25. feb, 2015

Roadmap voor succes - Deel 3 WORKFLOW

Een succesvol kantoor runnen betekent ook aandacht aan de workflow. Natuurlijk moet die lopen moet als productiestraat. Maar hoe realiseer je die en belangrijk hoe meet je dat je succesvol bent. Hieronder 7 tips ter bevordering van een goede workflow.

Onderhandenwerk / Debiteuren
Het doel is om een zo laag mogelijk onderhandenwerk en debiteurensaldo te realiseren en te houden. En zoals accountants weten betekent Winst, lage debiteuren en onderhandenwerk staat garant voor goede cashflow. Het aantal onderhandenwerkdagen plus debiteurendagen wordt lock up genoemd en bedraagt idealiter 40 dagen of minder.

Productiviteit / gemiddelde omzet per uur GOPU
Traditionele kantoren zijn teveel gericht op gedeclareerde uren als maatstaf voor productiviteit gemeten en dit is FOUT als hier de nadruk op ligt. Dit betekent dat hoe hoger de productiviteit des te langzamer het werk gaat. Gemiddelde omzet per uur zou juist moeten toenemen. Het is de uitkomst van hoeveel er gefactureerd wordt en hoe efficiënt een kantoor is. Een kantoor dat productiviteit van 75% realiseert presteert goed en de doelstelling moet zijn een GOPU van minimaal 200 euro per uur. Let wel dat is dus niet het uurtarief. Want met Value Based Pricing wordt dat niet gehanteerd,

Bijschrijvingen
Een gemiddeld kantoor schrijft alleen uren af. Dit is feitelijk een korting voor facturatie. Stel dat u dit in de administratie van uw client aantreft. Wat adviseert u dan? DOE ER IETS AAN dit is verspilling. Prijs de opdracht vooraf, budgeteer de uren en werkt zo efficiënt mogelijk. Op deze manier worden bijschrijvingen gerealiseerd. Dat is dus iets anders dan met een vork schrijven!

Systemen / Technologie
Alles moet digitaal, niets meer op papier. Alle softwaresystemen moeten in de cloud. Hedendaagse technologie maakt het mogelijk om alles met een mobiele device te benaderen. Hoe goed functioneert uw systeem? Goed gereedschap is het halve werk. Toch zijn er nog kantoren die DOS programma's gebruiken. Ja echt die bestaan. Penny wise pound foolish.

Prijs vooraf
Op basis van ervaring weet je wat een job waard is. Prijs daarom het werk vooraf en communiceer dit naar de klant. Dat heet fatsoen. Stuur de klant een email, brief waarin je vertelt wat te gaan doen en wat het kost. En laat de klant hier voor tekenen. Als de aard van de werkzaamheden verandert koppel dit dan terug. Als je het werk vooraf prijst en op tijd oplevert associeert de client dit direct dat je super efficiënt bent. Ieder project, groot en klein moet vooraf geprijsd worden.

Beleid en proces
Iedere vennoot moet realiseren dat het zijn zaak is, niet die van het personeel of client. Het zijn naam op de gevel, zijn verplichtingen en zorgen. De vennoot draagt de risico's. Dat betekent dat hij ook de regels mag opstellen. Dus als het beleid is vooraf betalen ga daar dan ook voor. Als gekozen is om pas met het werk te beginnen als alle informatie binnen is doen dat dan ook. U bepaalt de regels in eigen huis.

Efficiency model.
Meeste accountants zijn te technisch bezig. Is het echt nodig om een 20 pagina's omvattende checklist of werkprogramma in te vullen. Als een accountant is gericht op tijdschrijven, dan is het logisch om zoveel tijd hieraan te besteden. Maar dat is niet in belang van de client. Zij draaien hiervoor op. Nogmaals prijs de job vooraf en probeer tijdverlies te voorkomen door geen onnodige dingen te doen.