12. jun, 2017

The flying monkeys in accountancy

Afgelopen weken was ik op "inspiratie" tour in Nederland. Opvallend is dat je bij verschillende bijeenkomsten van NBA en SRA steeds dezelfde narcistische sprekers tegenkomt. Ze prediken een (doem-) scenario van technologische ontwikkelingen maar komen niet met een toekomst visie. Niet gehinderd door enige schroom zijn ze niet beroerd om de genodigden naar hun mening te vragen wat te doen. En dan zijn er altijd alpha mannetjes in een zaal die dan bereid zijn hun "visie" te geven die hun welgezind is. De "flying monkeys" van The Wizard of Oz is er niets bij. Zoveel deskundigen en zoveel meningen maar bijna allemaal visieloos. Een spreker refereerde zelfs naar een blauwdruk 2010 voor inspiratie. Een 7 jaar oud rapport! Maar het kan nog bonter getuige de volgende opmerkelijke uitspraken: De MKB accountant bestaat niet, het werk komt vanzelf naar u toe, je moet de advieskosten niet op accountantskosten boeken, wij adviseren nu meer sinds we ons personeel beter geinstrueerd hebben om de juiste advies uurcode te gebruiken etc. Slechts een sympathieke spreker kwam met een eigenzinnige visie: "We zijn toegewijd aan maar één doel: het bijstaan van de MKB­ondernemer!". Wellicht vraagt het om enige nuance maar ik sta hier niet on-afwijzend tegenover, wat u niet zou verbazen gezien mijn eerdere blogs. Een ding is duidelijk de beroepsgroep worstelt met een visie. En dat is opvallend want in het buitenland is er voldoende literaire inspiratie te vinden. Ik noem slechts drie boeken: 

  • The firm of the future, Paul Dunn & Ron Baker
  • The end of accounting, Baruch Lev & Feng Gu
  • The perfect firm, Rob Nixon

Deze boeken zijn unaniem van mening dat het accountantsberoep snel verandert en dat niet alle kantoren het kunnen bijhouden. Kantoren van groot tot klein zullen allemaal de gevolgen van internet en ICT ervaren. Routinematige handelingen door accountants zullen allemaal geautomatiseerd worden en is data ontsloten via de cloud. Helaas betekent dit dat tijdbesparing leidt tot omzetdaling bij voorzetting van uurtje-factuurtje.  Maar wat blijkt veel kantoren realiseren zich dit nog niet. Tijdens mijn presentatie op 1 juni op de relatiedag van Unidis was 80% niet doordrongen van deze stelling! Maar gelukkig nieuwe technologie betekent ook dat nieuwe diensten kunnen worden aangeboden en dit genereert weer werk en dus omzet. De verandering betekent zowel een kans als een risico. Kantoren die zich niet weten aan te passen zullen een dalende omzet op het gebied van traditionele dienstverlening ervaren. Maar zij die zich weten aan te passen kenmerken zich door:

  • efficiënter werken
  • meer clienten te bedienen
  • duurdere en meer toegevoegde waarde diensten te leveren

Dit alles resulteert vanzelf in meer omzet. Maar dit klinkt eenvoudiger dan het is. Want de veranderingsgezinde kantoren zijn zoekende hoe dit realiseren. Ik twee blogs beschrijf ik de transitie van een traditioneel naar een modern kantoor. Hopelijk helpt het u met de bepaling waar u nu staat en waar u naartoe moet. 

Nog niet zo lang geleden, was het accountancy werk simpel: boekhouden en jaarlijks rapporteren. Clienten vertrouwden op accountants dat zij dit konden doen. Accountants ware de stereo- type boekhouder en rekenmeester. Alle diensten ware gebaseerd op uurtje-factuurtje. Maar vandaag de dag is alles in de cloud mogelijk. Dit betekent dat rapportage en zelfs administraties geautomatiseerd kunnen worden. Het goede nieuws is dat dit kansen biedt voor hoger geprijsde adviesdiensten. Simpel weg omdat dit meer toegevoegde waarde levert. Als uw kantoor zich nog niet hier op aangepast heeft, geen paniek. U dient slechts drie fasen te doorlopen en met goede wil en inzet kunt u de verandering starten.

 Fase 1: statisch en traditioneel

Kantoren met een lange historie zijn niet zo veranderingsgezind. Hoe komt dat?:

  • ingesleten werkwijze en workflow
  • desktop computers waar oudere software op draait
  • een verdienmodel gebaseerd op uurtje-factuurtje
  • culturele weerstand

Dit soort kantoren hechten te lang aan oude offline software en werkwijze. Dat geeft problemen wanneer een update onvermijdelijk is. Dit kan leiden tot een serieuze disruptie in de branche. Als dit uw kantoor is kan u de volgende actie ondernemen:

  • bespreek met de leiding van het kantoor de voordelen van de nieuwe technologie
  • verspreid artikelen, boeken of attendeer ze op blogs over de veranderingen in accountancy ( bijvoorbeeld mijn blogs en boek)
  • becijfer de besparingen of winst bij toepassing nieuwe toepassingen

Het grootste gedeelte van de kantoren vallen nog in deze categorie. Op de vraag hoeveel kantoren hanteren uurtje factuurtje regaeerde weer 80% op de relatiedag. Ondanks mijn presentatie en publicaties zal dit bij de vergrijsde kantoorleiding niet leiden tot een nieuwe aanpak tot ze uiteindelijk met pensioen gaan. Zij zijn de gedachte aangegaan dat het hun tijd wel uitzingt. Maar de meeste kantoren weten dat een verandering onvermijdelijk is als zij willen overleven.

Fase 2 : Verandering ingezet

Gelukkig zijn er enkele kantoren die de volgende stap hebben gezet. Zij hebben onderzoek gedaan en ontdekt dat er zon schijnt achter de internet cloud. Zij kenmerken zich door:

  • Implementatie cloud-based software, doch behouden sommige server based toepassingen
  • acceptatie nieuwe technologie toepassingen en ook hun clienten vragen er naar
  • veranderingen worden door gevoerd maar nog niet overal
  • verschillende verdienmodellen worden gevoerd afhankelijk van het dienstenpakket

Als uw kantoor in deze fase zit, bent u op de juiste weg. U kunt een bijdrage leveren door:

  • stimuleer cloud software gebruik, maakt data toegankelijker
  • bevorder productiviteit en ideeën te verbetering van efficiency
  • benut office tools als office 360, icloud, google docs etc.
  • experimenteert met vaste prijzen

Dit is een belangrijke fase maar er is nog een stap te gaan.

Fase 3 : Ontwikkelde accountantskantoren

Kantoren in deze fase hebben internet boekhouden en andere cloud toepassingen volledig omarmt. Zij weten als een modern kantoor hier iedere dag de voordelen van te benutten. Zij kenmerken zich door:

  • een vennoot die verantwoordelijk is voor ICT en toegewijd personeel
  • volledig cloud client en kantoor administratie
  • toegankelijk van applicaties ongeacht welke device: PC, Mac, tablet of smartphones
  • toepassing alleen value based pricing 
  • nieuwe KPI's die kantoor performance monitort

Dit is een proactief kantoor die samenwerkt en betrokken is met het reilen en zeilen van een client. In het komende blog vertel ik waarom dit zo belangrijk is.

Tel. 020-4820612

www.panalitix.nl