12. okt, 2015

De 18 staps workflow in de samenstelpraktijk

Veel marketing goeroes willen ons doen geloven dat de groeipotentie van een accountantskantoor zit in het verkrijgen van meer klanten. Maar meer klanten zonder een goede doorlooptijd brengt een accountantskantoor alleen maar meer in de problemen. Beter is het om eerst de capaciteit op orde te hebben door goede werkwijze, personele bezetting en gebruik van de juiste ICT (software, hardware en cloud). Bovendien bedienen de kantoren de huidige cliënten nog niet goed genoeg. Er is nog veel te verkopen binnen uw huidige klantenkring. Alleen ziet menig accountant dit als een besmet woord als of men een autoverkoper is die extra accessoires aan de man brengt. Dat hoeft en moet het ook niet zijn. Door de verkoop als onderdeel te integreren in de samenstelpraktijk neemt de accountant meer tijd voor het op juiste wijze voorzien in de behoefte van cliënten. Een win win situatie, die leidt tot meer toegevoegde waarde, tevreden cliënten en dus meer omzet. Dit kan door het werk te delegeren en het onderdeel verkopen te integreren in het samenstel en aangifte proces.

De meeste accountants hebben een werkprogramma voor het samenstellen. Het kent de traditionele fase van voorbereiding, uitvoering en rapportage. Het is een standaard procedure en lijkt op productielijn met voornamelijk oog voor het technische proces. De ruwe materialen (informatie) komt in en na een bewerking in een aantal stappen komt een eindproduct in de vorm van een jaarrekening en een aangifte die verzonden wordt naar de cliënt.

Wanneer men de 8 manieren om super efficiënt te worden en de 30 administratieve taken en het samenstelproces combineert komt er een ander samenstelproces te voorschijn met 4 fasen en 18 stappen. Dat heb ik vorig jaar tijdens mijn pitch bij de Smart Small Award ook mogen presenteren. Na afloop werd dit door de presentator als bijzonder commercieel ervaren. En daar had zij compleet gelijk in. Voor vele collega's in de zaal was het mogelijk een schok en iets te vroeg. Maar nu de omzetten zoals ik voorspelde onderdruk staan zijn ze mogelijk wel klaar voor onderstaande aanpak. Daarom leg in het nogmaals uit.

Verkoop

1. Plan het werk vooraf

2. Ontmoet de cliënt en bepaal de opdracht

3. Geef prijsopgaaf en opdrachtvoorwaarden

4. Client bevestigt opdracht / prijs en betaalt de factuur

Voorbereiding

5. Stuur checklist en verzamel de gegevens

6. Controleer of alles ontvangen is

7.Benader de cliënt voor ontbrekende gegevens

8. Log de werkzaamheden in de agenda en planboard

9. Budgeteer conceptueel het aantal uren

10. Genereer de werkprogramma’s

11. Bepaal uitdagende urenbudget

12. Toewijzing en instructie personeel

Uitvoering

13. Voer het samenstelwerk uit en denk aan de 8 advieskansen

14. Communiceer de bevindingen intern

15. Review het jaarwerk, onderzoek de advies mogelijkheden

16. Rapporteer het jaarwerk en bevindingen

Verkoop

17. Ontmoet de cliënt – presenteer en autoriseer het werk.

Kom met ideeën en verkoop de volgende job

18. Vraag om een referentie

Door deze strakke aanpak, goed te delegeren, focus op efficiency en voorzien in klantenbehoeften realiseert een kantoor een doorlooptijd van minder dan 10 dagen, een onderhandenwerk van nihil of zelf negatief, meer projecten per cliënt en tegen een hogere waarde.

Het klinkt ongelofelijk maar is waar. Deze aanpak heeft Spoelstra & Scherer geleerd van Proactive Accountants Network van de Australiër Rob Nixon en zagen wij bekroond worden door de het winnen van de Nationale Accountancy Award afgelopen jaar. Overigens hoeft u niet helemaal naar Australië. Ik heb geregeld dat Rob Nixon de opening spreker is op het Accountancy van morgen event www.avdag.nl in de december.

Meer uitleg over deze 18 staps workflow kunt u krijgen tijdens de gratis seminar van CaseWare – De COS4410 als omzet generator op 29 oktober as. http://bit.ly/1GEAaES

Eerste seminar vorige maand was een succes en is daarom geprolongeerd en ook heel geschikt voor niet CaseWare gebruikers. Wie weet tot ziens!

Tel. 020-4820612