27. mei, 2015

KPI # 1 & 2 : Kantoorproductiviteit in KPI's meten

Spoelstra & Scherer heeft zoals eerder gezegd de Nationale Accountancy Award gewonnen. Dit komt o.a. doordat zij de Proactive Accountants Network (PAN) methode nauwgezet volgen. Dat betekent een duidelijk strategie volgen en de uitkomsten monitoren met KPI's. In de komende blogs zal ik openbaren welke KPI's dat zijn. Met een gedegen strategie kan ieder kantoor zijn omzet, winst en liquiditeiten. Proactive Accountants Network onderkent 12 KPI's. Het is belangrijk die maandelijks te monitoren in een dashboard. Deze tool noemen zij PANALITIX.

KPI # 1 - PRODUCTIVITEIT VAN PERSONEEL
In het oude verdienmodel is de relatie tussen winstgevendheid en productiviteit de mate van declarabiliteit van de uren. Hoe declarabel is een client? Zoals eerder gezegd is sturen op declarabel aantal uren een achterhaalde methode. Veel vennoten zijn gericht op maximale declarabele uren en zijn zelfs trots op dat hun team meer uren draaien dan de rest.

WAARSCHUWING! Extreme focus op de variabele stimuleert verkeerd gedrag! Medewerkers gaan uren vullen op cliënten met andere woorden uren verschuiven van indirect naar directe uren en tussen cliënten onderling om hun in-efficiency maar te verbloemen.

Ter bevordering van de efficiency prijs al het werk vooraf, stel een budget en stimuleer sneller werken. Sneller werken creëert capaciteit. De meting is simpel deel bestede tijd door beschikbare tijd. Bijvoorbeeld; 40 gebudgetteerd en er is 30 uur besteed maakt 75%. Als er voldoen werk is en er voldoende bezetting dan leert de ervaring dat een gezonde productiviteit rond 75% bedraagt niet veel meer.

KPI # 2 - PRODUCTIVITEIT VAN VENNOTEN
Het is erg makkelijk om de winst van een accountantskantoor te verbeteren. Laat de vennoten meer tijdschrijven. De vennoten hebben doorgaans de hoogste uurtarieven omdat zij het meest ervaren zijn. De winst zal zeker stijgen maar dat is slechts tijdelijk.

David Maister, auteur van diverse boeken over dienstverleners verwoordt het als volgt;
“What you do with your billable time will determine your income. What you do with your non-billable time will determine your future”

Uitgaande dat vennoten opgeklommen zijn door hun capaciteiten en niet door hun dienstjaren of door verkrijging van slechts een titel, zouden zij slechts 3 dingen doen:

1 Verricht alleen advieswerk met maximaal 35% van de tijd.

2 Verzorg bestaande cliënten en zorg ervoor dat zij alle diensten afnemen die hun doelstellingen helpen te realiseren (zie awsome eight in eerdere blogs)

3 Wees een leider - Motiveer personeel, win nieuwe cliënten en stimuleer product en proces innovatie binnen het kantoor. Iedere vennoot zou iedere maand door gesprekken met cliënten voor minimaal €10.000 aan 'meerwerk' of nieuwe relaties moeten binnen halen. Alleen op die manier is zijn tijd goed besteed.

Volgende blogs meer nieuws over KPI's.

Tel. 020-4820612