13. dec, 2015

9 Getallen die uw kantoor in 2016 doen knallen (Deel 1: Winst)

Eigenlijk is het heel simpel als u 2016 goed wilt beginnen. Focus op 9 getallen en wanneer deze in een strategie worden geïmplementeerd verbetert de winst, capaciteit en groeit de omzet van ieder kantoor.

 Af anders gezegd; met de invoering van 9 getallen behalen kantoren betere cijfers, hebben ze meer tijd over en bedienen ze klanten beter.

 

 Om het allemaal wat makkelijker te maken heb ik 9 strategieën in 3 doelen verdeeld:

1. Winst verbetering

2. Capaciteit vergroting

3. Omzetgroei

Uw huidige resultaten zijn bekend. En u bent niet het enige kantoor waarvan de resultaten onderdruk staan. Het accountantsberoep verandert, de strategie die u hanteerde voldoet niet meer. Het runnen van een accountantspraktijk vergt meer dan alleen goed vaktechnisch beroepsuitoefening. U moet ook een onderneming runnen!

Sommige kantoren denken dat het doel is om meer declarabele tijd te verkopen. Maar feit is productiviteit tijd is de slechtste manier om de winst te verbeteren. Promotie van meer uren schrijven creëert extra stress binnen uw team en slechte relatie met uw cliënten. Een gezonde mix van productiviteit bedraagt 70% voor (assistent) accountants en 30% voor vennoten. Zie ook mijn eerdere blogs.

Het stimuleren van declarabiliteit betekent dat u uzelf positioneert als een arbeidskracht. Dat is fout om meerdere redenen. Door toename van automatisering wordt steeds minder arbeidskracht ingezet. En tegelijk neemt de accuratesse, snelheid en advieskracht toe. Met andere woorden u verkoopt kennis geen tijd.

Er zijn drie manieren om de winst te verbeteren:
A. Elimineer afschrijvingen
B. Vooraf prijzen
C. Value pricing

1A. ELIMINEER AFSCHRIJVINGEN

Een gemiddeld kantoor schrijft 18% van het onderhanden werk af en factureert niet al het werk uit. Rob Nixon, de CEO van Panalitix (voorheen Proactive Accountants Network PAN) vertelde mij een verhaal dat hij ooit een kantoor ontmoet heeft die jaarlijks AUS 1,6mln afschreef. Omdat te visualiseren toonde hij een foto van een huis van vergelijkbare waarde. Om de impact te vergroten wreef hij in dat ze mogelijk meer plezier zouden hebben als ze daadwerkelijk het vreugdevuur hadden ontstoken onder genot van veel alcohol. De boodschap kwam aan en ze veranderde hun werkwijze en aan het afschrijven kwam een einde. Crux van dit verhaal is dat veel van u jaarlijkse de waarde van huis een of luxe auto verbranden! Echt waar en dat is niet gezond. Kantoren die de PAN aanpak hanteren kennen geen afschrijvingen meer!

Afschrijven is kenmerkend voor het accountantsberoep. Als het gemiddelde 18% bedraagt denk ik dat het feitelijk wel hoger is. Want veel medewerkers schrijven al af voordat u dat doet bij de facturatie. Bij tijdregistratie maken ze al subjectieve keuzes wat wel en niet op jobs te schrijven of te verschuiven. Sommige kantoren gaan zelfs zover dat ze jaarlijkse uren afschrijven budgetteren. Wat bizar dat ze al verliezen voorzien voordat ze zelfs begonnen zijn. Waarom niet omgekeerd budgetteren van bijschrijvingen ? U krijgt wat u verwacht. Overigens bedoel ik niet met bijschrijven tijdschrijven met een vork maar het werk efficiënter uitvoeren.

U hebt altijd te maken afschrijvingen als u een model van uurtje-factuurtje of ander declarabel verdienmodel hanteert. Dit is makkelijk om te gooien in 5 stappen:
1. Definieer de opdracht en de prijs vooraf en communiceer dit met de client en laat ze dit schriftelijk bevestigen met een opdrachtbevestiging.
2. De prijs is gebaseerd op waarde en niet op basis van uurtje-factuurtje.
3. U hanteert per opdracht een budget in tijd in plaats van geld.
4. U voert iedere job super efficiënt uit door verbetering van de doorlooptijd en verlaagt de declarabele tijd.
5. U voert alleen die werkzaamheden uit binnen uw opdracht. Al het meerdere communiceert u met de klant alvorens verder te gaan.

Dus in het kort, u prijst vooraf, u licht de client in, u werkt efficiënt, u bekort het werk en het voordeel is voor u. U doet dit met iedere opdracht en u verkrijgt automatisch bijschrijvingen aan het eind van het jaar.

> Becijfer hoeveel u in 2015 heeft afgeschreven uitgedrukt in geld en stel uw doel voor 2016.

1B VOORAF PRIJZEN

Het oude systeem is dat u een aantal accountants aan het werk zet. U hanteert een uur tarief wat afgeleid was van hun salaris. En op basis van aantal gewerkte uren maal het tarief kwam de prijs tot stand.

Stel voor de volgende situatie:
Client: ik heb een goed idee voor een nieuw product en ik vraag me af hoeveel ik hiervoor moet vragen. Wat stel jij voor?
Accountant: Dat is lastig te beantwoorden. Ik vertel je hoe wij het doen binnen het kantoor, wij hanteren een een tarief per accountant. Dit tarief is gebaseerd op hun salaris. Hoe hoger het salaris hoe hoger het uurtarief. Dan delen we een uur in 6 minuten. Dan start de accountant en registreren we de tijd vermenigvuldigen dat met uurtarief en zo komt de prijs tot stand.
Client: Wat zegt u?
Accountant: Ja, en iedere opdracht heeft een andere prijs wat we niet vooraf weten tot het afgerond is. We gaan uit van het feit dat zowel het tarief en de tijdregistratie correct is.
Client: Dit is niet wat ik zocht.

Facturatie op basis van uurtje-factuurtje is iets van een achterhaald verdienmodel van de vorige eeuw. Het perverse wijze van prijzen. Niet alleen is het een vreemde wijze maar eigenlijk wordt u beloond voor uw in-efficiency. De vraag is namelijk hoe weet u dat de prijs correct is? De enige goede prijs is wat de markt bereid is er voor te betalen. Als zij te snel ja zeggen dan is de prijs fout. U moet prijzen testen door middel van het verpakken van diensten als producten. En u ervaart vanzelf wat de markt bereidt is daarvoor te betalen.

De beste manier om vooraf prijzen in te voeren is alle cliënten aan het begin van het jaar te informeren door middel van een nieuwsbrief. Dat betekent dat u niet meer terug kunt naar het oude systeem. PAN heeft voorbeeld brieven die u kunt hanteren. En vanaf 1 januari gaat u van start door alles vooraf te prijzen. In het oude systeem was de tarief een input variabele maar in het nieuwe systeem is het output variabele. In het oude systeem werd u beloond met in-efficiency. in het nieuwe systeem volgt beloning door efficiency.

Met de nieuwe werkwijze door vooraf prijzen, betekent tijdbesparing dat de Gemiddelde Uur Opbrengst (GUO) stijgt. Waarom uurtarieven blijven hanteren? Dat is de verleden tijd. U blijft wel tijd registreren maar het tarief waar tegen u registreert is voor alle medewerkers 1 euro per uur. En de gewonnen tijd kunt u weer inzetten tegen value based fees en uw winst groeit enorm.

> Stel vast hoeveel procent van uw werk u al vooraf prijst en dit met die client communiceert. Stel vervolgens uw doel voor 2016.

1C VALUE PRICING

Waarom kost een fles water in een supermarkt 50cent en 3 euro of zelfs meer in 5 sterren minibar van een hotel? Zelfde water maar een verschillende prijs. Het is heel simpel, dat is wat de markt bereid is te betalen onder verschillende omstandigheden. De supermarkt heeft een heel schap gevuld met water en de mini bar slechts twee. De markt bepaalt de prijs of anders gezegd wat iemand er voor geeft. Mogelijk heeft u een idee wat een project waard is maar tot u de waarde benadrukt en de reactie ziet weet u het niet.

Om de waarde te prijzen betekent dat u het project moet prijzen niet gebaseerd op ingestoken tijd of tarieven maar op drie factoren:
1. Uw waargenomen waarde - gelooft u dat zelfs meer waard is?
2. Uw waarde bijdrage - maakt uw kennis een verschil?
3. Uw clienten waarde perceptie - benadrukt u genoeg uw toegevoegde waarde?

Als u een samenstelopdracht al eerder gedaan heeft, heeft u referentiekader voor de prijs. U kunt wel denken dat het 10.000 euro waard is maar als uw client daar de afgelopen jaren slechts 3.000 euro voor heeft betaald gaat u dat echt niet voor 10.000 euro verkopen. Voor nieuwe projecten is dat anders, daar ontbreekt deze referentie prijs. Cliënten kunnen niet vergelijken met uw eerdere prijzen. Alleen met wat zij bij andere betaalden en is het zaak om uw te onderscheiden van de concurrent. Mobiele telefoonmaatschappijen zijn daar meesters in. Probeert u maar de belbundels met elkaar te vergelijken. Bepaal de prijs gebaseerd op uw vertrouwen, uw bijdrage (vooraf gecommuniceerd en besproken) en uw cliënten perceptie. De eerste keren zult u er naast zitten maar u leert snel.

Alle diensten met een waarde komen in aanmerking voor value pricing aanpak. Helaas heeft samenstelwerkzaamheden vanuit cliënten perceptie weinig waarde. Daarom moet u het aankleden. Automobiel bedrijven doen dat ook. De vakgarage om de hoek kan perfect uw auto onderhouden, maar de merkgarage biedt u vervangende auto meldt u een maand van te voren dat onderhoudsbeurt nadert en geeft u een gratis wintercheck.

> Bepaal het percentage van de projecten dat u volgens value pricing (dus zonder relatie met tarieven) prijst en wat uw doel is voor 2016.

Wanneer u uw opdrachten prijst volgens value pricing methode zal dit de Gemiddelde Uur Opbrengst (GUO) verhogen en ook de winst. Als gevolg van de bij-schrijvingen, vooraf prijzen en value pricing moet uw winst marge iedere maand verbeteren. Dat betekent dat u steeds beter prijs, meer efficient word en steeds beter en meer hoger geprijsde toegevoegde waarde diensten levert tegen value-based prijzen.

Volgende blog drie strategieën ter verbetering van de capaciteit.

Tel 020-4820612
www.proactiveaccountants.nl