29. jul, 2015

Het dashboard als financieel navigatiesysteem voor de businesscoach

Toegevoegde waarde leveren, dat is iets wat veel geopperd word in accountancy. Maar ik denk dat de meeste accountants dat nalaten om het simpele feit omdat ze bang zijn. Bang dat een client een vraag stelt waar zij het antwoord schuldig opblijven. Daarom worden besprekingen over de historische en toekomstige financiële prestaties zelden besproken. Dat is jammer, want daar begint een waardevolle discussie die toegevoegde waarde kan opleveren. En het is zo eenvoudig een discussie te starten met de volgende vragen.

-Waar staat u nu?
-Waar wilt u zijn?
-Hoe denkt u dat te bereiken?

De meeste rapport generatoren maken het mogelijk om historische grafische weergaven over 3 of 5 jaar te tonen van omzet, kosten, vermogen. Maar helaas niet veel kantoren gebruiken dit zodat zij geen gespreksopening hebben voor de volgende vraag;

"Dit heeft u nu bereikt, stel dat u het uw onderneming opnieuw zou mogen inrichten en optimaliseren wat zou u over 5 jaar willen bereiken?"

Al snel start een gesprek dat een client van enorme toegevoegde waarde ervaart. Zodra u de toekomst van uw client in kaart hebt gebracht komt de volgende vraag op tafel;

"Hypothetisch, wat denkt u wat nodig is of moet veranderen omdat binnen 3 of 5 jaar te realiseren?"

Dat is het verschil tussen coaching en consultancy. Als consultant geeft u het antwoord en bij coaching laat u hen zelf het antwoord geven. U krijgt de juiste antwoorden door de juiste vragen te stellen. Wanneer u realiseert dat u niet op alle vragen antwoorden hoeft te hebben om toegevoegde waarde te leveren groeit uw zelf vertrouwen en stijgt de waardering van uw inzet door de client.

Neem nu een voetbalcoach als Louis van Gaal. Hij was geen groot voetballer maar is een meester in observaties en het helpen realiseren van voetballers in het behalen van de gestelde doelen. Hiervoor hanteert hij zijn beroemde schriftje. Tijdens een voetbalmatch maakt hij continue notities die hij later bij de evaluatie bespreekt. Vertaal dit naar accountancy. Accountants registeren de (onderneming)transacties ook maar veelal verzuimen ze de client tussentijds te informeren omtrent diens prestaties. Daar leent een dashboard perfect voor. De cijfers kunnen online worden ingelezen en visueel gepresenteerd. Een groot voordeel is dat de uitkomsten niet in de pauze of gedurende de match over het veld geschreeuwd hoeven worden. Nee de client krijgt de belangrijkste cijfers via een email notificatie of zelfs een pushbericht via een app op zijn mobiele telefoon. Een andere verschil met de voetbal coach en de accountant is dat hij meerdere cliënten tegelijk kan volgen. Aan de hand van alerts kan de accountant zijn expertise inzetten. En dat is ruimer dan alleen over verslaggeving, fiscaliteiten en controleer. Denk aan het eerder besproken advieswiel met de "awsome eight"; groei, cashflow, winstgevendheid, activa bescherming, belastingbesparing, koop/verkoop, pensioen en nalatenschap.

Dus nu gaan accountants massaal cliënten een dashboard verkopen? Nee, het dashboard is geen product. Het is enkel een tool dat helpt cliënten hun doelstellingen te realiseren.

Een dashboard heeft een viertal functies;
Delivery tool
Niet iedereen is cijfermatig onderlegd dat hij een saldibalans kan lezen. Een grafische voorstelling van cijfers helpt. Zeker als de uitkomsten worden geprojecteerd tegen de doelstellingen.

Monitoring tool:
Door middel van internet kan een accountant meerdere ondernemingen de uitkomsten tegelijk volgen. Door het instellen van alerts krijgen die ondernemingen aandacht die afwijkend presteren.

Workflow tool
Door de periodieke rapportage uit te breiden met behulp van een dashboard ontstaat ook bij het kantoorpersoneel meer inzicht in het reilen en zeilen van de onderneming. Opvallende afwijkingen worden eerder geconstateerd en de kwaliteit van de rapportages verbetert.

Sales tool
Doordat zaken eerder opvallen kan een accountant ook eerder zijn hulp aanbieden. Nooit meer het excuses "had ik dat eerder geweten dan had ik dat kunnen doen". Een vaak gehoorde klacht is dat accountants te passief zijn is hiermee verleden tijd.

Nu komen er steeds meer dashboard leveranciers. De een nog mooier dan de ander. Iedereen kan eigen KPI's, widgets en templates aanmaken. Maar zit daar een kantoor of een de client op te wachten? Ik denk het niet. Vergelijk het met de opkomst van het boekhoudpakket. Dat maakt het mogelijk om een eigen rekeningschema te hanteren. En zie wat de uitkomst hiervan is. 30 jaar later wordt het standaard referentie schema geïntroduceerd. Waar een kantoor op zit te wachten is een simpel voor ingericht dashboards met een aantal KPI's. Dus niet een vertaling van de jaarrekening in grafische vorm! Proactive Accountants Network heeft hiervoor Panalitix bedacht. KPI's gebaseerd op de Business Strategy Map en Accountants Strategy Map. De map toont welke acties welke KPI's ondersteunen. Standaard KPI's volstaan voor 95% van de MKB clienten, net als bij het rekeningschema.

Het mooie is dat zelfs de adviezen die voortvloeien uit de alerts kunnen worden geautomatiseerd. Tijdens het jaarlijkse congres van Proactive Accountants Network heb ik gezien dat zij werken aan een autoresponse systeem. Per afwijking krijgt de client via een persoonlijk bericht een video uitleg wat geconstateerd is en welke passende actie mogelijk is. Door middel van hun Business Strategy Map zijn 360 acties geïnventariseerd. Op termijn is het mogelijk te registreren welke acties clienten ondernamen en hoe succesvol die zijn geweest door middel van big data. Dat betekent dat in de toekomst zelfs een voorspelling gemaakt kan worden wat de meest succesvolle actie is. Vergelijk dit met het boekje van coach Jan Reker. Die registreerde in welke hoek spelers de strafschoppen schoten. Later op het EK had Hans van Breukelen daar veel profijt van.

Een ander voorspellend vermogen zit in de boekhouddata zelf. Seizoentendenties, causale relaties worden rekenkundig ontleed en op basis daarvan komt een prognose zodat tijdig door de client correctieve actie ondernomen kan worden. De nieuwe rol van de accountant is het faciliteren van betrouwbare informatie ten einde de client te helpen diens (financiële) doelstellingen te helpen realiseren.

Interesse bel 020-4820612 de eerste 10 beloon ik met een gratis Business Strategy Map!