1. jun, 2015

KPI # 3 & 4 : Waardering in tijdseenheden

KPI # 3 - GEMIDDELDE UUR OPBRENGST PER UUR

De meeste kantoren hanteren verschillende uurtarieven. Die tarieven variëren van €75 tot €350 per uur afhankelijk van de ervaring en opleiding van de medewerker. In deze situatie bedraagt de Gemiddelde Uur Opbrengst (GUO) van een kantoor tussen €95-€200. Ben ik dat waard zie ik u denken.

Maar er zijn twee manieren om Gemiddelde Uur Opbrengst te meten;
1 GUO - declarabele cliënten uren. Neem of omzet (€2 mln) en deel dit door uw declarabele directe uren (stel 10.000 uur), dit maakt € 200 p.u.
2 GUO - gewerkte uren gehele kantoor. Neem het gehele kantoor (incl. Vennoten, Ondersteund personeel en Accountants & Fiscalisten) en vermenigvuldig dit met totale werkbare uren per jaar. Voorbeeld 12 mensen x 1750 uur elk = 21.000 beschikbare uren. Deel de omzet (€2 mln door totale werkbare uren (21.000). Dat maakt € 95 p.u.

Het is belangrijk om dit onderscheid te maken. Een kantoor kan een hoog GUO declarabele cliënten uren (>€400) maar een matige GUO (€<150) gehele kantoor hebben door de werkwijze en de verdeling ondersteund indirect en uitvoerend direct personeel. De focus moet daarom liggen op GUO op gehele kantoor niveau. Dit bepaalt de uiteindelijke winstgevendheid van het kantoor.

Als u alle opdrachten vooraf prijst, dan zijn er 4 manieren om de GUO te verbeteren;
1 Declareer meer voor een zelfde project - direct prijs verhoging.
2 Wees meer efficiënt en besteed minder tijd aan een opdracht
3 Verkoop hoger waarde opdrachten gebaseerd op toegevoegde waarde
4 Verander de personele samenstelling (direct vs indirect medewerkers) en doe meer werk met het huidige personele bezetting

Uw GUO stijgt dan periodiek en is een reflectie van uw prijzingen en behaalde efficiency. Als het niet verbetert of zelfs verslechtert dan is het zaak hier iets aan te doen. Zoek dan hulp met bijvoorbeeld ondergetekende.

KPI # 4 - BIJ EN AFSCHRIJVINGEN - REALISATIE RATIO

Niet alles uit-factureren is verspilling. Dat wordt meestal afschrijvingen genoemd. Het wordt gemeten door het verschil tussen het te factureren onderhanden werk minus wat feitelijk gefactureerd is.

Stel dat het onderhanden werk €2,3 mln bedroeg en slechts €2mln gefactureerd was, dan bedroeg de afschrijvingen 13%. Sommige kantoren presenteren dit anders door te stellen "wij realiseren 87% realisatie ratio". Wat een aanfluiting om een positieve wending te geven aan een negatief resultaat. Wees eerlijk, dit betekent u gaf 13% of €300.000 korting! U verbrandt geld! Dat is veel geld, u kunt daarvoor een woning kopen! Het is veel geld. De meeste kantoren rechtvaardigen dit door excuses als; "Wij kunnen dit niet doorbelasten" of "de client wil nooit zoveel betalen". Mijn vraag is HOE WEET U DIT?

Afschrijvingen wordt ingegeven door het zelfvertrouwen van de vennoten van het kantoor. Waarom doen zij dit? Zij nemen de beslissingen tijdens de facturatie, en kunnen dit ook stoppen. Als u een achterhaalde methode van uurtje factuurtje hanteert dan bepaalt de klok wat u declareert. Bijschrijven is niet ethisch, frauduleus en is de beperking van dit verdienmodel. Het is gewoon diefstal! Bij prijsopgaaf en facturatie vooraf, heeft u overeenstemming met client over de prijs en reikwijdte. Dan doet u het werk zo efficiënt mogelijk en de tijdbesparing is voor u. Dat geeft een veel positiever resultaat.

Uw doel moet zijn te streven naar positieve bijschrijvingen en geen negatieve getallen of percentages minder dan 100%.