PANklare blogs over accountancy

7. feb, 2021

De beroepsorganisatie (NBA) heeft als verplichte onderwerp continuïteit op de permanente educatie kalender gezet. Dat is zeker belangrijk in deze onzekere tijden. Maar hoe zit het met de continuïteit van de kantoren zelf? Menig kantoor heeft gebruik moeten maken van subsidiemaatregelen (NOW) en heeft te maken met oplopende debiteuren saldo’s.

Ondernemingen met betalingsproblemen, hebben meestal ook een betalingsachterstand bij hun accountant. Afhankelijk van hoe slecht hun situatie is, zal de accountant waarschijnlijk uiteindelijk niet betaald worden. Oninbare vorderingen doen accountants onrecht aan. Zij werken hard om de liquiditeit en continuïteit van hun cliënten te verbeteren. Maar wanneer klanten problemen ervaren, zijn het de accountants die vaak letterlijk de prijs betalen. Hoe komt dit?

 Er zijn verschillende factoren maar twee in het bijzonder:

  1. Accountants zijn redders in nood tot wie ondernemers zich wenden als zij financiële steun nodig hebben;
  2. De traditionele manier van factureren in accountancy voldoet niet meer.

Ondernemingen in financiële nood benaderen hun accountants voor hulp. Het is geweldig dat ondernemers zich tot accountants wenden voor hulp wanneer ze het meest nodig hebben en dat ze erop kunnen vertrouwen dat hun expertise ze zal helpen hun bedrijf weer recht te zetten. Vaak verrichten accountants wonderen. Ze bieden cliënten korte termijn (nood)hulp en bieden oplossingen om ook in de toekomst te overleven. Accountants zijn daarom financiële helden. Daar kunnen banken een voorbeeld aannemen.

Accountants doen al het ‘papierwerk’, vragen belastinguitstel aan, onderhandelen met huurbazen over huurverlaging, vragen subsidies (NOW, TVL, TOZO) aan. Dit alles nadat de boekhouding is bijgewerkt en de cijfers inzichtelijk zijn gepresenteerd zodat die met stakeholders kunnen worden gedeeld. Maar als het dan toch niet succesvol is dan zijn zij de laatste aan wie de client denkt. Probeer dan als accountant maar om uw zuurverdiende (en welverdiende) geld terug te incasseren. Het is verspilde moeite, tijd en energie.

Een grote boosdoener is uurtje-factuurtje. Geloof het of niet, de manier hoe u factureert en de frequentie heeft een grote invloed op de kantoorliquiditeit. Het is dit prijsmodel dat de eigen continuïteit van accountants in gevaar brengt. Onvoorziene werkzaamheden worden zelden gefactureerd en vaak ook achteraf. Als u inconsistent, onregelmatig achteraf facturen stuurt en met grote intervallen tussen de ene factuur en de volgende, dan stelt u zichzelf bloot aan debiteurenrisico’s. U biedt in principe gratis een krediet aan. Het probleem ontstaat als ze uiteindelijk niet meer in staat zijn om u te betalen. Oninbare vorderingen kunnen de kantoor continuïteit in gevaar brengen. Hoe nobel het ook is dat ondernemingen gesteund worden, accountants moeten vooral niet vergeten om hun eigen praktijk te beschermen.

Er zijn meerdere manieren waarop accountants zich tegen oninbare debiteuren kunnen beschermen. Hier zijn 4 oplossingen:

  1. Doe een due diligence uit voordat opdrachten worden aangenomen;
  2. Maak vooraf duidelijke opdrachtbevestigingen;
  3. Hanteer vaste prijsopgaaf, factuur vooraf en in termijnen;
  4. Incasseer (indien mogelijk) vooraf.

Het is onbegrijpelijk dat het NBA dwingend collegiaal overleg voorschrijft over vaktechnische aangelegenheden maar financiën overslaat. Melding dat er openstaande facturen zijn bij voormalige accountant en inzage in financiën kan risico’s beperken. Door cloud boekhouden is financiële informatie altijd voorhanden en deelbaar. Een due diligence hoeft daarom niet tijdrovend te zijn. Gewapend met de kennis hoe de onderneming reilt en zeilt kan besloten worden om een opdracht te aanvaarden. Een hoog risico betekent niet automatisch dat u moet weigeren om met hen samen te werken maar het betekent wel dat u op uw qui-vive moet zijn. In feite moet u dit altijd doen. 'Hoop op het beste, plan voor het ergste'.

'Out of site, out of mind' betekent doorgaans dat de nieuwe accountant eerder betaald wordt dan de oude. Als een nieuwe accountant toch besluit in te stappen zou het dan niet logisch zijn dat hij de openstaande vorderingen van de voormalige accountant overneemt?  Hij borduurt namelijk verder op de werkzaamheden en data van zijn voorganger.

Een andere goede manier om een accountantskantoor te beschermen is een heldere opdracht bevestiging van dienstverlening. De NBA schrijft een opdrachtbevestiging voor accountancy. Maar de standaard opdrachtbevestigingen zijn technisch van aard, voorzien niet voorzien in samenloop met andere accountancy diensten. Ook de hoogte van het honorarium, facturatieschema ontbreken. U wilt uw cliënten niet vastpinnen op een prijs die ze zich misschien achteraf niet kunnen veroorloven. In deze tijd helpt het om meerdere opties met verschillende serviceniveaus en gedifferentieerde vaste prijzen vooraf aan te bieden. Hiermee verzekert u dat de cliënten uw diensten kunnen betalen die ze hard nodig hebben.

Terwijl u cliënten helpt met uw waardevolle diensten moet u ervoor zorgen dat u de cliënten regelmatig factureert om eventuele schade te minimaliseren als zij u plotseling niet kunnen betalen. Hoe vaker u factureert en incasseert des te beter. Denk er eens over na: als u uw klanten met een abonnement factureert is uw risico beperkt tot die ene maand werk. Accountants kunnen alleen voor de cliënten zorgen als ze eerst voor hun zelfzorgen. Dit is niet egoïstisch, zonder cashflow kunt u niet de cliënten helpen die u diensten het hardst nodig hebben.

Idealiter moet deze overstap naar vaste prijzen worden gedaan met een automatische incasso. Zodra een vaste prijs is overeengekomen, zijn er zeer weinig redenen waarom de betalingsgegevens niet ook kunnen worden verstrekt. Dit is de beste vorm van bescherming voor een accountant. Het zorgt ervoor dat accountants betaald krijgen voor al het geweldige werk dat ze doen.

Het zijn onzekere tijden voor klanten en accountants. Laten we daarom deze Corona crisis gebruiken om een eind te maken om het achterhaalde prijsmodel van uurtje-factuurtje te verlaten. Het is nu de gelegenheid om het verdienmodel te wijzigen naar Value Pricing. Het biedt niet alleen duidelijk over het dienstenpakket, honorarium en facturatie  vooraf maar voorkomt onzekerheid omtrent betaling achteraf. Zo helpen wij elkaar door deze onzekere tijden te navigeren en bedrijfscontinuïteit te realiseren.

Tel. 020-4820610

www.spoelstra.ac

 

6. jan, 2021

Ik wil het nu niet hebben over wat voor krankzinnig Corona jaar 2020 was.

Een nieuw jaar is een geweldig moment voor zelfreflectie; vier de successen van afgelopen jaar, en maak ook een overzicht van wat niet zo goed ging en bedenk wat beter moet dit jaar. Doet u niets dan moet u ook niet verwachten dat er iets verandert. Doe steeds hetzelfde en verwacht een ander resultaat is volgens Einstein zijn definitie van krankzinnigheid. Reden temeer om vooral te veranderen want u bent niet gek.

Maar wat gaat u dit jaar anders doen?  Hier zijn 3 belangrijke uitgangspunten:

1. Werk om te leven en leef niet om te werken.

Dat betekent dat u weer moet houden van uw werk en beroep. Vergeet niet dat  u een groot deel op werk bent. Gemiddeld persoon werkt nu 2.000 uur per jaar. Hervind de passie wat u leuk vindt te doen. Onderneem actie om dit realiseren. Verander uw werk of delegeer de taken zodat het uw werkt verlicht. 

2. Vergeet niet dat de onderneming er is om u te dienen; niet andersom.

U bent geen slaaf van uw bedrijf of klanten. U bent degene die beslist hoe het bedrijf draait.  Neem daarom het heft in handen, en pak de verantwoordelijkheid om de controle te herwinnen.  Stap uit uw slachtoffer rol en wees een leider. 

3. Maak een plan - als u niets van plan bent,  plant u mislukking.

Er zijn natuurlijk uitzonderingen maar het is wel een logisch vervolg op de eerste twee uitgangspunten. Uw jaarplan moet voorzien wat uw onderneming u persoonlijk (werktijden) en financieel brengt (uw inkomen), waarom uw onderneming bestaat (uw doel) en wat uw belangrijkste doelen voor het komende jaar zijn.

Nu u de tijd hebt genomen om dit te lezen, vraag ik u hoe gaat u dit realiseren?  Waarom niet een onafhankelijk persoonlijk inschakelen die u hierbij helpt. Hij die verstand heeft van financieen en die u vertrouwt. Een rol die bij uw acccountant past. Hij kan samen met u een financieel plan opstellen. Hij kan de uitkomsten meten en presenteren. Dat zal u motiveren om door te gaan. U staat er dus niet alleen voor.

Uw accountant helpt u uw succes te realiseren zodat u uw gewenste leven kan realiseren.

Tel. 020-4820610

www.spoelstra.ac

20. okt, 2020

Branche organisatie NOAB en Fiscount hebben hun jaarlijkse benchmark onderzoeksresultaten gepubliceerd.

“Qua prijsstelling blijkt dat het hanteren van een uurtarief nog steeds gebruikelijk is, vooral bij de grotere kantoren. Net als vorig jaar wordt dit gecombineerd met vaste prijzen, value pricing en abonnementen. 21 procent van de kantoren hanteert één prijsmodel (25% vorig jaar), waarvan meer dan 60 procent op uurbasis. 38 procent van de kantoren hanteert 2 prijsmodellen. Dit betekent dat 41 procent meer dan twee prijsmodellen hanteert. 72 procent van de kantoren hanteert een vorm van een vaste prijs, waarbij in 20 procent van de gevallen geen uurtarieven ernaast worden gehanteerd. Het volledig werken op basis van vaste prijzen/abonnementen stijgt daarmee slechts beperkt (met 2%)”.

Het doet mij deugd te lezen dat 20% geen uurtarieven zegt te gebruiken en dat in het rapport staat dat maar liefst 37,7% value pricing hanteert. Hetgeen niet strookt. Ook opvallend is dat 41% zegt twee prijsmodellen te hanteren. 

U kunt zich afvragen: "Waarom zou mijn kantoor niet naast vaste prijzen ook uurtje-factuurtje moeten aanbieden?" Hiermee limiteert u tenslotte niet uw potentiële klantenbestand en omzet door uw prijsmodel te beperken, vooral als een klant erop staat u per uur te betalen?

Mijn korte antwoord is "Nee". De overgrote meerderheid van uw klanten zal de voordelen van een vaste prijs begrijpen: voorspelbaarheid en prijszekerheid vooraf en geen verrassing achteraf. Dat spreekt hen aan en is tenslotte waarschijnlijk ook de manier waarop de overgrote meerderheid van uw klanten hun producten of diensten prijzen, en zo koopt u ook de meeste zaken. 

U zult natuurlijk een vreemde klant tegenkomen die uw honorarium niet zal waarderen, maar was is nu beter? voor of achteraf weten als u het werk hebt gedaan? Anderzijds kunt u ook ervaren dat de klant uw vaste vergoeding niet accepteert als u die vergoeding blijft koppelen aan uw tijdbesteding of door extra disclaimers voor meerwerk waardoor het helemaal geen vaste vergoeding is.

Het andere grote probleem bij uurtje factuurtje of toepassing van twee prijsmodellen naast elkaar, is dat wanneer u reguliere of alleen het meerwerk tegen uurtarief factureert u nog steeds uw tijd moet registreren, ook al is het onmogelijk om de tijd nauwkeurig te schrijven. Bij continuering van tijdschrijven, blijven kantoren worstelen met het achterhaalde gedachtegoed dat tijd de basis is voor de kostprijs en dat die de verkoopprijs bepaalt. Wanneer u niet langer vertrouwt op urenstaten, behoudens de basis voor monitoring van de interne processen, begrijpt u beter dat de waarde en prijs van uw dienst buiten uw bedrijf wordt bepaald. 

Kantoren die value pricing toepassen bieden clienten keuzevrijheid van diensten en een prijspakket die bij hen past, na een gedegen bespreking en inventarisatie van diens wensen. Zodra beide partijen meer gewend raken aan het bespreken en begrijpen van waarde vanuit het perspectief van de klant, zal dit automatiscje leiden tot meer begrip en een betere samenwerking. Daarmee wegen de voordelen voor zowel het kantoor als client ruimschoots op tegen de inspanningen en moed die nodig zijn om deze verandering door te voeren. Natuurlijk zult u fouten in uw prijsopgaven maken, het is een leerproces. Maar het is geen trial en error als u het volgens een beproefde methodiek doet zoals ik eerder in mijn blogs en boeken heb beschreven. Maar hoe vaker u het doet des te beter het gaat. U wordt competenter en zelfverzekerder. 

Voor de kantoren vereist dit echter een mentaliteit en complete verandering van het bedrijfsmodel. Het is niet alleen een wijziging van het prijsmodel of facturatie wijze.  

Succes is waarderen WIE u bent, waarderen WAT u doet en waarderen HOE u doet.

www.spoelstra.ac

Tel. 020-4820610

22. sep, 2020

Beste accountants,

Ondanks de groeiende belangstelling voor een alternatief voor uurtje-factuurtje verandert u niet. Hier volgt een tiental excuses om vooral NIET te veranderen:

1. We zijn niet in Australië of de VS, het werkt hier niet.

2. De NBA staat het niet toe, resultaat afhankelijke beloning is niet toegestaan.

3. Mijn kantoorgenoten doen niet mee.

4. Mijn kantoorboekhouding en praktijk management is hier niet geschikt voor.

5. Mijn klanten accepteren dit niet. Zij willen een sluitende urenverantwoording en een laag uurtarief zien.

6. Zonder tijdschrijven weet ik niet wat mijn accountants doen. Ik kan daarom van tevoren geen prijs geven, omdat ik geen idee heb hoe lang dit gaat duren.

7. Het werkt wellicht in andere sectoren maar niet in accountancy. Want welke kantoren passen het nu toe?

8. Het is een commerciële aanpak die niet past bij het karakter van accountants.

9. Het is een groot risico voor mijn kantoor - we kunnen hier klanten en of omzet mee verliezen.

10. Het is oneerlijk jegens mijn klanten - we verdienen misschien meer geld. 

Herkenbaar beste accountants? Dit zijn drogredenen en excuses. Stop hiermee, de meeste klanten zullen het waarderen om niet langer tijd te factureren. En lieve klanten vraag niet langer naar uurtarieven. Waarom is dit belangrijk? Het gaat om de uitkomsten, niet om de input.

Een van de grootste angsten die accountants hebben om uurtje-factuurtje te verlaten, is niet hun sterke vertrouwen in declarabele uren. Het is de angst hoe hun klanten zullen reageren. Nu we naar het nieuwe normaal gaan, is het tijd om een verandering door te voeren in uw prijsmodel. Hier een voorbeeld hoe dit te communiceren.

Beste klant,

De economie verandert. Dat vraagt om aanpassingen ook voor ons. Men wil vooraf weten wat iets kost en betalen in termijnen. We gaan daarom anders declareren en factureren. We verlaten het oude uurtje-factuurtje. In plaats daarvan bieden wij onze diensten aan tegen vaste prijzen en facturen niet langer achteraf en bieden gespreide betaling. Bovendien kunt u een dienstenpakket kiezen die bij u past. En deze prijzen zijn transparant en vast. Deze nieuwe aanpak geeft u prijszekerheid vooraf en voorkomt verassing achteraf. De komende weken  komen wij met een passend aanbod om u nog beter van dienst te zijn.

Met vriendelijke groet,

Kantoor XYZ

Bel vervolgens uw klanten maak een video afspraak. Presenteer de klanten uw prijzen middels een menustijl met drie service niveaus. Zie mijn eerdere blogs. Dan zult u ontdekken hoeveel ze uw nieuwe aanbod waarderen. Niet langer maandelijks betalen per uur en factureren nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Ze krijgen prijs duidelijkheid vooraf versus de onbekendheid van declarabele uren achteraf. De prijs is afhankelijk van de toegevoegde waarde: value pricing. Dit klinkt een klant als muziek in de oren en gaat geen tijd over facturen verloren.

Hiermee gaat u een tijdperk in met met de nadruk op uw toegevoegde waarde. U richt zich niet meer op uw declarabiliteit maar op de waarde die u levert. Aan het eind van de dag wordt ons succes niet gemeten in tijd. We worden gemeten op basis van wat we leveren, de kwaliteit, nauwkeurigheid, zekerheid maar bovenal de toegevoegde waarde. Geen enkele klant zegt in een kroeg: “U hebt geweldig werk geleverd door mijn belastingaangifte binnen 4,25 uur geweldig te doen. Top! ". Nee in plaats daarvan zeggen ze: “Dank voor de belasting teruggave. Het volgende rondje is voor mij, want die heb jij voor mij verdiend”.

Voor geïnteresseerde accountants organiseer ik een webinar volgende week 29 september 9:00.

Schrijf in:

https://accademy.hubspotpagebuilder.com

Tel. 020-4820610 

6. sep, 2020

We bevinden ons in rare tijden, zoals wij nog nooit eerder hebben meegemaakt. Accountantskantoren die gebruik maken van NOW regeling, waaronder award winnende en bekende kantoren. Dit betekent dat zij getroffen zijn door een omzetdaling van 20% of meer. Dit is een gotspe, want hoe kan een kantoor als ‘trusted advisor’ optreden als het slechter presteert dan zijn clienten? Een waarnemingscontract is verplicht maar een haperend verdienmodel vormt een groter risico voor de kantoor continuïteit. Is hier niet een schone taak van het NBA om hier eens aandacht aan te besteden? En dan bedoel ik niet het halfslachtige onderzoeksrapport dat eerder dit jaar werd gepresenteerd.

De financiële malaise in accountancy wordt echt niet alleen veroorzaakt door de Corona crisis. Het suddert al jaren. Wat duidelijk is dat deze getroffen kantoren lang niet zo winstgevendheid zijn als zij presenteren en dat komt omdat zij hun businessmodel niet op orde hebben. Uurtje factuurtje is passé en te lage vaste prijzen aanbieden is dodelijk. Winst genereren door kantoren is als bloed voor het menselijk lichaam. Zonder winst kan een kantoor niet overleven. Maar het moet nimmer het doel van een kantoor zijn. Een mens leeft ook niet voor bloedproductie. Tenzij iemand een bloeddonor is ;) Maar winst vormt wel de basis van een bestendige kasstroom. Dat begint bij een goed verdien-, prijs- en efficiencymodel. Met duidelijke keuzes van klanten, dienstenpakket, inzet van technologie, verkoop en marketing.

Door de Corona crisis is het misschien niet zo druk als normaal. Theoretisch betekent dit dat dat er mogelijk tijd en ruimte is om te werken aan het verbeteren van het bedrijfsmodel. Maar hoe zullen uw klanten reageren en is dit wel het juiste moment? Door direct "Ja" of "Nee" antwoord op deze vraag te geven gaat u ervan uit dat alle klanten hetzelfde zijn. Maar alle klanten zijn niet hetzelfde. Elke klant waardeert zaken, die verband houden met het accountancy bedrijfsmodel verschillend. Denk bijvoorbeeld aan kwaliteit, zekerheid, toegankelijkheid, rapportage snelheid, doorlooptijden, en ‘last but not least’ het prijsmodel. 

Vastgeroeste klanten zijn waarschijnlijk loyaal vanwege een hele reeks factoren. Sommige touwe klanten zullen negatief reageren op elke belangrijke wijziging in uw bedrijfsmodel. Zo’n wijziging van uw bedrijfsmodel die waarschijnlijk een impact heeft op een klant, zoals een wijziging van het prijsmodel of dienstenpakket, moet niet worden onderschat. Een schone taak dat het kantoor hen eerst voldoende informeert en een deugdelijke toelichting geeft voor de voorgestelde wijziging. Een klant die goed bij uw bedrijf past, reageert waarschijnlijk positief op het nieuws over een wijziging van het bedrijfsmodel, op voorwaarde dat deze klant duidelijk is dat de verandering wordt doorgevoerd om de klantervaring te verbeteren. Klanten die terughoudend zijn met een goede uitleg, passen misschien niet goed meer bij uw kantoor. Een klantenportefeuille is niet statisch. Vertrekkende klanten gaan om verschillende redenen. Maar als de inspanningen voor een koerswijziging slagen, komen er regelmatig nieuwe klanten aan boord. Zolang er meer nieuwe klanten komen dan vertrekken gaat het goede kant uit.

Er is nooit een perfect moment om een ​​bedrijfsmodel te veranderen. Een verandering in het bedrijfsmodel kan sowieso niet van de ene op de andere dag ingevoerd worden. Een belangrijke wijziging van het bedrijfsmodel, zoals een wijziging van het prijsmodel, zal waarschijnlijk vele maanden in beslag nemen. Het ideale moment om het bedrijfsmodel te veranderen, is wanneer er een nieuwe klant zich aanmeldt. Het is onwaarschijnlijk dat een nieuwe klant zich aangetrokken voelt door de kenmerken van het oude bedrijfsmodel. Een nieuwe klant zal de nieuwe condities gemakkelijker omarmen omdat het, vanuit zijn oogpunt, geen 'nieuwe' zijn, maar gewoon 'uw' voorwaarden van zaken doen zijn.

In het huidige economische klimaat en onzekerheid is de verleiding voor accountants te denken dat dit het verkeerde moment is om een ​​bedrijfsmodel verandering door te voeren. Voor geschikte klanten en zeker voor nieuwe is dit echter het moment om die stap wel te zetten. 

www.spoelstra.ac

Tel. 020-4820610