PANklare blogs over accountancy

16. sep, 2017

Ondernemers zijn doorgaans goed in hun beroep. Naast dat ze minder rekenkundig en analytische vaardigheden bezitten (zie vorige blog), zijn ze ook minder bedreven in plannen en hoeven ze behalve aan de fiscus en familie ook geen verantwoording af te leggen omtrent hun bedrijfsprestaties. Echter ‘Failing to plan is planning to fail’.

Ik ben de mening aangedaan dat de meeste ondernemers meer tijd spenderen aan het plannen van hun vakanties dan ze aan bedrijfsplanning doen. Niet omdat ze niet willen maar vaak omdat het ze tijd en kennis ontbreekt. Ook focussen ze teveel op verkeerde zaken, teveel gericht op kostenbesparing in plaats van investeringen in groei. Gevolg is dat veel ondernemers geen tijd hebben voor een moment van bezinning, planning en te denken over hun toekomst. Vooral kleinere ondernemingen maken geen meerjarenplannen maar het is zo belangrijk om succesvol te ondernemen. Ik hoor u zeggen, dat zal wel maar wat kan de accountant hierin betekenen? Heel veel. U kunt namelijk assisteren bij het opstellen van een plan en helpen de gewenste uitkomsten te vertalen in financiële doelen, dat heet financiële navigatie. Zo helpt u ondernemers hun doelstellingen te realiseren. 

Heeft u wel eens een strategische planningssessie aangeboden aan uw clienten? Wellicht niet. Vaak gehoorde argumenten om het niet te doen zijn: dat werkt niet voor mijn clienten of ik heb niet de benodigde kennis of zelfvertrouwen om dit te doen en is het wel de taak van een accountant. Accountants met dit gebrek aan zelfvertrouwen of ‘ja maar’ instelling die om die redenen geen planning sessie aanbieden doen hun clienten echt tekort! Dat zijn geen ‘trusted advisors’ maar echte boekhouders. En dat is jammer, want juist deze adviesdiensten worden door clienten erg gewaardeerd. Wel is mijn advies om enkel over cijfers te adviseren. Daar heeft accountant kennis van en dat verwacht een klant ook. Daar ligt uw toegevoegde waarde.

Strategische advisering in de vorm bedrijfsplanning is een van de “awesome 8” adviesdiensten dat kan uitgroeien tot meer dan 30% van uw kantooromzet. Een planningsessie is een opstap naar vervolg diensten zoals een bedrijfsherstructurering, liquiditeitsverbetering, winstverbeteringstraject (inclusief KPI monitoring). En deze diensten kunnen worden verkocht tegen hogere vergoedingen dan de doorsnee accountancy diensten van €3.000 per jaar.

Het One Page Plan format zoals bedacht door internationale groei expert Verne Harn is een perfect uitgangspunt. Verne Harnish, de groei goeroe, is de kracht achter de Rockefeller Habits. Kern van de Rockefeller Habits is het One Page Strategic Plan. Uw gehele bedrijfsplan op één A4tje. Van grote ondernemersdroom (“de BHAG”) tot wat ieder individu dit kwartaal gaat doen. Precies wat u nodig hebt om uw doel te verwezenlijken.De basis van deze methodiek zijn de 4 belangrijkste beslissingen die een ondernemer maakt in zijn bedrijf: mensen, strategie, uitvoering, cash. De strategische planning is verdeeld in tweeën: strategisch denken en uitvoering. uitviering. De strategische planning is verdeeld in tweeën: strategisch denken en uitvoering. uitviering.   Daarom omvat de one page plan twee a4-tjes. De linkerzijde bevat de lange termijn strategie gebaseerd op uw core values, purpose. Het rechterzijde de korte termijn doelstellingen, verantwoordelijkheden en motto voor de komende 90 dagen. Het mooie is als u de one page plan goed bestudeert dan ziet u de overlap met de Golden circle filosofie van Simon Sinek. Zie mijn eerdere blogs. Het plan begint namelijk met de normen en waarden en doelstelling (WHY) en werkt vervolgens de HOW en WHAT uit. Zie bovenstaande plaatje.

Een planning sessie onder leiding van een accountant is heel erg waardevol voor uw client. Een planning sessie resulteert in een duidelijk plan en doelstellingen en verantwoordelijkheid voor implementatie. En onderzoek toont aan dat ondernemers met een plan significant beter scoren t.o.v. zij die geen plan hebben.

Welnu hoe ziet zo’n strategie proces er uit? Die bestaat uit een aantal stappen:

1. Agendeer een strategie sessie met de ondernemer en accountant.

2. Bepaal uw waarde en normen (Core), uw BHAG (big, hairy, audacious goal) en dan uw lange termijn doel over 10 jaar. Hieruit bepaalt u uw 3 jaar, 1 jaar en kwartaal doelen en uw prioriteiten voor het komende jaar en de bijbehorende KPI’s om de voortgang te monitoren.

3. Vervolg sessie met de rest van het personeel eventueel in aanwezigheid met de accountant.

4. Stel verantwoordelijke personen aan en definieer Kritische Performance Indicators (KPIs). 

5. Kwartaal beoordelingsbijeenkomsten met de ondernemer en de accountant.

6. Update, herzien en verbeter de doelstellingen.

7. Wekelijkse houden de ondernemer en het personeel kort overleg over de kwartaal projecten.

8. Iedereen geeft een korte update van de voortgang.

9. Dagelijks 10 minuten staand overleg met alle personeelsleden over de operationele activiteiten.

10. Inhoud van het overleg is wat we vandaag gaan doen, wat speet en wat de hindernis is.

Ik raad u aan eerst voor uw kantoor een strategische planning sessie te houden volgens dit concept, en dan bijvoorkeur onderleiding van een externe adviseur. Ik wil u graag helpen.  Dan ervaart u zelf de voordelen, vervolgens kunt u deze ervaring delen en een sessie met uw clienten doen. Uw clienten zullen hiermee gebaat zijn. De waardering is groot en uw rol als accountant evolueert zo vanzelf van super boekhouder naar ‘trusted advisor’. Veel succes!

tel. 020-4820612

4. sep, 2017
28. aug, 2017

Accountancy adviesdiensten hoeven niet complex te zijn. Voor clienten en accountants heeft het een andere betekenis. Accountants denken al snel aan financiële of taxplanning, bedrijfsherstructurering. Maar denk eerder aan eenvoudige en laagdrempelige diensten waar een MKB client sneller mee geholpen is. Dit betreft het tweede service niveau: prestatie advisering.

Australisch onderzoek toont aan dat 65% van de MKB ondernemers failliet gaan door financieel mismanagement en gebrek aan inzicht in kasstromen. Wat voor accountants gesneden koek is, is voor meeste ondernemers een “eye-opener”. Vaak ontbreekt het ondernemers aan cijfermatige en analytische vaardigheden. Juist hierin schuilt de kracht van accountants. U kunt uw clienten helpen door ze een dashboard te bieden waardoor u ze inzage geeft in hun cijfers en verrichtingen.

Wellicht geeft u uw cliënten adviezen. Denk aan de adhoc telefoontjes en mailtjes. Vaak factureert u ze niet omdat het te versnipperd is. Maar door de introductie van een simpel dashboard kunt u deze diensten betaald uitbreiden. Grafische presentatie van de behaalde resultaten geven meer inzichten. Trends in omzet, uitgaven ontwikkelingen worden sneller zichtbaar waardoor clienten betere beslissingen kunnen worden.

Met een dashboard bedoel ik niet alleen een balans en resultatenrekening. Deze zijn namelijk geen prestatie indicatoren of rapportcijfers van de onderneming. Een dashboard moet aangekleed worden met relevante KPI’s (Kritische Succes Factoren). Deze worden gepresenteerd in vergelijking met voorgaande periodes en gewenste uitkomsten.  

“If you don’t measure it, you can’t manage it. And if you can’t manage it you can’t improve it”. Is een bekende uitdrukking in management accounting. Daarom heeft Panalitix de groeiformule en een dashboard Panalytics bedacht, met daarin niet alleen KPIs maar ook 320 samenhangende acties om de resultaten te verbeteren. Voor accountants zelfs 15 KPIs in een dashboard Proactive Succes System met 360 activiteiten!

Dashboard prestatie advisering is een logische aanvulling op uw werk dat u al voor uw clienten doet, namelijk rapporteren. Door tijdige rapportage hebben ondernemers inzicht in hun cijfers en kunnen financieel onderbouwde beslissingen nemen. Dat verschaft ze zekerheid en vertrouwen. En door vroegtijdig, lees proactief, patronen te ontdekken, kansen zien, problemen voorkomen en hier tijdig met uw clienten over spreken, kunt uw adviesdiensten aanbieden. 

Het inrichtingen van een dashboard is simpel met de juiste software. Er zijn diverse online dashboards op de markt die zonder programmeerkennis geïmplementeerd kunnen worden. Het vereist wel dat u gebruikt maakt van online boekhoudpakketten waardoor data uit de administratie wordt ontsloten. 

Start met een standaard sjabloon in uw dashboard die bruikbaar is voor veel clienten. Hiermee maakt uw advies schaalbaar. Bovendien zorgt het voor voor uniformiteit in uw rapportages ongeacht het boekhoudpakket dat u gebruikt. En afhankelijk van de vraag en het budget van uw client kunt u aansluitend een maatwerk dashboard ontwikkelen. Mocht u veel eisende clienten hebben en uw technische kennis is toereikend kunt u een complexere toepassing als Microsoft Power BI overwegen. Deze apps ontsluiten meer variabelen uit de administraties en bieden de mogelijkheid meer gedetailleerde dashboards te bouwen.

Een voorzichtige start met deze instap prestatie adviesdiensten werkt zowel voor u als uw client. Het kan stilletjes en informeel geïntroduceerd en uitgebreid worden. Wees niet opdringerig en begin met een instap service dat later kan worden uitgebreid. Zodra de client de meerwaarde ziet is hij hier meer ontvankelijk voor. 

Mocht een client geen interesse tonen in zijn dashboard moet u niet weerhouden om zijn KPI’s toch te monitoren. Het is en blijft ook voor u een analyse en verkoop-tool voor projectieve adviezen. Het is een kleine moeite om uw zorgen of kansen omtrent de bedrijfsvoering te delen met uw client. Het tonen van interesse is een eerste stap naar adviesrelatie. Het is eenvoudiger een client te overtuigen om voor deze extra adviesdiensten te betalen zodra ze de voordelen hiervan zien en ervaren.

Hier volgen 4 stappen hoe u ze kunt overtuigen.

1. Richt een dashboard in

Investeer tijd in de inrichting van een dashboard sjabloon. Koppel vervolgens alle clienten aan dit dashboard voor die clienten waarvoor u periodiek de administratie verzorgd. Het is relatief eenvoudig maar van groot toegevoegde waarde voor uw client. Zij zullen u dankbaar zijn.

2. Bepaal een prijsstructuur 

Uw client kan de functionaliteit van een dashboard zelf beoordelen. Zorg voor een “teaser” zodat ze om meer (duurdere) functionaliteit en ondersteuning zullen vragen. Dat betekent wel dat u een uitgebreidere dashboard met aanvullende diensten moet ontwikkelen. Ook vraagt dit  om discipline en routine omdat u de administratie periodiek moet bijwerken en de prestaties monitoren.

3. Lever de prestatie advisering

Als u eenmaal het dashboard heeft ingericht en u het tipje van de sluier hebt gelicht door de tussentijdse rapportages, gaat de client de waarde van uw prestatie advisering zien. Blijf communiceren, attendeer op opvallende cijfers en trends, ontdek problemen en maak een afspraak met de client als het nog niet onderkend is. Het houdt ze scherp.

4. Extra accountancy adviesdiensten

Als deze instap prestatie adviesdiensten gaan leiden tot verdere adviesopdrachten zoals strategische advisering moet u bedenken hoe dit gaat opvolgen. Blijft u het zelf doen of roept u de hulp in van externen? Doet u hetzelf dan vraagt dit wederom om uitbreiding van uw dienstenpakket en mogelijk extra scholing. In het volgende blog ga ik verder in op dit laatste en derde niveau van accountancy dienstverlening.

Adviesdiensten komen in alle vormen en maten. U hoeft niet in een keer in diepe te springen. U kan eenvoudig starten, en beetje bij beetje die extra diensten aanbieden die de doorsnee MKBers nodig hebben. Dit vraagt niet om een radicale herstructurering van uw kantoor. U beschikt over een onuitputtelijke bron waar u uit kunt putten voor deze prestatie advisering. Dat is namelijk uw ervaring en kennis. Clienten zitten hierom verlegen en kunnen niet zonder. Deze instap adviesdiensten leiden tot betere samenwerking en relatie. Het succes van uw kantoor begint bij het succes van client!

www.panalitix.nl

Tel 020-4820612