uw clienten. Hoe meer adviesdiensten u aanbiedt des te meer u zich onderscheidt. Dit draagt allemaal bij tot een betere client-relatie wat leidt tot meer en continue omzet. Maar welke (advies)diensten kan u aanbieden?

Er zijn binnen de accountantsbranche drie niveau diensten: 

  • Accountancy diensten
  • Prestatie advisering
  • Strategie advisering

Niveau 1: Accountancy diensten

De meeste kantoren bieden dit aan. Dit zijn de traditionele diensten als het verzorgen van belastingaangiften, boekhouden en het samenstellen jaarrekeningen etc. Kantoren die hun dienstverlening beperken tot deze diensten moeten vrezen voor hun omzet. Toenemende concurrentie en efficiency door ICT hebben een grote impact. Voorheen zat de toegevoegde waarde in de tijdbesparing voor de client door het uit te besteden aan de accountant. Veel tijd ging zitten in het handmatig boeken van de banktransacties, inkoop en verkoopfacturen. Maar dat is verleden tijd, bankmutaties worden automatisch ingelezen, client factureert online en inkoopfacturen komen automatisch in de administratie. Met andere woorden het gehele boekhoudproces is geautomatiseerd.

Niveau 2: Prestatie advisering 

Nu de administratie geautomatiseerd is, wat rest de accountant nog behoudens het inrichten en monitoren van het boekhoudproces? De volgende stap is dat de accountant zich volledig op het financiële welzijn van zijn clienten richt. Dit vraagt om adviesdiensten over verbetering van groei, winst, cashflow en belasting besparing. Met andere woorden u zet uw kennis in te verbetering van de dagelijkse operationele activiteiten van uw client. Zie ook mijn blog over de virtuele management accountant. http://bit.ly/2w11bDS Hier zijn vooral MKBclienten enorm mee geholpen.

Niveau 3: Strategische advisering

Het derde niveau is wederom een stap verder. Kantoren die strategische advisering aanbieden analyseren niet alleen de client-prestaties maar geven dito adviezen. Die kantoren helpen clienten met strategische en financiële planning, risico reductie etc. Dit zijn adviesdiensten waar de top 4 kantoren om bekend staan. 

De uitbreiding van uw dienstenaanbod verkoopt u niet langer volgens het klassieke uurtje factuurtje. In uw nieuwe rol als adviseur verkoopt u immers geen tijd meer maar kennis. Dat is wat uw client echt waardeert. Deze adviesrol en wijze van factureren doet meer recht aan de rol van trusted advisor.

www.panalitix.nl

020-4820612

18. jul, 2017

Hoe ziet het perfecte accountantskantoor eruit? Dat is de vraag die accountancy visionair Rob Nixon CEO van Panalitix ook kreeg. Op basis van 20 jaar ervaring heeft hij een duidelijk beeld. In zijn laatste boek "The Perfect Firm" komt hij met een duidelijke visie.

Het is een kantoor met een duidelijke strategie wat resulteert in goede prestaties voor client en kantoor. Welke strategie volgt uw kantoor? Is die wel aanwezig? Hoe voert u de gekozen strategie uit? 

Wilt u uw kantoorprestaties verbeteren; kies een strategie en onderneem actie. Focus op een duidelijke strategie op het gebied van capaciteit, winstgevendheid en groei en u boekt aantoonbaar betere resultaten. Slechts 30 activiteiten bepalen u succes: 11 activiteiten voor winstverbetering, 8 voor capaciteitverbetering, en 11 voor omzetgroei. 

Meer weten? Surf naar http://bit.ly/2u6yS8J

020-4820612

www.panalitix.nl

13. jul, 2017

De accountant als ‘trusted adviser’ is een veel gehoord stokpaardje binnen accountancy. Maar wat houdt het nu in? Of u nu naar accountants seminars of cursussen gaat of leest op websites en blogs is er een gerede kans dat u hoort dat u van nature een ‘trusted adviser’ bent. Zijn er andere adviseurs die deze titel verdienen? Advocaten? Bankiers? Verzekeringsadviseurs? Nee dus, deze titel is alleen voor ons bestemd. Dat is waarom wij bij uitstek geschikt zijn om bedrijfsadviesdiensten aan te bieden. Ok maar dan rest de vraag die niemand stelt: Wat houdt het eigenlijk in? En specifiek wat is het vanuit het perspectief van de client?

Vaak wordt gesproken dat u uw klassieke dienstverlening van samenstellen dient uit te breiden met advieswerk. Maar nooit vertellen ze hoe. Stel dat u voorheen alleen het klassieke jaarwerk deed en u nu plots bij de bespreking van de jaarrekening en aangifte uw nieuwe dienstverlening promoot door te vertellen “wij geven bedrijfsadviezen en helpen ondernemingen te groeien”. Hoe denkt u dat de client reageert. De meeste accountants zeggen dat clienten mogelijk sceptisch reageren. Sommige accountants zijn bang dat de assertieve client reageert in de trant van ‘wat weet jij nou hoe een bedrijf te runnen of over groei te vertellen?’ En dan heeft u een probleem niet? Maar zolang u blijft adviseren over cijferwerk verdient u terecht het predicaat ‘trusted advisor’. En dat gaat eenvoudiger dan u denkt.

Bijvoorbeeld start met een eenvoudige drie of vijfjaar overzicht van de jaarcijfers. Veel kantoren nemen niet meer de moeite om deze grafische overzichten in het jaarverslag op te nemen. Wat een gemiste kans! Bespreek de ontwikkelingen en vraag aansluitend ‘Waar wilt u zijn over drie jaar?’. De client heeft dan een een referentiekader voor zijn ambities. U loodst de client vanzelf naar uw adviesdiensten.

Taal en presentatie zijn belangrijke aspecten om uw rol als adviseur te verkrijgen. Denk eens aan de vaak gesteld vraag: Wat doet u voor de kost? De meeste collega’s zullen antwoorden in de trant van ‘Ik ben accountant”. Wees dan niet verrast dat ze iemand anders gaan zoeken. Ik weet dat klinkt erg hard maar dat komt door het stereotype beeld over onze beroep dat diensten levert die niemand wil hebben. Maar dat is wel de hindernis waarom het zo lastig is om advieswerk aan te bieden.

Een andere verpakking van de boodschap helpt u op zijn minst om een gesprek te starten. Stel dezelfde vraag: Wat doet u voor de kost? maar u geeft een ander antwoord in de volgende trant: ‘Wij helpen MKB’ers successen bereiken’. Hoe zou nu de vragensteller reageren? Dat klinkt interessant, hoe denkt u dat te bereiken? En daarmee start een gesprek waarin u uitlegt hoe u kunt samenwerken. 

Nu denkt u dat u al bent maar dit is slechts een deel van de oplossing. Maar de echte vraag die niemand stelt is over welke vaardigheden u als accountant dient te beschikken om succesvol te kunnen adviseren. Om dit te kunnen beantwoorden bekijken we naar de opleiding die u in uw accountantsopleiding gehad heeft. Naast cijfermatige en analytische vaardingen heeft u vooral in de laatste jaren onderwijs genoten in de vakken:

▪Controleer

▪Verslaggeving

▪Belastingrecht

Dit zijn kennisgebieden waar u nu een expert in bent. Als een accountant bent u getraind om het juiste antwoord te geven op vragen van de client op deze gebieden. Dit zijn natuurlijk waardevolle diensten maar niet de noodzakelijke adviesvaardigheden. Nu denkt u natuurlijk dat ik aankom met een betoog over soft-skills, ook zo’n stokpaardje.

Er zijn drie gebieden waar een accountant zich verder in zou moeten verdiepen om te slagen als bedrijfsadviseur. Dit zijn:

  1. Marketing
  2. Verkopen
  3. Aanbod

Begin met marketing, verwacht namelijk niet dat clienten vanzelf naar u toekomen om ze te helpen groeien. U moet naar de clienten gaan en hun attenderen op de mogelijkheden. Begin met cijfers zoals eerder genoemd in de grafische presentatie van de bedrijfsresultaten. Bepaal samen met uw client diens doelstellingen voor de komende 12 maanden  en ga die monitoren. Bel hem regelmatig op en geef hem adviezen aan de hand van realtime informatie over zijn behaalde resultaten. Doe dit voor minimaal 10 clienten dan is er gerede kans dat tenminste een client  uw nieuwe aanpak accepteert. En deze ervaring kunt u verder toepassen bij andere clienten.

Wat betreft verkopen, is het vereist veel vragen te stellen en geef vooral niet het antwoord. Weer nieuwsgierig, altijd op zoek naar de uitdagingen en (financiële) doelen van uw clienten. Wees oprecht geïnteresseerd en wees bereid uw hulp aan te bieden.

Dan als laatste, aanbod. De grootste angst van accountants is die van succes. Wat als de client ja zegt tegen het aanbod? Wat moet ik dan doen?  Wees dan voorbereid met een menukaart van uw diensten. En idealiter dient u een salesbook met instructies en scripts gereed te hebben die u kan toepassen. Streef daarbij naar clienten succes en niet naar de perfectie van uw dienstverlening. En bedenk goed uw huidige bedrijfskennis niveau is ruim voldoende om uw clienten te kunnen helpen. In het contact met uw client zoekt u waar u mee kunt helpen.

Er is geen wondermiddel om een succesvol adviseur te worden. Het komt niet aanwaaien. Het vraagt om bereidheid om te veranderen. Doorgaans duurt het 2 tot 3 jaar voordat u zich hierin thuis voelt. Ook moet u capaciteit vrijmaken om uw nieuwe rol te ontwikkelen. Zijn er clienten die u niet leuk vind? Neem hiervan afscheid en investeer de verkregen tijd in andere clienten.

Als u bereid bent om te veranderen leert u bovenstaande aanpak doormiddel van een beproefde aanpak. Panalitix kan u daarbij helpen. Zo verkrijgt u het zelfvertrouwen op het pad om de ‘trusted advisor’ te worden die u wilt zijn.

Bel 020-4820612

www.panalitix.nl