28. okt, 2015

In 6 stappen afscheid nemen van tijdschrijven

Proactive Accountants Network aanpak is niet alleen gericht op efficiency verhoging. Een onderdeel is de toepassing van Value Pricing en niet langer uurtje-factuurtje toepassen. Ik hoor velen van u al zeggen. Doen wij al, wij hanteren abonnementen. Maar dat is niet hetzelfde. Ik zal het u uitleggen. Het idee achter Value Pricing is dat uw cliënten vooraf weten wat de prijs is en dat u een gezonde marge behaalt op uw benodigde kennis. Door de juiste toepassing van Value Pricing zou uw gemiddelde uur opbrengst (GUO) moeten verbeteren.

Er zijn twee manieren om uw GUO te meten;
1. GUO - declarabele cliënten uren. Neem de omzet (€2 mln) en deel dit door uw declarabele directe uren (stel 10.000 uur), dit maakt € 200 p.u.
2. GUO - gewerkte uren gehele kantoor. Neem het gehele kantoor (incl. Vennoten, Ondersteunend personeel en Accountants & Fiscalisten) en vermenigvuldig dit met totale werkbare uren per jaar. Voorbeeld 12 mensen x 1750 uur elk = 21.000 beschikbare uren. Deel de omzet (€2 mln door totale werkbare uren (21.000). Dat maakt € 95 p.u.

Het doel is om iedere maand de GUO te verbeteren of op zijn minst per kwartaal. Maar het liefst verdubbelen zonder uw uurtarief zichtbaar te verhogen! Onmogelijk zie ik u denken!

Inmiddels heeft Spoelstra & Scherer 2 jaar ervaring en verloopt ons proces precies volgens het schema dat Rob Nixon ons voorspelde. Logisch want zijn theorie is gebaseerd op empirische ervaringen van 4600 Australische kantoren. Als een kantoor zijn 6 stappen doorloopt gaat de GUO vanzelf om hoog! Waarom? Door drie factoren;
- Uw geloof in uw toegevoegde waarde, zelfvertrouwen en moed
- De beeldvorming door de cliënten van ontvangen toegevoegde waarde
- De toegepaste tactiek en strategie

Over prijs bepaling en toegevoegde waarde heb ik al eerder geschreven. Zie mijn eerdere blogs over Value pricing. Nu focus ik mij op de implementatie strategie. Zoals u wellicht opgevallen is loopt er een waterlijn door de strategiekaart halverwege de 6 stappen. Ervaring leert dat als u onder deze lijn bevindt dat u ondermaats presteert. Zodra u boven de vloedlijn komt dan presteert u overvloedig.

Het is niet de bedoeling dat u letterlijk stap voor stap dit proces doorloopt. Als de kans zich voor doet kunt u met grote stappen vooruit en zelf stappen overslaan om zo snel mogelijk bij 5 of 6 te geraken. Hoe sneller u het toepast des te hoger de marges.

STAP 1 Tijdschrijven + GUO bewustwording + tarief stijging

De meeste kantoren starten hier. Ze doen aan tijd schrijven en zijn bewust van hun GUO. Men is niet tevreden met hun GUO. Om de marge te verbeteren is het simpel de prijzen te verhogen. Verhoog alles met bijvoorbeeld 15%. Doe het vandaag maar verhoog de salarissen niet tegelijk. Met 10.000 uren en een gemiddeld GUO was €150 dan betekent een stijging van 15% dat uw GUO €172,50 bedraagt en dat u een extra winst realiseert van €225.000! Ik lijk wel gek om dit advies gratis te verschaffen.

STAP 2 Tijd schrijven + GUO doelen + nieuwe diensten

U hanteert nog steeds uurtje-factuurtje (met een kleine verhoging) en u heeft een GUO doel. Uw tarief bracht u naar €172,50 GUO en uw doel is €200. Om een hogere marge realiseren moet u diensten introduceren met een hogere waarde. U moet denken aan bedrijfsadviezen en management rapportages. Daarvoor kunt u putten uit de diensten die volgen uit het advieswiel volgens de "awsome 8". U bevindt zich nog steeds onder de vloedlijn.

Als u door deze niveaus beweegt en uw GUO verbetert moet u oppassen. Zodra u op waarde focust moet u niet op GUO richten maar zich meer richten op de gemiddelde waarde per project. U presteert nog steeds ondermaats vergeleken met andere die u reeds voorgingen. Hoe weet ik dat omdat PAN jaarlijks benchmark rapporten bijhoudt. Interesse stuur mij een mailtje.

STAP 3. Voorzichtige start met prijs vooraf  + schrijf bij tijdwinst

De eerste twee stappen bent u doorgekomen en het koud watervrees van vooruit prijzen heeft doorstaan met enkele cliënten. De cliënten ervaren het als plezierig en u werkt steeds efficiënter. De tijdsbesparing komen op uw conto. U doorbreekt de vloedlijn en wordt beloond met hogere marges. Maar net als met zwangerschap, u bent het of niet. En dat geldt ook voor deze aanpak. U gaat er voor of niet.

STAP 4. 100% vooraf + efficiency + uurtarief registraties

Nu komt de gezonde GUO bovenwater. U heeft u gecommitteerd aan het feit dat alle prijzen vooraf communiceert en u probeert het werk zo efficiënt mogelijk werk te doen. U marges groeit, uw afschrijvingen zijn verleden tijd en u gaat sneller door het werk. U raakt binnenkort door het werk, wees daar op voorbereid. U blijft vasthouden aan uurtarieven voor intern gebruik. Maar uw interne uren budget is gebaseerd op een euro bedrag. U communiceert aan uw team dat €X waarde aan tijd geeft om het werk uit te voeren. U baseert de prijs op uw GUO doelstelling maar die stelt u steeds iets hoger.

STAP 5. Value pricing + €1 per uur + tijd budget

Nu is het tijd om de uurtarieven aan de kant te schuiven en te richten op GUO doelen. Dit vergt een kleine aanpassing in uw urenpakket. Verander al uw uurtarieven in €1. Hierdoor word u niet langer aangemoedigd om u prijs te baseren op tijdbesteding maar meer te focussen op de waarde. U kunt nog steeds meten en volgen wat uw GUO bedraagt want u heeft nog steeds uw tijdregistratiesysteem. Wanneer u uw projecten budgetteert in tijd in plaats van geld dan kan uw team niet relateren aan de prijs die met de client overeengekomen is.

U moet het altijd tot doel hebben om zo efficiënt mogelijk te werken. Uw team wordt aangemoedigd om tijd te blijven te registreren. Hierdoor krijgt u een nauwkeurig beeld van uw GUO. Uw afschrijvingen behoorden al tot het verleden sinds stap 4. Alleen als u nu heel inefficiënt werkt komen die weer terug en daalt uw GUO. Ieder kantoor die stap 5 heeft gerealiseerd gaat nooit weer terug naar uurtje-factuurtje. Zijn zijn overbodig geworden.

STAP 6. Geen tijdregistratie

Dat is de stap die iedere accountant wenst te doen maar te bang is om te realiseren! Afschaffen van tijdregistratie. Verlost zijn van het juk van tijdschrijven. Maar pas op. Veel kantoren deden dit te vroeg. En het is ook een logische stap maar alleen als de tijd rijp is. Rob Nixon kent kantoren die dit te vroeg afschaften en bijna failliet gingen. Geen tijdregistratie en prijsopgaaf achteraf, wat een chaos. Maar ook kantoren die na afschaffen van tijdregistratie werden geconfronteerd met extreme toename van de personeelskosten.

Het juiste tijdstip om de tijdregistratie vaarwel te zeggen is als het uurtarief al op een hoog niveau ligt (> €150), de doorlooptijd is kort (< 10 dagen) en de winst marge is hoog (50% winst voor partner beloning).

Bij het verlaten van de traditionele tijdschrijven gaat u ook sturen op andere KPI's zoals doorlooptijd, GUO en winst voor partner beloning. Dit maakt alles eenvoudiger en bespaart u veel tijd aan tijdschrijven en betekent eerder factureren en incasseren. Succes verzekerd en wilt niet anders meer! Succes !

Tel. 020-4820612