7. feb, 2021

Accountancy Risky Business

De beroepsorganisatie (NBA) heeft als verplichte onderwerp continuïteit op de permanente educatie kalender gezet. Dat is zeker belangrijk in deze onzekere tijden. Maar hoe zit het met de continuïteit van de kantoren zelf? Menig kantoor heeft gebruik moeten maken van subsidiemaatregelen (NOW) en heeft te maken met oplopende debiteuren saldo’s.

Ondernemingen met betalingsproblemen, hebben meestal ook een betalingsachterstand bij hun accountant. Afhankelijk van hoe slecht hun situatie is, zal de accountant waarschijnlijk uiteindelijk niet betaald worden. Oninbare vorderingen doen accountants onrecht aan. Zij werken hard om de liquiditeit en continuïteit van hun cliënten te verbeteren. Maar wanneer klanten problemen ervaren, zijn het de accountants die vaak letterlijk de prijs betalen. Hoe komt dit?

 Er zijn verschillende factoren maar twee in het bijzonder:

  1. Accountants zijn redders in nood tot wie ondernemers zich wenden als zij financiële steun nodig hebben;
  2. De traditionele manier van factureren in accountancy voldoet niet meer.

Ondernemingen in financiële nood benaderen hun accountants voor hulp. Het is geweldig dat ondernemers zich tot accountants wenden voor hulp wanneer ze het meest nodig hebben en dat ze erop kunnen vertrouwen dat hun expertise ze zal helpen hun bedrijf weer recht te zetten. Vaak verrichten accountants wonderen. Ze bieden cliënten korte termijn (nood)hulp en bieden oplossingen om ook in de toekomst te overleven. Accountants zijn daarom financiële helden. Daar kunnen banken een voorbeeld aannemen.

Accountants doen al het ‘papierwerk’, vragen belastinguitstel aan, onderhandelen met huurbazen over huurverlaging, vragen subsidies (NOW, TVL, TOZO) aan. Dit alles nadat de boekhouding is bijgewerkt en de cijfers inzichtelijk zijn gepresenteerd zodat die met stakeholders kunnen worden gedeeld. Maar als het dan toch niet succesvol is dan zijn zij de laatste aan wie de client denkt. Probeer dan als accountant maar om uw zuurverdiende (en welverdiende) geld terug te incasseren. Het is verspilde moeite, tijd en energie.

Een grote boosdoener is uurtje-factuurtje. Geloof het of niet, de manier hoe u factureert en de frequentie heeft een grote invloed op de kantoorliquiditeit. Het is dit prijsmodel dat de eigen continuïteit van accountants in gevaar brengt. Onvoorziene werkzaamheden worden zelden gefactureerd en vaak ook achteraf. Als u inconsistent, onregelmatig achteraf facturen stuurt en met grote intervallen tussen de ene factuur en de volgende, dan stelt u zichzelf bloot aan debiteurenrisico’s. U biedt in principe gratis een krediet aan. Het probleem ontstaat als ze uiteindelijk niet meer in staat zijn om u te betalen. Oninbare vorderingen kunnen de kantoor continuïteit in gevaar brengen. Hoe nobel het ook is dat ondernemingen gesteund worden, accountants moeten vooral niet vergeten om hun eigen praktijk te beschermen.

Er zijn meerdere manieren waarop accountants zich tegen oninbare debiteuren kunnen beschermen. Hier zijn 4 oplossingen:

  1. Doe een due diligence uit voordat opdrachten worden aangenomen;
  2. Maak vooraf duidelijke opdrachtbevestigingen;
  3. Hanteer vaste prijsopgaaf, factuur vooraf en in termijnen;
  4. Incasseer (indien mogelijk) vooraf.

Het is onbegrijpelijk dat het NBA dwingend collegiaal overleg voorschrijft over vaktechnische aangelegenheden maar financiën overslaat. Melding dat er openstaande facturen zijn bij voormalige accountant en inzage in financiën kan risico’s beperken. Door cloud boekhouden is financiële informatie altijd voorhanden en deelbaar. Een due diligence hoeft daarom niet tijdrovend te zijn. Gewapend met de kennis hoe de onderneming reilt en zeilt kan besloten worden om een opdracht te aanvaarden. Een hoog risico betekent niet automatisch dat u moet weigeren om met hen samen te werken maar het betekent wel dat u op uw qui-vive moet zijn. In feite moet u dit altijd doen. 'Hoop op het beste, plan voor het ergste'.

'Out of site, out of mind' betekent doorgaans dat de nieuwe accountant eerder betaald wordt dan de oude. Als een nieuwe accountant toch besluit in te stappen zou het dan niet logisch zijn dat hij de openstaande vorderingen van de voormalige accountant overneemt?  Hij borduurt namelijk verder op de werkzaamheden en data van zijn voorganger.

Een andere goede manier om een accountantskantoor te beschermen is een heldere opdracht bevestiging van dienstverlening. De NBA schrijft een opdrachtbevestiging voor accountancy. Maar de standaard opdrachtbevestigingen zijn technisch van aard, voorzien niet voorzien in samenloop met andere accountancy diensten. Ook de hoogte van het honorarium, facturatieschema ontbreken. U wilt uw cliënten niet vastpinnen op een prijs die ze zich misschien achteraf niet kunnen veroorloven. In deze tijd helpt het om meerdere opties met verschillende serviceniveaus en gedifferentieerde vaste prijzen vooraf aan te bieden. Hiermee verzekert u dat de cliënten uw diensten kunnen betalen die ze hard nodig hebben.

Terwijl u cliënten helpt met uw waardevolle diensten moet u ervoor zorgen dat u de cliënten regelmatig factureert om eventuele schade te minimaliseren als zij u plotseling niet kunnen betalen. Hoe vaker u factureert en incasseert des te beter. Denk er eens over na: als u uw klanten met een abonnement factureert is uw risico beperkt tot die ene maand werk. Accountants kunnen alleen voor de cliënten zorgen als ze eerst voor hun zelfzorgen. Dit is niet egoïstisch, zonder cashflow kunt u niet de cliënten helpen die u diensten het hardst nodig hebben.

Idealiter moet deze overstap naar vaste prijzen worden gedaan met een automatische incasso. Zodra een vaste prijs is overeengekomen, zijn er zeer weinig redenen waarom de betalingsgegevens niet ook kunnen worden verstrekt. Dit is de beste vorm van bescherming voor een accountant. Het zorgt ervoor dat accountants betaald krijgen voor al het geweldige werk dat ze doen.

Het zijn onzekere tijden voor klanten en accountants. Laten we daarom deze Corona crisis gebruiken om een eind te maken om het achterhaalde prijsmodel van uurtje-factuurtje te verlaten. Het is nu de gelegenheid om het verdienmodel te wijzigen naar Value Pricing. Het biedt niet alleen duidelijk over het dienstenpakket, honorarium en facturatie  vooraf maar voorkomt onzekerheid omtrent betaling achteraf. Zo helpen wij elkaar door deze onzekere tijden te navigeren en bedrijfscontinuïteit te realiseren.

Tel. 020-4820610

www.spoelstra.ac