20. dec, 2015

9 Getallen die uw kantoor in 2016 doen knallen (Deel 2: Capaciteit)

Een traditioneel accountantskantoor heeft een obsessie voor declarabele uren. Dat betekent dat zij gefocust zijn een business model hebben dat gebaseerd is op verhuur van mankracht. Net als bij een uitzendbureau wordt de winst behaald door mankracht inhuren en tegen een hoger tarief verhuren. Pas dit meerdere malen toe en u denkt vanzelf dat u een succesvolle praktijk hebt. Probleem is dat u veel mankracht nodig hebt. Veel personeel betekent veel kantoorruimte, en vooral hoofdpijn. U kent de uitdrukking wel "Ik wens u veel personeel toe". Het probleem is dat u niet op zoek bent naar een ander oplossing voor extra capaciteit. U denkt alleen in mankracht. Geen wonder dat er altijd te kort aan (assistent) accountants is, want iedereen denkt altijd dat er veel mankracht nodig voor het huidige werk. Maar gelukkig zijn er door ICT nieuwe werkwijze en methodes om het werk te verrichten. Kantoren die de laatste technologie inzetten, kenmerken zich o.a. door papierloze kantoor-omgeving en meerdere schermen op ieder bureau. En als beloning werken zij efficiënter en houden tijd over. Het probleem is dat een kantoor die nog steeds uurtje-factuurtje hanteert de tarieven niet in dezelfde mate verhoogt als de behaalde tijdbesparing. Met andere woorden, bij een efficiency verbetering van 50% zouden de tarieven verdubbeld moeten zijn om dezelfde resultaten te behalen.

Als de efficiency verbetert maar de gevolgen hiervan niet worden onderkend dan het volgende gebeurt:
1. De prijs gaat door de efficiency omlaag
2. Het personeel vindt nieuw onnodig werk voor de client en factureert hetzelfde bedrag
3. Het personeel vult de beschikbare tijd door langzamer te werken aan een opdracht

Gevolg is de capaciteit wordt niet optimaal benut. Maar dat is vreemd want juist door de technologie is het mogelijk om tijd en mankracht te besparen waardoor er enorme capaciteit ontstaat. En die capaciteit is nodig omdat voor advieswerk nog steeds mankracht nodig is. om meer winstgevend advieswerk te verrichten.

Drie strategieën om capaciteit te creëeren:
A. Bedien al uw cliënten in een cloud omgeving
B. Focus op beperking van de gemiddelde doorlooptijd
C. Focus op minimale tijdbesteding per opdracht

2A. CLOUD ACCOUNTING

Ervaring leert dat wanneer een kantoor aan internet-boekhouden doet of een cliënten portaal heeft dat efficiency voor zowel het kantoor als client toeneemt. Tijdbesparing van 60% worden gerealiseerd. Wat gaat u doen met de behaalde tijdwinst en capaciteit? En dit is een tendens die niet te stoppen is en op korte termijn zullen uw cliënten er ook om vragen als ze dat al niet doen.

De volgende accountancy trends zijn wereldwijd te onderkennen:
- Administratie pakketten verschaffen realtime informatie, accountants zijn op termijn niet langer nodig door UBL facturen en bank koppelingen.
- Accountants zijn niet meer nodig om handmatig alle data over te kloppen.
- Cliënten zijn bewust van de kosten reductie en daarom zijn zij steeds minder genegen voor deze in hun ogen niet waarde volle werkzaamheden te betalen.
- De verstandige accountant past zich aan de veranderende marktomstandigheden aan en gaat zich richten op toegevoegde waarde dienstverlening.
- Uitvragende partijen zoals overheid en banken maken het door SBR mogelijk om data direct in te zenden zonder interventie van accountants.

Het gevolg is dat het jaarwerk een commodity word en dat de tarieven van accountants verder onder druk komen te staan. Bovendien vraagt de ondernemer van vandaag om realtime informatie om te kunnen blijven concurreren. Dat betekent dat accountants onderhoud moeten plegen aan hun werkwijze en diensten die zij leveren of anders riskeren zij een daling in hun omzet en winst de komende jaren. Accountants die hun businessmodel niet aanpassen, leveren niet voldoende nieuwe toegevoegde waarde en zij moeten rekenen op een daling van de klandizie.

Internet boekhouden creëert capaciteit. Het is echter de vraag of mening kantoor dit omarmt, promoot en aanbiedt. Met actuele data verkregen door internet boekhouden kan u de accountant van vandaag worden in plaats van gisteren. Niemand wil meer geschiedschrijving. De toegevoegde waarde die u levert door actuele financiële informatie kan het verschil maken in de bedrijfsvoering van de client.

> Hoeveel procent van cliënten bedient u al via internet via cloud accounting, portals of dashboards  en wat is uw doel volgend jaar?

2B. VERKORTING VAN DE DOORLOOPTIJD

Wanneer een client in uw zaak komt met zijn administratie, legt u het op de plank, doet het werk en stuurt het terug .........ergens in de toekomst. Maar weet u dat een client de doorlooptijd als een maatstaf van service ziet? Net als u op internet iets bestelt, wilt u het zo snel mogelijk. Het is lastig de kwaliteit van accountants te vergelijken. Zij moeten vertrouwen dat het technisch correct is. Maar zij kunnen wel uw service niveau meten. Doorlooptijd is zo'n maatstaf.

De gemiddelde tijd is 46 dagen. Ja echt het duurt gemiddeld bijna 2 maanden dat werk af is. Maar in werkelijkheid zal het wel hoger zijn. Het probleem is dat hoe langer iets in de zaak ligt en des te groter de kans dat het werk onderbroken word voor iets anders "belangrijkers". Gevolg er zijn te veel open jobs. Dat leidt tot meer ineffciency waardoor er meer tijd besteed word dan noodzakelijk wat ten koste gaat van de capaciteit.

Om de doorlooptijd te verkorten naar bijvoorbeeld naar 10 dagen of minder (ja dat kan echt!) moet u uw werkwijze grondig anders inrichten. Zie ook mijn eerdere blog van de 18 staps workflow. Dit omvat het gehele proces van het vergaren van informatie, prijzen, planning, de uitvoering en het vinden van nieuwe aanvullende (advies) werkzaamheden

> Hoeveel dagen bedraagt u doorlooptijd momenteel en wat is uw doel het komende jaar?

2C TIJDBESPARING PER OPDRACHT

Behalve de doorlooptijd te verkorten kunt u ook capaciteit verkrijgen door tijdbesparing per opdracht. Iedere opdracht zou super efficiënt moeten worden uitgevoerd. Maar het probleem is dat de meeste (assistent) accountants te overijverig zijn of besteden te veel onnodig werk per opdracht. Volgens het oude systeem werd dit ook aangemoedigd. Door uurtje-factuurtje was er geen enkele beloning om iets sneller te doen. Immers de prijs gaat naar beneden door de efficiency.

Als u al het werk budgetteert in tijd in plaats van geld dan zult u ervaren gemiddeld 51% van het werk op tijd af is. Dat betekent ook dat de helft niet op tijd is of in-efficiënt wordt uitgevoerd. Maar dat betekent het ook dat 50% van het werk over- geprijsd is? Hmmm... en dat voor een bedrijfstak die ethiek in een hoog vaandel heeft staan! De werkelijk uren versus de gebudgetteerde uren moeten minder dan 75% liggen. Anders gezegd met een budget van 40 uur moet aan het eind van de opdracht 30 uur besteed zijn.

> Wat is het percentage van de aantal opdrachten dat binnen het budget uitgevoerd word en wat is uw doel komende jaar?

Samenvattend kan worden gesteld dat het accountantsberoep een probleem heeft. Is dat de reden waarom de resultaten onderdruk staan en dat nog steeds een relatief arbeidsintensieve bedrijfstak is? Om de capaciteit te vergroten moet u dus niet meer personeel "inhuren". In plaats daarvan moet u super efficiënt gaan werken met minder mensen om hetzelfde te verdienen. Maar omdat het lastig is om van personeel af te geraken moet u uw verkregen capaciteit vullen met hoger toegevoegde waarde dienstverlening aan bestaande of nieuwe werkzaamheden.Hoe de omzet te verhogen? Dat leest u in mijn komende blog.

Tel. 020-4820612

www.proactiveaccountants.nl