10. aug, 2018

De kunst van het tellen - abonnementen (3)

“Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en andere lasten over het jaar. De opbrengsten op transacties worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd”. Dat is een belangrijk principe is verslaggeving en is uiterst relevant als value pricing door een kantoor wordt toegepast. Value pricing impliceert namelijk dat einde boekjaar negatief onderhandenwerk ontstaat. 

Ik abstraheer mijn eerdere casus tot een portefeuille met slechts een job voor totaal € 5.000 met met termijn facturen a € 1.250 en 5 prestatie momenten van elk € 1000. Na afloop van het kalenderjaar heeft u het complete honorarium gefactureerd en geïncasseerd. U dient het jaarwerk (winstaangifte en jaarrekening nog te verrichten. Indien u geen negatieve onderhanden werk opneemt flatteert u feitelijk uw resultaat van het afgelopen jaar. Immers een deel van het resultaat dient verantwoord te worden op een later prestatiemoment. Als u bijvoorbeeld in April het jaarwerk verricht dient de negatieve onderhanden werk vrij te vallen te bate van het resultaat. Op deze wijze matcht de prestatie met de beloning. 

Nu zijn er accountants die goed kunnen tellen en zeggen dat zij value pricing al jaren toepassen en dat het oude wijn in nieuwe zakken is en er geen negatieve onderhanden bestaat. Maar die maken een interpretatiefout omtrent de toepassing van value pricing. Een voorbeeld die zij toepassen is, een vaste prijs met betaling in termijnen voor een combinatie van administratie van het lopende jaar en de jaarrekening van het vorige jaar. Maar dat is feitelijk geen value pricing omdat er sprake is van gedeeltelijk facturatie achteraf. Ik leg het uit. Stel nu dat de jaarrekening al in januari gemaakt wordt dan is die bij de start nog niet volledig betaald gekregen. Die prijs zit namelijk verhaspeld in de toekomstige nog te factureren 12 of 4 termijnen. Met andere woorden u geeft krediet op het jaarwerk! Alleen als u de laatste termijn hebt verzonden en geïncasseerd en dan pas start met de jaarrekening heeft u feitelijk dit vooraf betaald gekregen.Tot dat moment bouwt u een negatieve onderhanden werk ter grootte van de waarde van het nog uit te voeren jaarwerk. Ach zeggen die accountants aan het einde van de rit is de uitkomst hetzelfde. Fout! Bij value pricing heeft u namelijk een liquiditeitsvoordeel bereikt ter grootte van de waarde van de jaarrekening.

Een juist voorbeeld van value pricing in accountancy is het aangaan van een opdracht voor het verrichten van een compleet pakket jaarwerk: administratie, verzorgen aangiften en jaarrekening voor een vast bedrag die vooraf in termijnen wordt gefactureerd en geïncasseerd. Deze drie zijn belangrijke elementen in de 5 fundamenten van value pricing. Zie mijn eerder blogs. Stel u heeft 200 clienten en die u allemaal in een juiste abonnementsvorm heeft gegoten dan heeft u als snel € 200.000 extra op de bank staan! Bovendien sterkt dit uw positie bij discussies omtrent door accountants betwiste voorgestelde correcties door client. Dat moet het NBA toch als muziek in de oren klinken 

Uitgaand dat u ieder jaar dezelfde klant op hetzelfde moment tegen dezelfde prijs bedient zal u de eenmalige flattering niet “opvallen”. Immers u heeft in het nieuwe kalenderjaar reeds termijnen verzonden en geïncasseerd. Maar daar zit nu de crux. Door de inzet van ICT wordt de jobtime verkort en doet u steeds sneller het werk na afloop van het boekjaar. Omdat u geen uurtje-factuurtje toepast leidt deze tijdbesparing niet tot omzetdaling. Door tijdbesparing haalt u nieuwe klanten binnen volgens hetzelfde abonnementen principe. Met andere woorden uw negatieve onderhandenwerk neemt toe ingeval van de groei van uw clienten portefeuille. 

Behalve omzetgroei door uitbreiding van het aantal clienten in combinatie met vooruit facturatie verkrijgt u niet zelden nieuwe clienten met “achterstallig” werk. Dat wil zeggen hun administratie is reeds geboekt maar hun jaarwerk (jaarrekening en aangifte) moet nog worden verzorgd. Dit zijn potentiële klanten die graag een overstap overwegen. Omdat zij zekerheid vooraf willen omtrent een totaal bedrag voor uw dienstenpakket. In die gevallen biedt u deze klanten naast een abonnementsprijs voor het lopende boekjaar een aparte vaste prijsopgaaf voor het jaarwerk inzake het afgelopen kalenderjaar. En die factureert u ook weer bij aanvang van de werkzaamheden. De problematiek van negatieve onderhanden werk is voor dit werk minder urgent. Veelal factureert en verricht u dit werk in hetzelfde tijdvak. Wel geeft het eenmalige omzet boost.

Een nieuw verdienmodel in combinatie met een groeiende portefeuille vraagt daarom om goed project management. Niet alleen voor het tijdig periodiek factureren maar ook voor uw prestatie meting. Bij toepassing van Value Pricing dient daarom een aantal nieuwe parameters gevolgd te worden. Denk aan: Gemiddelde Termijn Factuur (GTF), MTO Maandelijks Terugkerende Omzet (MTO) Gemiddelde Client opbrengst (GCO) Gemiddelde Uur Opbrengst (GUO). Opbrengst is omzet gecorrigeerd voor onderhanden werk mutaties zodat de eerder besproken flattering geëlimineerd is. Ervaring leert dat de combinatie Van value pricing en ICT toepassing leidt tot een trendmatige stijging van deze parameters.

De huidige benchmark onderzoeken besteden hier onvoldoende aandacht aan, niet in de eerste plaats omdat de huidige boekhoudpakketten en dashboards deze informatie niet in een handomdraai kunnen produceren. Hun functionaliteit schiet gewoon tekort! De belangrijkste KPI blijft daarom vaak alleen de omzet per medewerker. En dat is exact een vervelende boodschap voor die software leveranciers die propaganderen innovatief en gaaf bezig te zijn. Accountants kunnen nog steeds niet rekenen op goed practice management in een cloud applicatie.

www.spoelstra-scherer.nl

Tel. 020-4820610