7. aug, 2015

Streef in 4 stappen naar succes, niet naar perfectie

Het zal veel accountants niet ontschoten zijn maar het NBA heeft de nieuwe COS 4410 geïntroduceerd. Deze richtlijn voor samenstellen is verplicht met ingang van de werkzaamheden in 2016. Het maakt onderdeel uit van een pakket aan goed bedoelde maatregelen om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Maar was de kwaliteit echt zo slecht in het MKB? En is deze traditionele dienstverlening werkelijk wat de client wil? Wellicht had het NBA beter eerder over de grens kunnen kijken.

Al ruim 10 jaar geleden presenteerde de Amerikaanse beroeps organisatie AICPA hun vision project over de veranderende rol van accountants. Het project onderkende de noodzaak en de rol van de accountant bij de verbetering van de kwaliteit van de informatie voor MKB ondernemers. Maar de gesuggereerde oplossing zochten zij niet in meer regelgeving bij de beroepsuitoefening als wel in breder dienstenpakket.

Wanneer ondernemers gevraagd wordt wat ze van hun accountant verwachten, komt het onderwerp van BW2 titel 9 of de RJ niet op tafel net zo min als het verschaffen van betrouwbare cijfers. Dat wordt beschouwd als de basis competenties van de accountant. Het merendeel van de ondernemers wil dat hun accountant helpt succesvol te ondernemen. Dat betekent niet dat accountants hun rol bij het opstellen van het jaarwerk moeten opgeven maar dat zij moeten realiseren dat deze informatie van beperkte betekenis is als management informatie.

De grote vraag is nu hoe moeten accountants hun instrumentarium en werkwijze aanpassen om dit te realiseren?

Tot voor kort konden ondernemingen alleen sturen op gedateerde informatie. Gebaseerde op historische informatie van vele maanden oud moesten ondernemers hun beslissingen nemen. Maar in de huidige snel veranderende maatschappij kan dat niet meer. Ook MKB ondernemers moeten toegang hebben tot tijdig en juiste informatie om concurrerend te blijven. En daar is de nieuwe rol voor de accountant weggelegd; het ondersteunen bij het samenstellen van betrouwbare informatie zodat ondernemers daar beslissingen op kunnen baseren.

Sinds de introductie van de IBM 650 in 1954, werken multinationals aan hun informatiesystemen ter verkrijging van (financiële)informatie ten einde prestaties te verbeteren. Hoewel de mogelijkheden toentertijd nog beperkt waren, was het de eerste stap naar een realtime prestatierapportage systeem. Nu 60 jaar later is door de huidige ICT ontwikkelingen mogelijk dat zelfs MKB bedrijven dezelfde systemen succesvol kunnen inzetten tegen een fractie van de kosten. Maar helaas maken MKB bedrijven daar nog onvoldoende gebruik van. Maar dat is ook niet zo vreemd.

Wij gebruiken allemaal meestal alleen die functionaliteit van een programma die we direct nodig hebben en verdiepen ons niet in de verborgen andere mogelijkheden. Vergelijk dit met ondernemers, ook zij benutten onvoldoende hun belangrijkste activa, namelijk hun database. Ze zijn rijk aan data maar hebben beperkte informatie. Maar dat kan ontsloten worden door de integratie van de financiële administratie en informatie communicatie technologie.

Daar waar vroeger de boekhouding de "back office" functie had is het nu meer en meer een "front office" functie met rapportages van de actuele in plaats van historische ondernemingsprestaties. De boekhouding is daarmee de verbinding tussen de registratie van de dagelijkse activiteiten en de financiële rapportage van het heden. En daar is een taak weggelegd voor de accountant om deze rapportage niet alleen te versnellen, de betrouwbaarheid te verbeteren maar ook te verrijken met niet financiële informatie uit andere bronnen. Des beter de kwaliteit van de informatie, des te beter kwaliteit van de beslissingen wat weer resulteert in betere prestaties.

Door de traditionele rol van de expert op het gebied van boekhouding en verslaggeving met zijn onafhankelijk en objective positie plaatst de accountant in een unieke positie om een gebalanceerd beeld te geven van de onderneming. De accountant wordt niet alleen gevraagd de winstgevendheid te meten maar ook met ideeën te komen hoe die te verbeteren. In plaats van op de kosten te focussen moeten de omzet bepalende variabelen worden geïdentificeerd.

Maar hoe dan? Dat kan in 4 stappen:

Stap 1 Jaarwerk

Begint bij het opleveren van de jaarcijfers. Alle kantoren doen dit. Natuurlijk doen sommige het beter dan anderen. Maar vanuit het perspectief van de client is het allemaal hetzelfde. Deze dienstverlening is basis van het beroep. Maar dit is meer en meer een commodity en het is moeilijk daarop te onderscheiden.

Stap 2 Analyse

Om niet als een commodity te worden gezien onderscheidt een accountant zich door aanvullende service te verlenen. Sommige doen dit door de jaarcijfers te vergelijken met een benchmark rapport. Maar helaas ligt daar de focus weer op het verleden.

Een andere aanpak is die Proactive Accountants Network (PAN). Die focust op de toekomst. Eerst de beantwoording van de cruciale vraag waar is mijn verdiende geld gebleven? Door middel van een innovatieve grafische presentatie is dit binnen een minuut helder uitgelegd en vervolgens de vraag wat als we iets veranderen aan de belangrijkste variabelen. De "wat als" scenario's in de groeiformule gebaseerd op de Business Strategy Map toont direct de impact op de beoogde successen. Een ambitieuze klant is direct enthousiast.

Stap 3 Planning

Dan komt de vraag hoe dit realiseren? Dit is toekomst gericht. Hierin assisteert de accountant de client bij de bepaling van zijn visie, missie, doelstellingen 1,3 en 5 jaar en identificeert zij Kritische Succes Factoren en legt dit vast in een One Page Plan. En zoals Jack Daly het zegt: "Goals not written are dreams. And dreams don't often come true. Goals in written do".

Stap 4 Monitoring

Dit is gericht op het heden. De prestaties van de onderneming worden actueel gemeten aan de hand van de boekhouding. Deze cijfers worden vergeleken met de vooraf gestelde doelstellingen door middel van grafische presentaties in een dashboard en gedeeld met de client. Bij afwijkingen neemt de accountant contact op met de client. De accountant coacht de client zodat hij de juiste beslissingen neemt zodat hij zijn doelstellingen kan realiseren.

De waardering voor de inzet van de accountant stijgt als de client succes bereikt. Dat is pas toegevoegde waarde en dat zal nooit worden bereikt als de accountant zijn diensten beperkt tot het leveren van het traditionele jaarwerk. Dat ervaart een klant als het noodzakelijke kwaad.

Streef daarom niet naar perfectie in de uitvoering van de dienstverlening maar assisteer bij het realiseren van succes van de onderneming.

Bel 020-4820612

www.proactiveaccountants.nl