30. jun, 2014

Cloudtoepassingen sleutel voor toegevoegde waarde in 12 stappen

Om als accountantskantoor toegevoegde waarde te leveren aan de cliënten zijn cloud oplossingen zoals online boekhouden en dashboards een must. Wanneer er direct toegang is tot de data bestaat er de mogelijkheid om basis van deze cijfers te adviseren. In de oude situatie (harddrive en standalone systemen) was de toegang tot de data beperkt tot 6,12 of 18 maanden na balansdatum. Het is moeilijk zo niet onmogelijk om toegevoegde waarde te leveren wanneer de data gedateerd is.

Met cloud oplossingen verandert alles. De accountant en de cliënt hebben altijd toegang tot de administratie. Dat betekent dat de accountant aan de hand van de laatste cijfers diensten kan aanbieden als  management rapportages, budgettering, cashflow en winstanalyses. (Zie ook mijn eerdere blog voor meer voorbeelden). Deze diensten verkopen zich niet vanzelf! De accountant dient de cliënt te benaderen, benadrukt de mogelijkheden en toont welke hulp geboden kan worden.

Iedere cliënt van een accountantskantoor zou namelijk alle diensten moeten afnemen wat hem of haar helpt de persoonlijke doelstellingen te behalen. Alles minder doet een cliënt te kort. Om de doelen te achterhalen moet de klant ontmoet worden. En voor een succesvolle ontmoeting moet dit voorbereid worden en gestructureerd verlopen. Proactive Accountants Network heeft de volgende 12 stappen aanpak bedacht om toegevoegde waarde te leveren;

Stap 1 Verzeker dat alle beslissingsmakers aanwezig zijn. Het is absoluut cruciaal dat dit gebeurt. Om aanbevelingen te kunnen doen dienen alle beslissingsmakers aanwezig te zijn.

Stap 2 Vertel de reden voor de ontmoeting. De cliënt is verbaasd waarom zij worden uitgenodigd. De accountant vertelt dat er niets is om ongerust te zijn en dat hij alleen wil helpen.

Stap 3 Bepaal het doel en tijdspanne van de bijeenkomst. Het doel van de bijeenkomst is om een diepgravend onderzoek te doen en op zoek te gaan naar oplossingen hoe de cliënt geholpen kan worden. De onderwerpen zijn de “awesome 8” (zie vorige blog). Een cliënt kan altijd geholpen bij omzet en groei verbetering, winst verbetering, cashflow verbetering, activa bescherming, belastingminimalisatie, verkoop en overdracht, pensioen en ‘last but not least’ nalatenschap en successie planning. De accountant vertelt vooraf hoe lang de bijeenkomst gaat duren en verzekert zich dat dit voldoende is. Een cliënt op het vinkentouw en die steeds om zijn horloge kijkt omdat die een andere afspraak heeft is verspilde moeite.

Stap 4 Analyseer de huidige situatie door het stellen van vragen. Toon de financiële gegevens afkomstig uit de administratie op een (groot) scherm in een dashboard op een grafische wijze. Dit toont overzichtelijk de bedrijfsprestaties in een overzicht. Diepgaande vragen waarom bepaalde cijfers zo zijn en laat de cliënt er over nadenken. Veelal komt die zelf met de verklaringen.

Stap 5 Inventariseer en begrijp wat de doelstellingen van de cliënt zijn. Vraag concreet wat die cliënt de komende 3 en 5 jaar wil realiseren. De accountant dient de doelen te benadrukken en de cliënt te verzekeren dat hij kan helpen die te realiseren. Schrijf ze allemaal op.

Stap 6 De accountant vraagt aan de cliënt hoe die weet of de doelen behaald zijn. Hoe zijn die gemeten? De accountant is op zoek naar meetbare variabelen.

Stap 7 Informeer bij de cliënt wat het zou beteken als hij geholpen zou worden de doelen te bereiken. De accountant is op zoek om de gevoelige snaar te raken.

Stap 8 Vraag de cliënt wat de huidige plannen zijn om de doelen te behalen. Er zijn cliënten die een goed plan hebben die mogelijk zou kunnen werken. Maar de meeste hebben geen plan. De accountant dient dan te benadrukken dat hij kan helpen en dat hij het een uitgesproken kans vindt om dit te bewijzen.

Stap 9 Vraag wat de gevolgen zijn als er niets gedaan worden. Als de cliënt het ontbreekt aan een plan informeer dan wat de consequenties zouden kunnen zijn om een keer iets anders te proberen. Maar laat de cliënt praten. De accountant moet het antwoord niet in de mond leggen.

Stap 10 Stel tijd gerelateerde vragen. Benadruk dat het tijd is voor een andere aanpak en beter gister dan vandaag te beginnen en wat de cliënt weerhoudt om nu te starten. De accountant gaat op zoek naar een geschikte datum dat past in zijn workflow. Bij een goede voorbereiding is er voldoende tijd en aandacht.

Stap 11 Vertel de cliënt de volgende stappen. Het is niet verstandig om direct een prijs en een plan van aanpak te geven. De accountant geeft aan dat hij een plan gaat schrijven en die de cliënt zal zenden. Dit plan bevat een drietal verschillende opties waaruit de cliënt kan kiezen en iedere aanpak heeft een vaste prijs.

Stap 12 Agendeer de volgende stappen. Vertel de cliënt dat het plan van aanpak wordt verzonden op dag X en dat een ontmoeting voor toelichting en hulp bij de keuze van de verschillende opties noodzakelijk is. Een afspraak wordt gemaakt.

Deze afspraak is gericht op het confronteren met de omschreven doelen en het vragen welke opties de cliënt denkt welk aanspreken om die te behalen. En mocht de cliënt (nog) geen dienst afnemen dan informeert de accountant de volgende keer of de doelstellingen behaald zijn. Grote kans dat dit niet het geval is en dan komt de helpende hand van de accountant weer om de hoek. Overige weet de accountant met behulp van een dashboards gebaseerd op realtime data vooraf het antwoord al. Dat is nog een reden waarom cloud toepassingen onontbeerlijk zijn om toegevoegde waarde te leveren.

www.proactiveaccountants.nl