28. aug, 2014

Accountant durf te kiezen

Accountancy Nieuws Dag heeft als onderwerp Accountant durft te kiezen! Een onderwerp dat erg aan aanspreekt. Goed renderende accountantskantoren onderscheiden zich van de rest door strategische keuzes in hun business model. Volgens het Proactive Accountants Network (PAN) model volgen nu een aantal vragen dat accountants helpt nadenken over de toekomstige richting van hun kantoor.

OVER HET BUSINESS MODEL

Vraag: Wat is er mis met het huidige business model?
Antwoord: Het huidige model is gebaseerd of uurtje factuurtje. Het is onethisch, accountants worden beloond voor inefficiënt werk. De gedeclareerde prijs betekent dat zowel het uurtarief als de bestede tijd correct is. Maar niets is minder waar.

Vraag: Welke productiviteit moeten vennoten behalen?
Antwoord: Als je een zelfstandig beroep uitoefent, ben je geïnteresseerd om zoveel mogelijk declarabel werk te verrichten. Maar dat is nu net het probleem, je hebt te weinig tijd om je cliënten netjes te bedienen. Je beoefent een beroep uit en besteed te weinig aandacht aan ondernemer zijn. Als ondernemer moet je de afweging maken tussen de mate van inspanning, rendement versus het geleverde service kwaliteitsniveau.

Vraag: Wat is de ideale rol van de vennoot in het bestaande accountants business model?
Antwoord: Er zijn 3 aspecten waar vennoten binnen accountants business model mee zouden bemoeien:
1. Werkzaamheden van een declaratie niveau dat hen plezier schept
2. Cliënten verzorging, proactief bellen / bezoeken ZONDER vergoeding
3. Supervisie, het erop toezien dat de prestaties van het kantoor verbeteren en continue op zoek gaan nieuwe mogelijkheden voor groei. Bijna al het andere werk is administratief van aard en zou moeten worden gedelegeerd binnen het kantoor.

OVER PRIJZEN

Vraag: Wat kan er aan gedaan worden tegen het verzet binnen het kantoor tegen de uurtarieven?
Antwoord: Verbeterde winstmarges door goede renderende accountantskantoren (EBIT en gemiddelde uurtarief) toont aan dat er geen enkele relatie is met uurtarieven! Iemand heeft ooit het gebruik van uurtarief bedacht (je raadt het nooit, Karel Marx). Maar als iedereen binnen het kantoor een uurtarief van 1 euro hanteert, alleen om de efficiency te bewaken, zou je wel genoodzaakt zijn om alles op waarde te prijzen in plaats van tijd.

Er zijn belangrijkere zaken die de winstgevendheid beïnvloeden:
1. moed
2. vooraf prijsopgaaf bij iedere opdracht
3. efficiënte werkwijze 
De prijs voor uit te voeren werkzaamheden moet op geen enkele wijze worden afgeleid van het intern uurtarief dat je hanteert. Als de medewerkers een probleem hebben met de vooraf overeengekomen prijs zegt dat meer iets over hun eigen waarde.

Vraag: Waarom vooraf prijzen?
Antwoord: Ten eerste fatsoen en respect voor de cliënt. Ten tweede behaal je zo meer marge, ten derde het is makkelijker factureren. En tot slot het is een stimulans om efficiënt te werken.

Vraag: Als je consistent vooraf prijst en hoe weet je dan wat de juiste prijs is?
Antwoord: Als je kennis verkoopt wat intellectueel eigendom is, is de enige juiste prijs de prijs dat cliënten bereid is te betalen. Naarmate je de voldoende zelfvertrouwen hebt en voldoende toegevoegde waarde benadrukt is de beste prijs, juist onder de prijs wanneer de cliënt nee zegt. Als de cliënt ja zegt dan weet je dat de prijs fout was!

Vraag: Waar vind je de moed om te factureren wat je denkt wat een job waard is, met name bij prijsgevoelige cliënten? 
Antwoord: Prijsgevoelige cliënten zijn gevoelig omdat er geen goede relatie is met hen en omdat ze de toegevoegde waarde niet begrijpen. Zij respecteren niet je kennis en kenmerken zich door gratis vragen en klagen niet over het honorarium. Ze vinden het wel goed zo. Als je het dienstenpakket unbundeld en alle diensten afzonderlijk waardeert dan zie je dat je er meerwaarde in zit. Als je de echte waarde ontdekt dan krijg je meer moed. Wanneer je vooraf prijsopgaaf doet, dan ben je bewust wie prijsgevoelig is. Als je de toegevoegde waarde benadrukt en een redelijke prijs geeft en de cliënt blijft hier moeite mee hebben dan is het zijn probleem en niet de jouwe. Laat hem dan lopen.

OVER PRODUCTIVITEIT

Vraag: Wat is de beste manier om meer productief te zijn?
Antwoord: Productiviteit groeit naarmate het volume toeneemt. Doe meer hetzelfde in dezelfde tijd door optimale benutting van de schaarse tijd.

Drie manieren om de productiviteit te vergroten:
1. verkrijg meer werk - hogere werkdruk werkt productief
2. implementeer deadlines - een duidelijk doel verhoogt de urgentie
3. verbeter de systemen zodat de productiviteit stijgt

Vraag: Waarom moet de samenstel en aangifte medewerkers een hogere productiviteit hebben dan de managers?
Antwoord: Du moment dat accountant de titel manager krijgen zakt hun productiviteit. Hoe dat komt? Omdat ze dan aan het managen zijn. Wat managen ze dan? Meestal is dat workflow en instructies geven. Dat is beide administratief werk en naarmate ze hoger in de hiërarchie komen nemen deze werkzaamheden toe. Is dat een verbetering? Managers zijn senior accountants. Zij zijn de potentiële vennoten en hun aandacht zou juist uit moeten gaan naar de cliënten1

OVER EFFICIENCY

Vraag: Hoe worden kantoren meer efficiënt?
Antwoord: Bij mening kantoor is er nog voldoende efficiency te behalen. En dat kan op een eenvoudige manier, het is namelijk te koop! Gebruik technologie op de juiste manier. Twee schermen, papierloos kantoor, alles digitaal, CRM systeem etc. Delegeer administratief werk aan non accountants. Besteed het bijvoorbeeld uit. Als je factureert op basis van waarde (value based pricing) dan efficiency is cruciaal. Alle behaalde efficiency is namelijk winst!

Vraag: Wat is efficiënt?
Antwoord: Mijn definitie is, een opdracht zo snel mogelijk te doen, zonder afbreuk te doen aan kwaliteit en betrouwbaarheid. De tijdspanne van snelheid varieert per cliënt. Vraag een cliënt wat zij een redelijke oplevertijd vinden. Bepaal dan de datum dat het af moet zijn en probeer het te verkorten. Voor een cliënt is het zeer vervelend om alle gegevens of administratie in te zenden en dan te moeten wachten. En dan plots zonder enige vorm van communicatie gedurende het onderhanden werk te horen dat er iets ontbreekt en dan vervolgens maanden later de aangifte of de jaarrekening en rekening te ontvangen,

Het is niet zo moeilijk. Communiceer met een cliënt, verkrijg alle gegevens vooraf, doe het werk, bespreek het opgeleverde werk. Focus je niet blind op interne workflow management maar besteed minstens net zoveel tijd aan communicatie naar de klant en geleverde toegevoegde waarde.

OVER PERSONEEL

Vraag: Hoe krijg je de mensen binnen die de veranderingen accepteren?
Antwoord: Leg het uit, leer het ze en communiceer, train het en dan herhaal dit iedere keer. Wellicht is het verstandig om een buitenstaander te vragen (ondergetekende *>*). Personeel is veelal meer genegen om buitenstaanders te geloven. Of stuur ze naar mijn seminars, webinars en gebruik de Proactive Accountants DVD's en (online) cursusmateriaal.

Vraag: Waar vind je goed personeel? 
Antwoord: Onzin. Er is genoeg goed personeel beschikbaar alleen ze werken momenteel niet voor jou. Goed personeel vinden is net als met cliënten. Het is een marketing activiteit. Als je aan goede marketing doet, dan trekt dat goed personeel aan.

Vraag: Wat is een goed bonus programma?
Antwoord: Er is geen goed of slecht antwoord. Vraag je team wat ze motiveert als ze doelstellingen halen. En wees verrast als het geen geldelijk beloning is.

OVER CLIËNTEN

Vraag: Wat willen cliënten van ons?
Antwoord: Een cliënt zit niet te wachten op een jaarrekening of een aangifte. Het is een noodzakelijk kwaad.Wat ze eigenlijk willen is:
1. groei of verbetering van de levensvatbaarheid van de onderneming
2. winst verbetering
3. liquiditeiten en kasstroom verbetering
4. zekerheid omtrent hun bezitting, m.a.w. risico vermindering
5. successie planning en verkoop begeleiding
Etc.
Al het andere dat accountants doen wordt al snel als een onnodige uitgaven beschouwd.

Proactive Accountants staat op de komende Accountancy Nieuws Dag van 7 oktober as en op Pinkweb Portal dag van 4 november. Kom gerust langs op de stand en ervaar het zelf.

PS Proactive Accountants geeft 3 toegangskaarten GRATIS weg. Reageer stuur mij een email en de eerste drie worden beloond.